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スピードアップのための単語登録活用術

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メールの処理を早くする方法のひとつは、入力スピードを速くすることです。でも、キーを打つ速さは個人差がありますよね。ここでお伝えしたいのは、タイピングをスピードアップする訓練をしましょうということではありません。「単語登録」の機能を使うのです。
単語登録は、メールソフトではなく、パソコンの日本語入力ソフトの機能です。日本語入力ソフトで有名なものにはMicrosoft社の「MS-IME」や、Justsystem社の「ATOK」、またはGoogle社の「Google日本語入力」なども提供されています。

これは普通に変換したのでは出てこない言葉や人名を登録しておくのに便利です。それだけではなく、メールのスピードアップのためには「文」をまるごと登録してしまいましょう。

会社名・氏名登録で誤字をなくそう。

例えば「役所屋本舗の鈴木一郎です」と入力したい場合、「役所屋本舗」はチーム名として勝手に作ったもので、誰もが知っている一般的なものではありません。
「おだ」であれば「織田」「小田」といくつか変換候補が表示されますが、「役所屋本舗」は「役所」「屋」「本舗」と別々に変換しないとなりません。そこで「やくしょやほんぽ」とタイピングしたら、変換候補に「役所屋本舗」が出てくるように登録すると手間が省けます。

この機能を使って、よくメールを送るクライアントの会社名、担当者指名を辞書登録してしまいましょう。太田さんと大田さん、渡辺さんと渡部さんを間違える心配がなくなります。会社名も前株(株式会社○○)か、後株(○○株式会社)か悩んだり「○○○・デザイン」を「○○○デザイン」と、「中黒」を落としてしまったりすることがありません。

また「いつもお世話になっております。」や「今後ともよろしくお願い申しあげます。」など、よく使うフレーズを登録しておくと、短縮単語を入力しただけでフレーズに変換されるので、メール作成が格段にスピードアップします。

辞書登録の方法

「Google日本語入力」の単語登録方法

辞書のなかで一番おすすめなのが「Google日本語入力」です。変換機能が豊富で、変換したときに出したい単語を出せます。

Google日本語入力はパソコンの右下あたりに「あ」「般」と表示されている横に工具のようなアイコンが表示されています。そのアイコンをクリックすると「単語の登録」というメニューが出てきます。

ツールバーの工具箱(ツール)のアイコンをクリックし【単語登録】をクリックします。

そのメニューをクリックすると、辞書登録画面が表示されます。ここによく使う会社名・氏名をどんどん登録していきます。コツは「読み」の部分に短縮した読みを設定することです。

開いたダイアログボックスの[単語]ボックスにフレーズを入力(ここでは単語登録)。[よみ]には短縮単語を入力し登録します。OKを押して単語登録完了です。

編集したい場合には【ユーザー辞書の編集】をクリックして編集します。

これで、たとえば「いつも」と入力すると「いつもお世話になっております。」と変換されるようになります。フレーズやテンプレートだけでなく、よく使うメールアドレスや日時などを登録しておくと便利です。

登録しておきたいもの

自分の名前や会社名、所属と、クライアントの社名、所属、担当者名の他、住所や電話番号、自社製品・サービス名、よく使う言葉や記号(機種依存文字ではないもの)なども登録しましょう。

<登録例>
・会社名、部署名、担当者名
例)おだ →株式会社◯◯広報担当 小田様

・住所、電話番号
例)おだじゅう →〒000-0000 東京都新宿区◯ー◯ー◯

・URL、メールアドレス
例)めーるあど →xxx@xxx.co.jp

・その他
例)かぶ →株式会社
例)すい →(水)
例)どっと → -------------------------

フレーズ登録でスピードアップ

同じ仕組みで、単語だけではなくフレーズごと登録してしまいましょう。「いつ」と入力して変換キーを押すと、「いつもお世話になっております。」と出てくるという具合です。

いつ →「いつもお世話になっております。」
よろ →「よろしくお願いいたします。」

定型文でテンプレートを作ろう

よく使う単語や記号、フレーズは「単語登録」をすると便利なのですが、もうひとつ、テンプレートも用意しておくとさらに効率化することができます。
たとえば、見積書、納品書、請求書の送付など、紙ベースの書類も定型文を使っていませんか。メールも同様に、定型文でテンプレートを作ってしまいましょう。

ルーチン業務はテンプレート化

毎日のルーチーン業務は手早く片付けたいものです。単語登録だけでなく「1ヶ月に1回はある」という業務は、テンプレートを作ると効率的です。注文受付、商品発送、請求、納品、入金確認、見積もり、商品の発注、仕事の依頼の他、社内での会議開催のお知らせなど。くり返し書く、似たような内容のメールは、テンプレート化しておくのがおすすめです。

また件数は多くなくても、その都度、書き方に悩むような文章もテンプレート化しておくと、短時間で書くことができます。

例えば、1通に5分かけていたメールが、テンプレートを使って2分で書けるとしましょう。これは自分にとってもうれしいことだと思います。テンプレートを使って仕事を効率よく片付けるようにしましょう。

テンプレート作成のコツ

何度も使いまわしている文書があれば、まずはそれを活用しましょう。「メモ帳」などのソフトで、テキスト形式のファイルとして保存しておきます。

例)部品注文など
相手に応じて書き換える部分は、◯や□で目立つようにします。◯や△だと見落としてしまうからです。

1)品名 「◯◯◯」
2)個数 ◯◯◯個
3)携帯 ◯◯◯◯(色・大きさなど)
4)納期 20◯◯年◯月◯日

お忙しいところ、弊社の都合で恐縮ですが、
◯月◯日(◯)◯時までにご送付いただけますよう
お願い申し上げます。

こうすることで、書くべき事項の漏れもなくなります。

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