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英文メール

英文メールの書き方・例文集

更新日:


現代では必須とも言える英文ビジネスメール。日本語と英語では、ニュアンスや受け取り方は違うものです。そのため、英文メールを書くときは、日本語の直訳をしないことが大切です。ここでは英文メールの書き方とマナー・例文集を載せています。メールを書く際の参考になれば幸いです。

英文メールの書き方のTips

  • 英文ビジネスメールを書くときはそのフォーマットに従ってシンプルに用件を記載します。
  • 具体的には、Subject(件名)、Opening(起区)、Body(本文)、Closing(結句)、Signature(署名)の5つです。
  • スペルの間違いがないように、書き終えたら必ずスペルチェックを行いましょう。

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英文メールの書き方・マナー

ポイント1 不慣れな人ほどストレート、シンプルに

現代では必須とも言える英文ビジネスメール。日本語と英語では、ニュアンスや受け取り方は違うものです。そのため、英文メールを書くときは、日本語の直訳をしないことが大切です。
日本語は、相手を思いやる気持ちからストレートな表現を避ける傾向にありますが、英語ではあいまいな書き方をすると意図が伝わらないこともあります。英語に不慣れな人ほど、ストレート、シンプルに書くことを心がけましょう。

ポイント2 5つのフォーマットに従って書く

英文メールの5つの構成要素

「英文メールは日本語の直訳をしないことが大前提」というのはすでにお伝えしましたが、構成は日本語のメールと同様に次の5つの要素からなりたちます。英文のビジネスメールを書くときは、以下のフォーマットにしたがって、シンプルに用件を記載します。具体的には、Subject(件名)、Opening(起句)、Body(本文)、Closing(結句)、Signature(署名)の5つです。

    英文メールの構成

  • 件名:Subject
  • 起句:Opening
  • 本文:Body
  • 結句:Closing
  • 署名:Signature

件名:Subject

日本語と同様に、相手にそのメールの内容がわかるような件名を書くことが大切です。

NG 「挨拶、名前」のみ
Subject:Hello from Hiroko(こんにちは。ひろこです)
OK 「用件がすぐにわかるように」
Subject:Change of e-mail address(e-mailアドレス変更のお知らせ)

NG 質問形式など文章の件名
Subject:Are you free for dinner today? (今日の夕食を食べる時間はありますか)
OK 伝えたいことを簡潔に
Subject:Request for appointment(アポイントメント依頼)

起句:Subject

フォーマルな書き方は「Dear+Mr.(Ms.)+フルネーム」が基本です。しかし、もし「Hi,Hiroko」「Hello,Hiroko」とカジュアルに書いてきた場合には、それに合わせて「Hello,Tomas」と返信しても良いでしょう。これも相手との関係性などに応じて、使い分けます。

本文(Body)

英語のビジネスメールでは、起句のあとはすぐに用件に入ります。相手に簡潔に用件を伝えるということを第一に考えます。ここが日本人の感覚との違いで、なんとなく不親切に感じる人もいるかもしれませんが、自分がどう感じるかよりも、相手がどう感じるかを考えて書きます。

ポイントは、結論を先に書き、理由はその後に記すことです。たとえば「明日、4月2日(月)」の会議は9時から10時に変更となりました。理由は9時に社長に来客のアポイントメントが入ったからです」という具合です。また、用件が複数ある場合は、重要な用件から優先順位を書きます。

結句(Closing)

書き出しがどんなにカジュアルであっても、本文のあとには次のような結びの言葉を用います。これは、日本語の場合と同じように、どんなに忙しく短いやり取りでも、欠かさないようにします。

    Closing例

  • Best regards:主に知っている人に対して使用。
  • Sincerely:少しフォーマルな結句。知らない人にも使用できます。

署名(Signature)

日本語のビジネスメール同様に、氏名・会社名・部署名などを記します。以下の記入例を参考にしてください。

****************************
Hiroko Nishida
Manager
Manners Association
6-2-9 Minami-Aoyama Minato-ku,Tokyo 107-0062
TEL:+81-3-5413-7377
www.manners-ring.or.jp
hiroko@manners-ring.or.jp
****************************

ポイント3 スペルミスに注意!

英文メールで注意したいのはスペルミスです。スペルの間違いがないように、書き終えたら必ずスペルチェックを行いましょう。なお、メールソフトによっては「スペルチェック機能」が内蔵されていることもあるようです。このような機能も活用します。

「san」と書いてくれたときの対応がポイント!

海外の方の中には「Dear Hiroko-san」など、ローマ字でsan(~さんの意)と書いてくれる人もいます。これは日本と取引しているビジネスパーソンには知られている表現です。
敬称の基本はDear+Mr.(Ms.)+フルネームですが、もしも「san」と書いてくれた場合は、こちらも「Dear Nick-san」としても良いでしょう。なお、相手がDrやProfなどの肩書きを持っている場合は、敬意を表するため「Dear Dr.Nick」とするほうが無難です。肩書の後の「.」はなくても構いません。

英文メールの文例集

つづいては、英文メールの文例集をご紹介します。該当する項目を見て、メールを書く際の参考にしてください。



資料送付の依頼 │ 英文メール

件名:QX123

Dear Sir,

We manufacture medical devices in Ohio,USA,We visited
your website and are interested in QX123.
Could you please e-mail or fax a QX123 product sheet in English.
Our fax number is 949-123-4567.
We look forword to hearing from you.

Best regards,
Samantha Kennedy
Manager, Operations

日本語訳
件名:QX123について
弊社はアメリカのオハイオにある医療機器メーカーです。貴社のウェブサイトを見てQX123に興味を持ちました。
英語のQX123の製品シートをメールかFAXでお送りいただけますか。
弊社のFAX番号は949-123-4567です。ご連絡をお待ちしています。

見積もりの依頼(ver1) │英文メール

件名:Request for quotation

Dear Sir,

We are a design studio and mainly handle poster advertising.
We are looking to replace our current printers and are interested in your printer model ZZ11.
We are considering ordering 10 units, and would be grateful if you would quote your best price.

(■:期限がある場合
I need to have it by December5, if possile.
12月5日までにいただければ幸いです。)

I look forward to hearing from you.

Yours faithfully.
(この後に署名)

日本語訳
件名:見積もり依頼
本文:ご担当者様

私たちは主にポスター広告を扱うデザインスタジオです。
現在使用しているものと交換するプリンタをさがしていたところ、御社の[ZZ11]に
興味を持ちました。
10代の購入を考えておりますが、価格のお見積もりをお願いできませんでしょうか。
ご連絡お待ちしております。

・Request for quotation ……件名はひと目で分かる内容にします。
・Dear Sir, ……相手の名前がわからないときに使います。相手が女性の場合はMadamとなります。
・Yours faithfully……あまり親しくない人に使う結び句です。

見積もりの依頼(ver2) │英文メール

件名:Request for quotation

Dear Sir,

I'm very interested in your products.

Could you please send me an estimate for the following products?

・5 couches(model dz-04)
・4 book shelves(model cx-5)

Sincerely yours.

(署名)

日本語訳
件名:見積もり依頼
本文:
ご担当者様

御社の製品に大変興味を持っております。
つきましては、以下の商品のお見積りをいただけないでしょうか。

・ソファー5
・本棚4

敬具

※Sincerelu yours.
・・・日本の「敬具」にあたる結びの言葉。改まった表現としてビジネスメールでのやりとりにしばしば登場する。

見積もりの依頼(ver3) │英文メール

件名:Request for quotation "Speaker 001LX"

Dear Mr.Norman

We are interested in your product, "Speaker 001X" for an experiment.

Could you quote "Speaker001LX" and inform best delivery date?

We look foward to hearing from you.

Sincerely yours.

(署名)

日本語訳
件名:見積もり依頼『Speaker 001LX』
本文:
背景、ノーマン様

御社の製品『Speaker 001LX』を試験用として使用したいと思っております。

つきましては見積もりと、最短の納期をご提示いただけないでしょうか。

ご返信をお待ちしております。

敬具

見積もりの依頼の返信 │英文メール

件名:Re:Recest for quotation

Ms.Kennedy,

Thank you for interest in Best Tools.Attached is the product sheet.

If you have any questions about QX123 or our other products,
please let us know

日本語訳
本文:
ベストツールにご関心をお寄せいただきありがとうございます。製品シートを添付します。
なお、QX123あるいは当社の他の製品についてご質問がありましたら、ご連絡ください。

納期のお知らせ │英文メール

件名:Expected delivery schedule

Dear Ms. YYYY,

Thanks you for shopping with us.
We confirm receipt of payment.
your order no. 12345 will be dispatched on April 5.
Please allow 7 to 7 to 10 days for your order to arrive.
If you have any question, please do not hesitate to cibtact us.

We look forward to serving you again.

日本語訳
件名:発送スケジュールのお知らせ
本文:YYY 様

お買い求めありがとうございます。
お支払いを確認いたしました。
注文番号 12345は4月5日に発送予定です。
到着まで7~10日かかりますのでご了承ください。
ご質問がありましたら、ご遠慮なさらずご連絡ください。
またのご利用をお待ちしております。

出張時のお礼 │英文メール

件名:Thank you for your help

Dear Mr.XXX,

Im just sending you a quick message to say how much I really appreciated your help
and hospitality during my stay in London.
Also, thank you for winning referrals to new clients.
(感謝の理由に応じて言い換えます。
例:Thank you so much for inviting me to your home for dinner.
ご自宅での夕食会にお招きくださりありがとうございました。)

You certainly made my stay a most fruitful one, and I also enjoyed the wonderful dinner.

Than you agein for your king assistance.

Best regards,

英文メールの日本語訳
件名:ご協力ありがとうございました
本文:XXX 様

ロンドン滞在中のご協力とおもてなしに、言い表せないほど感謝しています。
また新しいクライアントを紹介してくださり、ありがとうございました。
おかげさまで実り多い滞在となりましたし、素敵な夕食を楽しめました。

ご支援に対し、重ねて申し上げます。

英文メールの解説
Also, thank you for winning referrals to new clients.……感謝の理由に応じて言い換えます。
Best regards,……一般的な結句。知っている人にはこの表現を使うと良いでしょう。

レストランの予約 │英文メール

件名:Reservation

TO XYZ dining,

I would lke to reserve one of your private dining rooms for our "Job Well Done" party.

The details are as follows:
Date: Friday 16th November
Time: 6:30-8:30 pm
Number of persons: 20
Menu: Set menu A including drinks

I would be grateful if could you let me know if a room is available and send me an email confirmation of my reservation.

I look forward to hearing from you.

日本語訳
件名:予約
本文:XYZダイニング

慰労パーティのためプライベートダイニングルームを予約したいと思っています。
詳細は次の通りです。

日程:11月16日(金)
時間:午後6時30分~8時30分
人数:20人
メニュー:飲み物を含むAセット

空きがあるようなら予約したいので、メールでご連絡ください。
ご連絡お待ちしております。

会議開催の連絡 │社内・英文メール

件名:Announcement of a meeting

TO All Persons Concerned,

The project meeting will be held at one o'clock tomorrow afternoon.
Please gather in conference room 3 and bring the handout from yesterday.

Please confirm by return if you are able to attend.

(言い換え例: If you can't attend, please let me know as soon as possible.
      訳:参加できないときは、なるべく早くお知らせください。)

If you have any questions, please let me know,

thank you in advance.

日本語訳
件名:会議のお知らせ
本文:関係各位

プロジェクト会議は明日午後1時に開催されます。
昨日配布した資料をお持ちのうえ、会議室3にお集まりください。
出席できる場合は、ご返信ください。
ご質問あればご連絡ください。
よろしくお願いいたします。

アポイントのお願い(ver1) │英文メール

件名:Possible meeting

Dear Tommy,

It was nice talking to you the other day.

I am so excited about having the opportunity to work with you on the new project.

Hou about setting up a time and getting together for a meeting?

Would you tell me what date and time is most suitable for you?

thanks.

(署名)
Itirou Suzuki
Project Manager
PCC-International company
email:suzuki@xxx.co.jp
tel:+81 30003000
fax:+ 30003000

日本語訳
件名:打ち合わせのお願い
本文:
こんにちは、トミー

先日はお話ができてよかったです。

新しいプロジェクトで一緒に仕事ができるのはワクワクしますね。

始める前に集まって、打ち合わせの時間を取って話し合いませんか?

一番ご都合のよい日をお知らせいただけますでしょうか。

それでは。

(署名)

アポイントのお願い(ver2) │英文メール

件名:Meeting Request for the new project

Dear Tommy,

I would like to set up a meeting to discuss your new project.

I'm fine with either Monday, July 8(p.m) or 9(a.m).

Please let me know your availability.

thanks.

(署名)
Itirou Suzuki
Project Manager
PCC-International company
email:suzuki@xxx.co.jp
tel:+81 30003000
fax:+ 30003000

日本語訳
件名:新プロジェクトについての打ち合わせのお願い
本文:
こんにちは、トミー

先日はお話ができてよかったです。

新しいプロジェクトについてぜひ一度打ち合わせをしたいと思っています。

7月8日(月)午後、7月9日(火)午前中が空いていますがいかがでしょうか。

打ち合わせ可能な日時をお知らせください。

それでは。

(署名)

クレームを伝える │英文メール

件名:Our Order of February,20th.

Dear Sir,

Reference is made to our order dated June 15th for 20 water server.
We received the adove merchandise on Febryary 30th.

I'm afraid that five of these are defective.

According to contract, we need you to send replacements rigth now.

Please advise us immediately by E-mail when we can expect a replacement.

In the mean time. We shall withold payment until we receive

instructions from you and the problem is solved.

Best regards.

(署名)

日本語訳
件名:2月20日の注文の件
本文:

担当者様

6月15日付けで注文しました、ウォーターサーバー20体を、30日に受け取りました。

ところが、そのうちの5体に欠陥があるようです。

契約書によれば、直ちに新しいものを送っていただく必要があります。

商品の交換がいつになるか、早急にお知らせください。

交換時期のご連絡と、問題解決がされるまでは、

支払いを保留させていただきます。

敬具

(署名)

請求書の金額間違いを伝える │英文メール

件名:Your Invoice #1134

Dear Sir,

We received your invoice #1134 as attached on October 31th.

The amount on the invoice doesn't match that on your estimate of October 2nd.

I think it is some kind of recording error.

I would appreciate it if you send us a corrected invoice.

Best regards.

(署名)

日本語訳
件名:請求書NO.1134の件
本文:
担当者様

御社7月14日付添付の請求書(請求書No.1134)を受け取りました。

しかしながら、10月2日にいただいた見積書と金額が一致しておりません。

記録間違いではないかと思われます。

正しい請求書をお送りいただければ幸いです。

敬具

(署名)

-英文メール

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