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ビジネスメールの件名の書き方・マナー

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ビジネスメールの件名の付け方は、案外と悩むものです。なので今回は、メールの中でも工夫したい部分である「件名」の効果的な書き方をお伝えします。

「件名」で読んでもらえるかどうかが決まることもある

相手に読んでもらえるように書くために、マナーが必要だということはおわかりだと思います。では、相手に読んでもらうためには、具体的にはどうすればいいのでしょうか? 誰からのメール化がすぐにわかる、見た目のレイアウトなども重要ですが、特に、「件名の書き方」は重要です。

人によっては1日に100通以上のメールをやり取りすることがあります。そんな中で、相手がどんなに忙しくても「このメールはきちんと読まなければならない!」と思ってもらえるような件名が書けると効果的です。

その結果、相手は有効な情報を得ることができ、送信した側も、読んでもらうことで目的が達成されれば、ここにお互いにプラスが生まれます。

このように、マナーあるビジネスメールが書ければ、相手も自分もプラスの結果を生み出すことが出来るのです。ビジネスでは、このような「WINWINの関係」を作ることでできれば、それが成功だと言えます。

件名はひと目でわかるように

分かりづらい「件名」は後回しにされることも

メールは「相手に読んでほしい」と思って送信するものです。

読んでほしいと思うのであれば、読んでもらえるメールを送信する必要があります。その基本条件のひとつが「件名」です。読んでもらえる「件名」の基本は、ひと目で内容がわかることです。

メールを受信すると、①まず「送信者名」「件名」が表示され、②その内容を見て、メールの本文を読み進めるのが一般的ですが、「件名」を見てひと目で用件・概要がつかめれば「この件は急ぎだったからすぐに読んで対応しなきゃ」など、判断することが出来ますね。一方、分かりづらい「件名」の場合、後回しにされてしまうことがあるかも知れません。

なので、メールの件名を書く上で大切なことは、「件名はひと目で内容がわかるようにする」ことです。

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「何がわかると仕事がやりやすくなるか?」を考える

読み手の立場に立って、「何がわかると仕事がやりやすくなるか」を考えることで、さらにわかりやすい「件名」になります。

具体的な日付や日時を入れて書こう

メールの件名には、数字や日付、相手によっては自分の名前を入れます。できるだけお互いがわかるキーワードや固有名詞、日時や数字などを入れましょう。そのほか、「なんの件」「いつの件」「相手に求めていること」などを具体的に表現します。例えばこんなふうに。

件名:議事録をお送りします。→ 件名:【販促会議】10月26日の議事録をお送りします。
【良い例】
件名:5月10日 お打ち合わせの件
件名:契約更新 お見積りの件
件名:◯◯会議日程変更のお願い
件名:新製品発表会(3/5)のご案内
件名:第二回 企画会議のご報告/高橋

上記の例のように「~ご確認のお願い」など、相手にしてほしいことを意識して件名を書くのも効果的です。

例えば、単に「打ち合わせ時間の件」とあるよりも「◯月◯日打ち合わせ時間変更の件」と日付が入っていたほうが、どの打ち合わせかがハッキリします。また、「送信者」欄に自分の社名や氏名を書くことができない場合などは、件名欄に差出人の社名と指名を明記すると、相手がその差出人をすぐに特定でき、後日検索もしやすくなります。

NG①件名が空欄

OK①ひと目でわかる件名を書く

NG②件名が挨拶言葉

OK②メールの内容が推察できる件名を書く

NG③長々と文章では書かない

OK③内容を簡潔にまとめる

件名の頭のカッコ内に概要を書く

先ほども書きましたが、件名の頭に【お知らせ】などがついていると内容を把握しやすくなります。

件名 ビジネスメールの作法に関する2010年度のアンケート調査の結果をお知らせします。 → 件名 ビジネスメール作法の調査結果(2010年度)

こちらが報告をしたい場合には「ご報告」などを付けます。相手に確認してもらいたいなら「ご確認」などをつけると、返信してもらいたい内容が相手に伝わります。

なお、【重要】や【至急】とつけた件名は、相手をせかすことになるのでおすすめしません。つける必要がある場合、次のように書くのがおすすめです。

件名:【重要事項】新規プロジェクトの費用概算
件名:【至急ご確認】制作スケジュールの変更箇所

相手との関係で名前を入れるなど、臨機応変さも大切

つい最近やりとりを始めたばかりの相手や、初めてメールを送る相手には、「お見積りの件/○○会社・山崎」のように、件名に会社名や名前を入れてアピールするのもおすすめです。逆に、何度もやりとりをしていて、送信者を見ただけでわかってもらえる場合には、それほど気を遣わず簡単な件名でかまいません。

件名の長さは20文字程度

件名は、あまり長くなると画面にすべてが表示されないので、20字以内が目安です。

さらに具体的な件名を書く際のポイント

さらにわかりやすい「件名」を書くには?

件名の欄に差出人の社名・氏名を明記すると、相手がその差出人をすぐに特定でき、後日検索もしやすくなります。

(例)お見積りの件(マナー株式会社・鈴木)
   お打ち合わせ_マナー株式会社・鈴木

【】に一言を記入し、その後、見出しと社名と氏名を書くと「何をしてほしいメールか」がわかりやすくなります。

(例)【質問】お見積り(マナー株式会社・鈴木)

すぐに読んでアクションを起こしてもらえるように、件名でもしっかりとアピールすることが大切です。

悪い例:漠然として内容が不明瞭

✕ 件名:お世話さまです
✕ 件名:ご無沙汰しております
✕ 件名:先日はありがとうございました。

「こんにちは」や「ご無沙汰しております」などの挨拶言葉は内容が不明瞭なので避けましょう。「ご相談」や「打ち合わせ」などは、「○○についてのご相談」や「○月○日の打ち合わせの件」「第三回 打ち合わせの件」のように、具体的な内容や日にち、数字を入れるとわかりやすいです。

悪い例:具体的な内容がわからない

✕ 件名:ご相談、✕ 件名:ご報告 ✕ 件名:打ち合わせの件

悪い例:広告メールにありがちな件名

✕ 件名:新製品のご案内、✕ 件名:重要なご連絡

メールアドレスは重要な個人情報

個人の電話番号や住所などが重要な個人情報であるという意識は強まってきましたが、まだメールアドレスや携帯電話の番号も重要な個人情報だと認識していない人も多く居ます。

手軽に送れるメールですが、基本は個人対個人のコミュニケーションツールであり、お互いの信頼関係のもとに成り立っています。重要な個人情報である他人のメールアドレスを安易に人に教えたり、CCで無意識に公開してしまえば信頼を失うことにもなりかねません。ビジネスの失敗にもつながるため、扱いは慎重にしましょう。

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件名の書き方まとめ

いかがでしたでしょうか。メールの件名は内容がひと目でわかる具体的なものをつけることが望ましいです。最初から具体的な件名が思いつかない場合は、本文を書いた後に、その内容を的確に表す件名をつけるといいと思います。

件名を書くときのポイント

  1. ひと目で用件がわかるように書く。
  2. 件名の頭のカッコ内に概要を書く
  3. 具体的な日付や日時を入れて書く。
  4. 件名の長さの目安は20文字程度。
  5. 広告メールと間違えられやすい表現は避ける。
  6. 相手によっては自分の名前を件名に入れる。

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