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メールの件名の書き方のルール

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ビジネスメールは、工夫次第で仕事ができるという信頼感を与えることが出来ます。本日はメールの中でも工夫したい部分である「件名」の効率的なルールをお伝えします。


件名はひと目で内容が伝わるようにつけましょう

メールの件名を書く上で一番大切なことは、「件名はひと目で内容がわかるようにする」ことです。メールを開かなくても、件名で内容がすぐにわかるように具体的に書きましょう。またすぐに読んでアクションを起こしてもらえるように、件名でもしっかりとアピールすることが大切です。

【悪い件名の例】
件名:お願い  件名:先日のお礼  件名:打ち合わせの件

これらは悪い例です。ひと目で内容が伝わる件名をつけるには、「なんの件」「いつの件」「自分がしたいこと」「相手に求めていること」などを具体的に表現するようにしましょう。
例えばこんなふうに。

件名:議事録をお送りします。→ 件名:販促会議(10月26日)の議事録をお送りします。

できるだけ、お互いがわかるキーワードや固有名詞、日時や数字などを入れるようにすると分かりやすくなります。

 

件名の頭のカッコ内に概要を書く

件名:ビジネスメールの作法に関する2010年度のアンケート調査の結果をお知らせします。→ 【良い件名の例】件名:ビジネスメール作法の調査結果(2010年度)

上記のように件名の頭に【お知らせ】などがついていると内容を把握しやすくなります。こちらが相談や報告をしたい場合には「ご相談」「ご報告」などを付けます。相手に確認してもらいたいなら「ご確認」などをつけると、返信で求められている内容が相手に伝わります。
なお、【重要】や【至急】とつけた件名を見かけますが、相手をせかすことになるので、あまり頻繁につけるのはおすすめしません。ですが、つける必要がある場合は、次のように書くといいでしょう。

件名:【重要事項】新規プロジェクトの費用概算
件名:【至急ご確認】制作スケジュールの変更箇所

また、件名があまりに長いとわかりづらくなります。簡潔に書くよう心がけましょう。

 

具体的な日付や日時を入れて書こう

それでは、冒頭の悪い場合の件名は、どう書けばいいでしょうか。↓のように書けば伝わりやすいと思います。

件名:お見積書(4月15日付け)ご確認のお願い
件名:先日の講習会ご参加のお礼
件名:プレゼン資料作成の打ち合わせの日時

最初の例のように「~ご確認のお願い」など、相手にしてほしいことを意識して件名を書くのも効果的です。

件名:ご依頼のお見積書をお送りします → 件名:ご依頼のお見積書をお送りします(日実商事の田中)

添付ファイルをお送りする場合など、誰から来たものかを明確にしたい場合は、件名の最後に送信者の名前を追加します。

 

件名のまとめ

メールの件名は内容がひと目でわかる具体的なものをつけることが望ましいです。最初から具体的な件名が思いつかない場合は、本文を書いた後に、その内容を的確に表す件名をつけるといいと思います。

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