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お詫びメール 社外向けメールの文例集

クレーム・苦情へのお詫びメールの文例集(社外向けメール)

更新日:

クレームの例文集
ここでは「クレームへのお詫びメールの例文・メールテンプレート」のビジネスメール(社外向けメール)を載せました。納品遅延へのお詫び、品質苦情へのお詫び、商品破損クレームへのお詫びなど。シチュエーションごとに記載しましたので、メールを書く際の参考にどうぞ。

クレームへのお詫びメールの書き方のポイント

クライアントからのクレームの場合は、謝罪の内容によっては電話で”すぐ”が原則です。相手が不在でつかまらない場合などにメールにします。ポイントはお詫びの気持ちが伝わるように自分の言葉で書くこと。また、相手が知りたい情報をきちんと入れることです。その上で原因の究明と今後の対策を明らかにしますが、調べるのに時間がかかるようであれば、後でメールをしても良いでしょう。もしもお客様からクレームが入った場合など、顔が見えない消費者の場合は、特に慎重な文面にします。



納品遅延へのクレーム・苦情へのお詫びメール

件名:「商品名」納品遅延について

AAA様

いつもご利用いただき、ありがとうございます。

○月○日にご注文いただきました下記商品の納期につきまして、
お問い合わせいただき、大変恐縮しております。

実はメーカーからの入荷が遅れておりまして、
予定の納品日にお届けすることが出来ませんでした。
発売後予想以上の売れ行きで、
需要に応じきれない状態であったとのことです。

現在は、他工場も生産に加わり、
○月○日にはお納めできる予定です。

ご注文いただいた折に、メーカーに確認し、
すぐにご相談を申し上げるべきところを、
本日までご連絡が遅くなり、申し訳ございませんでした。

メールにて恐縮ですが、
納期のご連絡かたがた、お詫び申し上げます。
よろしくお願いいたします。
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(以下「注文内容」など)

商品(品質)へのクレーム・苦情に対するお詫びメール

件名:「商品名」の柄についてのご指摘の件

AAA様

いつもご利用いただき、ありがとうございます。

さて、○月○日に納品いたしました「○○」につきまして、
貴信拝見いたしました。ご連絡恐れ入ります。
商品の柄に対するご指摘について、釈明申し上げます。

柄がお気に召さないとのことですが、
これは淡いマーブル模様でこの商品の特徴でもございます。
こうした柄の特性上、カタログやサンプルでご覧になったものと
柄の出方が異なる場合がございます。

恐縮ですが、ごれはカタログに記載しておりますし、
○月○日にメールにてお問い合わせいただいた際にも
ご説明させていただいたかと存じます。
そのため、当方ではご承知のうえでのご発注と思っておりました。

本来は不良品以外の返品はご遠慮いただいておりますが、
どうしてもお気に召さなければ、今回に限り他の商品との交換に
応じさせていただきます。

ご検討のうえ、ご連絡くださいますよう
お願い申し上げます。

まずはとり急ぎ、お返事まで。
よろしくお願いいたします。

消費者からのクレームに対するお詫びメール

件名:アロマポット破損のお詫び

CCC様

平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
◯◯会社の◯◯です。

先ほどお電話にてご連絡させていただきましたが、
ご不在でしたので取り急ぎメールをお送りさせて
いただきました。

この度は、弊社からお送りしたアロマポットに
破損があったとのこと、大変申し訳ございませんでした。

先ほど、配送センターに確認をしましたところ、
輸送時に誤って箱を落としてしまったようです。
そのため、商品に破損が生じたものと思われます。

在庫の確認をしたところ、同商品がございましたので、
早急にお送りいたします。
明日7月10日、午前中に届くように
手配をさせていただきました。

この度は、弊社に不手際がございましたこと、
深くお詫び申し上げます。

今後は二度とこのようなことがないよう
発送会社とも連携をとり、細心の注意を払う所存です。

どうか今後とも変わらぬお引き立てのほど、
よろしくお願い申し上げます。

取り急ぎメールにてお詫び申し上げます。
よろしくお願いいたします。

商品破損へのクレームに対するお詫びメール

件名:お届け商品の破損について

CCC様

平素から格別のご愛顧を承り、厚くお礼申しあげます。
○○担当○○です。

さて、○月○日にご注文いただいた商品について
お届けした商品に破損があったとのこと、
まことに申し訳ございません。
お手数をおかけしており恐縮しております。

弊社では商品の発送の際には、
検品・梱包について複数人が確認を行う
システムをとっており、念入りに荷造りをいたしております。

今回の商品につきましても通常と同様に梱包いたしましたので、
運搬中の事故ではないかと思われます。

さっそく運送会社に問い合わせたところ、
詳細は不明とのことですが、途中荷物を落下させた可能性があるとのこと。
詳細が判明次第、改めてお知らせ申し上げます。

破損品の代替品は、ただちにご送付いたします。
到着は明日○月○日○時の予定です。
破損品はその際に、運賃着払いで弊社宛に
ご返送いただけると幸いです。

この度はご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんでした。

とり急ぎお詫びかたがた、お知らせ申し上げます。
よろしくお願いいたします。

返品措置へのクレーム・苦情に対するお詫びメール

件名:「商品名」返品についてのご説明

AAA株式会社
BBB部 CCC様

いつもお世話になっております。
○○会社の○○です。

商品「○○」の返品の件で、ご抗議の由、承りました。
誠に恐縮しております。申し訳ございません。
しかしながら、少々行き違いがあったように思いますので、
改めてご説明申しあげます。

実は、「○○」を納品いただいた○日後に、
背面開口部の開閉がスムーズに行えないものが
含まれていることが判明しました。
その際、貴社にご連絡させていただきましたが、
善後策が講じられないまま○週間が経過いたしました。

弊社といたしましては、このまま
当該商品を販売することは出来ませんので、
やむを得ず、返品の措置をとらせていただいた次第です。

誠に恐れ入りますが、
なにとぞご了承ご賢察のうえ、
あしからずご了承賜りたくお願い申し上げます。

よろしくお願いいたします。

商品発売遅延へのクレーム・苦情への説明&お詫び

件名:「商品名」発売延期のお知らせ

関係者 各位

日頃は格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申しあげます。

さて、このたび○月○日に発売を
予定しておりました「○○」ですが、
発売を延期させていただくことになりました。

○日の出荷を目指して準備を進めてまいりましたが、
商品の最終確認において、性能および堅牢性に改善が必要となったため、
予定を変更せざるを得ない状況となりました。

現在発売日は未定となっておりますが、
詳細が決定次第、弊社ホームページなどで
お知らせいたします。

発売をお待ちいただいている皆様、
関係者の方々にはご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんが、
いましばらくの間、お待ちいただければと存じます。

誠に恐れ入りますが、ご理解およびご了承のほど
お願い申し上げます。

よろしくお願いいたします。

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