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ビジネス文書

通知書のビジネス文書(社外向け文書)

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ここでは、臨時休業や社内の変更など、事務的な事柄を知らせる書類のビジネス文書をご紹介します。

通知のビジネス文書の書き方

用件がズバリ伝わるよう、5W2Hに沿って内容を整理してから書き始める
通知書を書くコツは、用件がズバリと伝わるよう、必要な情報を簡潔にまとめることです。よい通知書を作成するには、まず別紙に5W2Hに沿って内容を箇条書きにして整理してみます。それを社内の通知書のフォームに当てはめていけば、良い通知書が出来上がります。

通知書の目的・ルール

  • 取引先などにこちらの事情を伝える。
  • 案内書と目的・内容が似ているが、通知書ではより事務的な事柄を伝える。
  • 使用頻度が高いものはフォーマット化しておくこと。
  • 発信日は必ず入れること

NGポイント

  • 簡略化しすぎて、お礼やお詫びの気持ちが伝わってこない
  • 表現が直接的、または一方的である。

ビジネス文書・通知書の例文

続いてはビジネス文書の通知書の文例をご紹介します。


書類送付のお知らせ

○○年4月4日
株式会社大竹商事
購買部
鈴木一朗様
株式会社ライト社
担当:佐藤一郎
カタログ送付のお知らせ

拝啓 陽春の候、貴社ますますご発展のことと喜び申し上げます。平素は格段のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

 さて、このたび弊社が発売いたしましたオフィス用シュレッダーの新商品『○○カスタムX』のカタログをご請求くださいまして、誠にありがとうございます。同品は従来の製品より約30%、消費電力を低下できるもので、貴社の業務の効率化やコストの見直しに貢献できる商品だと考えております。
 つきましては、製品仕様の詳細を記載したカタログと料金表をお送りいたしますので、ご査収ください。
 取り急ぎ、資料送付のご通知まで。

敬具

1.『○○カスタムX』 1部
2. 弊社料金表 1部

以上

請求書に添付する通知書

ご請求書送付の通知

拝啓 時下ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
 さて、去る5月10日に貴社に納品いたしました「PC用マウス」10台につきまして、ご請求書をお送りいたします。金額につきましては、精算見積書でご確認いただきました通りですが、念のためご確認くださいますようお願い申し上げます。ご不明点がございましたら、ご連絡ください。
 それでは、何卒よろしくご査収下さいますようお願い申し上げます。
 まずは、ご請求書送付のお知らせまで。

敬具

見積書に添付する通知

お見積書のご案内

拝啓 時下ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
 さて、先日ご連絡いただきました弊社の「社史電子書籍化サービス」につきまして、ご依頼のお見積書をお送りいたします。ご査収くださいますようお願い申し上げます。
 なお、単価につきましては、同封の弊社料金表にそった金額ですが、ページ数を規定より多くご検討中とのことでしたので、総額で貴社のご希望に沿うように見積もりに反映させていただきました。ご検討いただければ幸いです。ご確認の上、ご不明点がございましたら、ご連絡ください。
 それでは、引き続きご愛顧を賜りますよう切にお願い申し上げます。

 まずは取り急ぎご案内申し上げます。

敬具

1.お見積書  1点
2.弊社サービス単価表  1点

以上

値上げに関する通知書

価格変更のお知らせ

拝啓 時下ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
 さて、先般ご相談させていただきましたとおり、原材料価格の高騰と輸送費の値上がりのため、弊社も収益の悪化が懸念されております。経費の削減、作業の効率の見直しなど、全社をあげてコストカットに取り組んで参りましたが、それでも現在の販売価格を維持することが難しい状況に至りました。
 そこで、誠に恐縮ではございますが、別紙の通り価格の改定をさせていただきたく、皆様にご協力をお願いする次第です。
 皆様にはご迷惑をかけし、誠に心苦しい限りですが、今後も変わらぬご愛顧を賜りますよう、重ねてお願い申し上げます。

敬具

同封書類:価格表(改訂) 1通

以上

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支払い日を変更する通知

支払日変更のお知らせ

拝啓 時下ますますご隆盛のこと、大慶に存じます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、弊社の支払い日はこれまで月末締めの翌月25日支払いとさせていただいておりましたが、経営事務処理体制の変更に伴い、下記の通りに変更させていただきたく存じます。お取引各社様にはご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

敬具

1. 変更日 ○○年4月1日より
2. 締め日毎月末締め(従来どおり)
3. 支払日翌月末日支払い(従来は翌月25日)

以上

休業日に関する通知

休業日変更のお知らせ

拝啓 梅雨晴れの暑さは続いておりますが、ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
 さて、弊社新宿店では、毎月第1、第3水曜日を休日とさせていただきましたが、本年○月より毎週水曜日を定休日とする運びとなりました。

 お取り引き先各位には大変ご迷惑をかけする場合もあるかと存じますが、何卒よろしくご高承のほどお願い申し上げます。
 まずはお知らせまで。

敬具

活用してみよう! 通知書の書式

○○年○○月○○日
取引先各位
自社名 _____________
部署名・役職など _____________
氏名 _____________
___________________のご通知

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
 さて、この度_________のため、_________となりますので、ご通知申し上げます。

 これを機に、改めまして弊社一丸となって、_________に励む所存でございます。今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、お願い申し上げます。

敬具

1. ______________________________________________________
2. ______________________________________________________
3. ______________________________________________________

以上

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