【英語メール】英文Eメールを書く際のマナー＆ネチケットについて解説

ここでは英語のビジネスメールを書く際に気をつけねばならないビジネスメールのマナーとルール・ネチケットをご紹介します。

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英文Eメールを書く際のマナーとネチケットについて

はじめに

e-mailのやりとりでは、最低限守らなければならないエチケットがあります。そのエチケットのことを Network＋etiquetteの合成語でnetiquette（ネチケット）、あるいはe-mail courtesy（e-mailの礼儀作法）と言います。
ネチケットのポイントは以下の3つです。

• プロフェッショナルであること Be proffesional.
• わかりやすいこと Be universal.
• 良い印象を与えること Make a good impresshion.

これら3つのポイントをふまえて、大切なネチケットの詳細項目を以下に紹介します。

男女の区別のない言葉を使う

メールだけでなく、通常の会話などにも必要とされる重要なことですが、性別を限定しない言葉＝無性語を使うようにします。性別を限定する言葉は、英語では差別用語です。それらを使うと、教養・常識がない人、最悪の場合Sexist（性差別主義者）、という印象を持たれる可能性があります。

性別を限定する言葉以外にも、もちろん人種・民族・宗教・身体的特徴・障害などで差別する言葉は使ってはいけません。
このような差別のない言葉を、PC（＝Politically Correct=被差別）用語といいます。無性語も非差別用語に含まれます。

迅速に返信する

毎日膨大な量のメールを受け取る現代のビジネスシーンでは、届いたメールを素早く処理しないと、大切なメールをうっかり放置してしまう、もしくは未処理のままで削除してしまう可能性があります。e-mailでのコミュニケーションの最大の利点の一つは、「即時性」です。できる限り迅速に返信をしましょう。

内容が複雑で返信に時間がかかる場合や、多忙ですぐに返信できない場合には、まずメールを受信したことを伝え、いつまでに返信するというメッセージを送るのが礼儀です。

その際に使える例文が次になります。

出張や休暇などで長期不在になる場合は、可能であれば自動応答機能を活用して、不在である旨を通知しておくと良いでしょう。

即答は求めない

受信メールに退位しては迅速な返信を心がけますが、自分が送信したメールに対しては、少しゆったり構えて即答は求めないという心構えも必要です。

相手が多忙であるｋとや、すべての人が常にメールをチェックするわけではないことなどを、頭に入れておきます。

簡潔で的を射た文章を書く

文章は短く簡潔にまとめます。相手がスクロールなしでも読める長さが理想です。

スクロールが必要な場合でも、最初の表示画面で大事なことは分かるように、結論を最初に書きます。

スペル、句読点のチェックをする

e-mailによるコミュニケーションは、英文レターよりかなりカジュアルなので、ちょっとしたスペルミスや、句読点の間違いなどはあまり樹にしなくても良いと思っている人たちもたくさんいます。
友人同士でのやり取りならそれも許されるかもしれませんがビジネスメールではNGです。

というわけで、書き終えたら必ずスペルチェック機能を使いましょう。ただし、スペルチェック機能は、misspell（スペルミス）はチェック出来てもmisuse（使用ミス）はチェックできません。
必ず送信する前に読み直し、時間的な余裕があれば同僚や上司に校正してもらうのがオススメです。

また、句読点が正しくうたれているかを確認することも重要です。コンマやピリオドがきちんと用いられていない文章は非常に読みにくいだけでなく、違った意味にとられる場合もあります。

スペルや句読点のミスをなくし、メッセージが正確に伝わるように心がけましょう。自分の書いた文章が、自分のビジネススキルや会社のイメージに直結していることを、忘れないでください。

顔文字と略語に注意する

顔文字はemoticonと言います。「感情＋アイコン」のemotion＋iconが語源で、smileyとも言います。face letter/markとは言いません。

顔文字をビジネスメールで使用しても良いかどうかですが、基本的にNGです。ただし相手との間柄によっては限定的に使う場合もあります。なお、英語と日本語の顔文字は違いますので注意してください。

また文章を簡略化するために、略語が使われます。ただし、その略語をすべての人が知っているわけではないので、多様は避けるべきと言えます。

参考ページ

CCとBCCの使い方に注意する

CC(＝Carbon copy)は、メールの宛先（To）以外の複数の関係者に同じメールを一斉に送信できる便利な機能です。
CCで送受信を繰り返すうちに内容が細分化され、関係者が絞り込まれるケースがあります。初めのうちCCでリストに入っていた人でも、直接の関係がなくなれば送信を続ける必要はありません。
むしろ、不要なメールを送り続けるのは迷惑になります。送信するまえにCCのリストを見直すなどして、適宜判断しましょう。

BCC（Blind Carbon Copy）は相手側に表示されずにメールを送れる機能です。
これはメールを返信する際に注意が必要です。例えば受信したメールのCCに複数のアドレスが入力されており、自分はBCCで送られたにもかかわらず、CCと勘違いして「全員へ返信」ボタンをクリックして返信してしまう。
するとCCの受信者には、秘密で送ったことがわかって気まずい思いをするケースがあります。
特に複数のアドレス入力がある場合は、自分のアドレスがどこに入力されているのか確認しましょう。

すべて大文字で書かない

大文字だけの文章は非常に読みにくいです。またE-mailメッセージやネット上では、叫んでいるか怒っていることを意味します。一部を強調したい場合、大文字を使わず、*（アスタリスクマーク）や_（アンダーバー）を使います。

ただし、次のように一語であれば、大文字を使って強調しても嫌な印象を与えることはありません。

※「！（エクスクラメーション）」は、ビジネスメールで使えるのは通常、一つです。「！！」のように2つ、あるいはそれ以上使うと、大げさかふざけた印象を与えてしまいます。

すべて小文字で書かない

通常、文章及び固有名詞の最初の一文字と、一人称の「I」は大文字にしますが、中には文章すべてを小文字で書く人がいます。

これは単にシフトキーを押しながらタイプするのが面倒、あるいは小文字だと優しい印象を与えるという理由のようですがビジネスメールではNGです。

小文字だけの文章は相手に怠惰な印象を与えます。

適切な文字とフォーマットを使う

メールのフォーマットには、文字データのみを送受信する「テキスト形式」と、文字の修飾や色を変えたり、背景を付けたり、画像の貼り付けも可能な「HTML形式」があります。ただし、せっかく凝ってHTML形式でメッセージを送っても、相手のメールソフトとによっては表示出来ない可能性があります。なので基本的にはプレーンなテキスト形式で送るようにします。

一般に海外へ送るメールは、半角英数字で入力するようにします。英語環境では、全角の文字・記号などは文字化けしますので注意してください。

まとめ

以上、英文メールのビジネスメールの注意点でした。英語のビジネスメールには長々とした挨拶や社交辞令は必要ありませんが、あくまでもスクリーンの向こう側でメールを受け取るのは生身の人間であることを肝に銘じておきましょう。このサイトでは英語の例文メールも載せていますので参考になれば幸いです。