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ビジネスメールの件名の書き方のルール

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ビジネスメールの件名の付け方は、案外と悩むものです。なので今回は、メールの中でも工夫したい部分である「件名」の効果的な書き方をお伝えします。



件名はひと目で内容が伝わるようにつけましょう

メールの件名を書く上で一番大切なことは、「件名はひと目で内容がわかるようにする」ことです。メールを開かなくても、件名で内容がすぐにわかるように具体的に書きましょう。またすぐに読んでアクションを起こしてもらえるように、件名でもしっかりとアピールすることが大切です。

【悪い件名の例】
件名:お願い  件名:先日のお礼  件名:打ち合わせの件

これらは悪い例です。ひと目で内容が伝わる件名をつけるには、できるだけ、お互いがわかるキーワードや固有名詞、日時や数字などを入れるようにすると分かりやすくなります。
そのほか、「なんの件」「いつの件」「相手に求めていること」などを具体的に表現するようにしましょう。例えばこんなふうに。

【良い例】
件名:議事録をお送りします。→ 件名:【販促会議】10月26日の議事録をお送りします。

「こんにちは」や「ご無沙汰しております」などの挨拶言葉は内容が不明瞭なので避けましょう。「ご相談」や「打ち合わせ」などは、「○○についてのご相談」や「○月○日の打ち合わせの件」「第三回 打ち合わせの件」のように、具体的な内容や日にち、数字を入れるとわかりやすいでしょう。とはいえ、あまり長くなると画面にすべてが表示されないこともあるので、20字以内が目安です。

 

件名の頭のカッコ内に概要を書く

件名の頭に【お知らせ】などがついていると内容を把握しやすくなります。こちらが相談や報告をしたい場合には「ご相談」「ご報告」などを付けます。相手に確認してもらいたいなら「ご確認」などをつけると、返信で求められている内容が相手に伝わります。

【例】
悪い例✕ :件名 ビジネスメールの作法に関する2010年度のアンケート調査の結果をお知らせします。
良い例◯ :件名 ビジネスメール作法の調査結果(2010年度)

なお、【重要】や【至急】とつけた件名を見かけますが、相手をせかすことになるので、あまり頻繁につけるのはおすすめしません。ですが、つける必要がある場合は、次のように書くのがおすすめです。

件名:【重要事項】新規プロジェクトの費用概算
件名:【至急ご確認】制作スケジュールの変更箇所

また、件名があまりに長いとわかりづらくなります。簡潔に書くよう心がけましょう。

相手との関係で名前を入れるなど、臨機応変さも大切

つい最近やりとりを始めたばかりの相手や、初めてメールを送る相手には、「お見積りの件/○○会社・山崎」のように、件名に会社名や名前を入れてアピールするのもおすすめです。逆に、何度もやりとりをしていて、送信者を見ただけで誰だかわかってもらえる場合には、それほど気を遣わず簡単な件名でもかまいません。

件名を書くときのポイント

  1. ひと目で用件がわかるように具体的に書く。
  2. 広告メールと間違えられやすい表現は避ける。
  3. 相手によっては自分の名前を件名に入れる。

具体的な日付や日時を入れて書こう

メールの件名の良い例としては数字や日付、相手によっては自分の名前を入れます。

【良い例】
件名: 5月10日 お打ち合わせの件
件名:契約更新 お見積りの件
件名:◯◯会議日程変更のお願い
件名:新製品発表会(3/5)のご案内
件名:第二回 企画会議のご報告/高橋

上記の例のように「~ご確認のお願い」など、相手にしてほしいことを意識して件名を書くのも効果的です。

【悪い例】
✕ 件名:お世話さまです
✕ 件名:ご無沙汰しております
✕ 件名:先日はありがとうございました。
→漠然として内容が不明瞭。

✕ 件名:ご相談、✕ 件名:ご報告 ✕ 件名:打ち合わせの件
→具体的な内容がわからない

✕ 件名:新製品のご案内、✕ 件名:重要なご連絡
→広告メールにありがちな件名

添付ファイルをお送りする場合など、誰から来たものかを明確にしたい場合は、件名の最後に送信者の名前を追加します。

メールアドレスは重要な個人情報

個人の電話番号や住所などが重要な個人情報であるという意識は強まってきましたが、まだメールアドレスや携帯電話の番号も重要な個人情報だと認識していない人も多く居ます。

手軽に送れるメールですが、基本は個人対個人のコミュニケーションツールであり、お互いの信頼関係のもとに成り立っています。重要な個人情報である他人のメールアドレスを安易に人に教えたり、CCで無意識に公開してしまえば信頼を失うことにもなりかねません。ビジネスの失敗にもつながるため、扱いは慎重にしましょう。

 

件名の書き方まとめ

いかがでしたでしょうか。メールの件名は内容がひと目でわかる具体的なものをつけることが望ましいです。最初から具体的な件名が思いつかない場合は、本文を書いた後に、その内容を的確に表す件名をつけるといいと思います。

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