コピペでOK!今すぐ使えるビジネスメールの例文集まとめ

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ビジネスメールの8つの超基本マナーまとめ

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ビジネスメールの基本ルール



ビジネスメールの基本

メールは送信ボタンを押せば一瞬で相手に届く便利ツールですが、一方で送信すれば取り消せないというデメリットがあります。また伝えたいことをそのまま書いた結果、無機質な表現になったり、思いがけず相手の気分を害してしまうことも。そんな場合にも、ビジネスメールの基本マナーを守れば相手を不快にさせる確率をぐっとさけることができます。その用件を伝えるのにメールがふさわしいかどうか。ビジネスメールの基本マナーをまもってじっくり考えてから送りましょう。

マナー①:視点を「私」から「あなた」に変える。

ビジネスメールを書く際、相手の視点に立って書くことは重要です。メールを書くという行為は、気をつけていないと一方的になりやすい傾向があります。できるだけ視点を「私」から「あなた」に変えてメールを書くようにしましょう。

【悪い例】▶ こちらにも都合がありますので、至急お返事ください。

【良い例】▶ ご多用のところ恐縮ですが、至急ご返事いただければ幸いです。
【良い例】▶勝手を言って申し訳ありません。午前中は社内会議がありますので、
お打ち合わせの時間は午後1時以降にしていただければと思います。

このように、できるだけ相手目線を心がけてメールを書くようにしましょう。

マナー②:返信は24時間以内に

メールはいつ見るかわからないものですが、何日もほうっておくのは失礼にあたります。基本は24時間以内に返信しましょう。
すぐ返信できない場合は、中間報告メールを送っておきましょう。すぐに返信できない場合でも、放っておいてはいけません。「決まり次第メールします」「検討中です。もう少々お待ちください」といった中間報告メールを送っておくことが大切です。

参考 すぐに返事をできない場合のビジネスメールの文例集はこちら。

マナー③:開封確認や重要度の設定はつけない

すぐに読んでもらいたかったり、返信がほしかったりすると、件名に「至急」や「読んだらすぐに連絡をください」といった重要度をつけたくなるものです。ですが(ほんとうに至急の要件でれば仕方がないものの)頻繁に重要度の設定をつけることは、あくまでこちら側の都合にすぎないので、失礼にあたります

もしも返信がこなくて不安なら・・。電話で確認しておきましょう。緊急性があったり、重要な用件の場合には「○○のメールをお送りしましたので、ご確認ください」という旨の電話をしておきましょう。そうすれば、相手が気づかなかったり放っておかれる可能性は低くなります。

すべてをメールで済ますのは危険
・メールは時間も場所も選ばない便利な通信手段です。それゆえに、ほとんどの用件をメールで済ませてしまう人もいます。しかし、メールだけのやりとりでは、見落としちょっとした誤解も起こりやすくなります。必要に応じて、電話や来訪をこころがけましょう。

マナー④: メールのやり取りは1往復半が基本

メールをいつまでに返信したらよいかを悩むところです。基本的なメールのやり取り1往復半と覚えておきましょう。自分から送った場合は、相手の返事にお礼を送ったところで終わり、受信メールに返事をしたら、相手からのお礼で終わり。長々とやり取りをするのはかえって失礼にあたります。

メールのやり取りの流れ

マナー⑤: メールを引用するときは手を加えない

相手のメールを引用するときは、基本的に書き直すのはルール違反。基本的には、相手のメールをそのまま引用します。

引用のルール

・やみくもにすべてを引用しない
・引用した文に手は加えない。

マナー⑥: 添付するファイルは2MBまで

重いメールは相手に迷惑をかけます。2MB以上のファイルは添付せず宅ふぁいる便やfirestorageなどのサービスを使い、受け渡ししましょう

大容量添付はなぜ迷惑?

最近は2MB以上であっても通信エラーにならず送ることが出来ますが、どのサーバーも容量は決まっているので、重い添付ファイルは負担になり、迷惑がかかります。

マナー⑦:何でもかんでも転送しない

自分宛てに送られてきたメール私信に当たります。転送する場合、送信してきた相手にまず「転送してよいか」を確認したほうが無難です。その上で、転送だということを明記して送りましょう。

マナー⑧: 「1通1要件」を基本にする

仕事をしていると、同じ相手と複数の案件やプロジェクトを担当することはよくあります。例えば1つのホームページ制作会社に「自社コーポレートサイト」「自社の商品Aの紹介サイト」「新卒採用サイト」と複数の案件を依頼するような場合です。このようなケースでは、案件別にメールをわけて送りましょう。
たとえば、「コーポレートサイトの修正依頼」と「商品紹介サイトの新規作成依頼」といった、案件が違う要件を1つのメールでまとめないようにしましょう。

1通のメールに複数の案件、複数の依頼が書かれていると読みては混乱しがちです。もしもメールの件数が多くなるような場合には「立て続けのメールにて失礼いたします。」といった言葉を添えましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。何事も基本が大切と言われますが、それはメールも同じです。基本は「誰もが良いと認めるもの」の中から、その大本を抜き出したものです。「基本」を押さえたメールイラッとされません。メールも型を守って書くことでスムーズに、スピーディに礼儀を尽くしたものになります。 ここに書かれた7点のマナーを守ることで、失礼のないメールがかけると思います。

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