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英文メールの書き方のコツまとめ

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ここでは英文メールの書き方のコツをまとめました。


英文メールの書き方・マナー

ポイント1 不慣れな人ほどストレート、シンプルに

現代では必須とも言える英文ビジネスメール。日本語と英語では、ニュアンスや受け取り方は違うものです。そのため、英文メールを書くときは、日本語の直訳をしないことが大切です。
日本語は、相手を思いやる気持ちからストレートな表現を避ける傾向にありますが、英語ではあいまいな書き方をすると意図が伝わらないこともあります。英語に不慣れな人ほど、ストレート、シンプルに書くことを心がけましょう。

ポイント2 5つのフォーマットに従って書く

英文メールの5つの構成要素

「英文メールは日本語の直訳をしないことが大前提」というのはすでにお伝えしましたが、構成は日本語のメールと同様に次の5つの要素からなりたちます。英文のビジネスメールを書くときは、以下のフォーマットにしたがって、シンプルに用件を記載します。具体的には、Subject(件名)、Opening(起句)、Body(本文)、Closing(結句)、Signature(署名)の5つです。

    英文メールの構成

  • 件名:Subject
  • 起句:Opening
  • 本文:Body
  • 結句:Closing
  • 署名:Signature

件名:Subject

日本語と同様に、相手にそのメールの内容がわかるような件名を書くことが大切です。

NG 「挨拶、名前」のみ
Subject:Hello from Hiroko(こんにちは。ひろこです)
OK 「用件がすぐにわかるように」
Subject:Change of e-mail address(e-mailアドレス変更のお知らせ)

NG 質問形式など文章の件名
Subject:Are you free for dinner today? (今日の夕食を食べる時間はありますか)
OK 伝えたいことを簡潔に
Subject:Request for appointment(アポイントメント依頼)

起句:Subject

フォーマルな書き方は「Dear+Mr.(Ms.)+フルネーム」が基本です。しかし、もし「Hi,Hiroko」「Hello,Hiroko」とカジュアルに書いてきた場合には、それに合わせて「Hello,Tomas」と返信しても良いでしょう。これも相手との関係性などに応じて、使い分けます。

本文(Body)

英語のビジネスメールでは、起句のあとはすぐに用件に入ります。相手に簡潔に用件を伝えるということを第一に考えます。ここが日本人の感覚との違いで、なんとなく不親切に感じる人もいるかもしれませんが、自分がどう感じるかよりも、相手がどう感じるかを考えて書きます。

ポイントは、結論を先に書き、理由はその後に記すことです。たとえば「明日、4月2日(月)」の会議は9時から10時に変更となりました。理由は9時に社長に来客のアポイントメントが入ったからです」という具合です。また、用件が複数ある場合は、重要な用件から優先順位を書きます。

結句(Closing)

書き出しがどんなにカジュアルであっても、本文のあとには次のような結びの言葉を用います。これは、日本語の場合と同じように、どんなに忙しく短いやり取りでも、欠かさないようにします。

    Closing例

  • Best regards:主に知っている人に対して使用。
  • Sincerely:少しフォーマルな結句。知らない人にも使用できます。

署名(Signature)

日本語のビジネスメール同様に、氏名・会社名・部署名などを記します。以下の記入例を参考にしてください。

****************************
Hiroko Nishida
Manager
Manners Association
6-2-9 Minami-Aoyama Minato-ku,Tokyo 107-0062
TEL:+81-3-5413-7377
www.manners-ring.or.jp
hiroko@manners-ring.or.jp
****************************

ポイント3 スペルミスに注意!

英文メールで注意したいのはスペルミスです。スペルの間違いがないように、書き終えたら必ずスペルチェックを行いましょう。なお、メールソフトによっては「スペルチェック機能」が内蔵されていることもあるようです。このような機能も活用します。

「san」と書いてくれたときの対応がポイント!

海外の方の中には「Dear Hiroko-san」など、ローマ字でsan(~さんの意)と書いてくれる人もいます。これは日本と取引しているビジネスパーソンには知られている表現です。
敬称の基本はDear+Mr.(Ms.)+フルネームですが、もしも「san」と書いてくれた場合は、こちらも「Dear Nick-san」としても良いでしょう。なお、相手がDrやProfなどの肩書きを持っている場合は、敬意を表するため「Dear Dr.Nick」とするほうが無難です。肩書の後の「.」はなくても構いません。

英文メールの文例集

つづいては、英文メールの文例集をご紹介します。該当する項目を見て、メールを書く際の参考にしてください。

英文メールの例文集

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