【英文メール】英語メールの効果的な書き方のコツ・全体構成について解説

ここでは英語のビジネスメールの全体的な構成、書き方についてご紹介します。

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英文メールの効果的な書き方とコツ

英文メールを効果的に書くには、大きく分けて3つの方法があります。
まずは効果的なメールの書き方のコツをお伝えします。

メールの目的をはっきりさせる

メールを書く前にまず目的を明確にします。メールを書く目的は、以下の３つに大別されます。

結論を先に持ってくる

通常の英文レターでは「導入→本論→結論→結び」の順になりますが、ビジネス英文メールでは基本的に本論より結論が先にきます。

導入には挨拶がまったくなく、敬辞のみの場合もあります。上の例にもあるように、詳細では結論の補足情報を述べます。
ここでは、結論と詳細を合わせて本文としていますが、本文に詳細がなく、結論だけの短いものもたくさんあります。

読みやすく簡潔に

一文字インデント（字下げ）をしないで、左詰めで1行12～20語程度で改行します。段落は4行程度で区切り、段落間には空行を1行入れます。
そしてメッセージはスクロールしないで読める長さが簡潔で読みやすく理想的です。

英文メールの全体構成

ここでは英文メールの全体構成を解説します。各部位に番号を振り名前を記載しています。

上記の「メールの全体構成」に沿って「効果的なメールの書き方とコツ」、そしてそれぞれの項目を詳しく解説していきます。

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＜件名＞必ず開いて読んでもらえるものを付ける

件名は非常に大切です。多忙な受信者は件名をみて開くかどうかを判断します。

必ず読んでもらえるようにメールの目的がわかり、具体的な情報を盛り込んで、簡潔に書きます。

例えば、ある企業への問い合わせの場合に、Inquiry(問い合わせ)という件名では不十分。
製品番号や製品の名前まで書くと、メールの内容が一目瞭然になります。

返信の場合

返信の場合、件名はそのままにします。ただし何度かやり取りをする間にその件名と内容が合わなくなってきたら、その内容に沿った件名に書き換えます。

また、同じ内容でも複数回にわたってのやり取りの場合は、件名が"Re: Re:・・・"と続き、見苦しくなりますので適宜省略します。

※「Re：」は「Regarding」の略で「～に関して、用件～」という意味です。

＜参考ページ＞

＜初め＞挨拶を忘れずに

導入はパーソナライズするために相手の名前の前にDearかHi、Helloなどを付けて敬辞を書きます。
相手の名前がわからない場合でも省略せずに「採用担当者様」Dear Recruitment Officer などをつけましょう。
そして次のような挨拶などを付け加えると、一層親近感が増します。

また初めての相手にメールを出す場合は、自己紹介が必要となります。その際の導入の書き方も定型文を用意しておきます。

＜参考ページ＞

＜結論＞読み手を引き付ける本文の書き出しは？

件名と同じくらい重要なのが、この書き出しです。

書き出しでメールの目的を明確にするため、ここで結論を述べることになります。

前述した3つのメールの目的「報告」、「問い合わせ」、「依頼」をさらに細分化し、具体的な情報を入れて活用できる書き出しをこのサイトで掲載しています。定型文として定着しているものばかりです。

実際にどのように具体的な情報を盛り込むかの例文も載せてありますので、ぜひ活用してください。

＜詳細＞読みやすくする工夫は？

詳細では、どうしてそのような結論になったのかという背景、理由、あるいはその結論から導き出される事項などの補足情報を書きます。

その際に箇条書きや番号をふったリストにすると読みやすくなります。やむを得ず長文になる場合は、それぞれ見出しを付けると読みやすくなります。

＜結びの文章＞最後に行動をリクエストする

自分が書いたメールに対して、相手にどんなアクションをしてほしいのかを最後に述べます。

返答がほしいのか、単に確認して欲しいだけなのかなど、具体的に提示します。

求めるアクション別によく使う結びの文章はこのサイトで掲載していますので参考にしてください。

＜結辞＞フォーマルからカジュアルまで

日本語の「敬具」にあたる言葉で、メールを終わらせます。結辞は、相手との関係によってフォーマルなものから友人同士のメールに使える非常にカジュアルな表現までさまざまです。

＜参考ページ＞

署名を忘れない

文末には自分の名前、肩書き、会社名、部署名、連絡先、URLなどを明記します。メールソフトの署名機能を使って設定します。

送信する度に署名欄が自動的に最下段に付くので便利ですが、それでも自分の名前をその上にあらためてタイプするのが礼儀となります。

＜参考ページ＞