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ビジネスメールでの返信引用の使いこなし方

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ビジネスシーンで返信引用する場面つきもの。返信引用で上手なキャッチボールを目指したいものです。ここでは返信引用の使いこなし方をまとめました。



電子データだから自由自在

大量のメールをいつでも取り出せるという便利さに加えて、もう1つ、メールの大きな特徴は、内容を他のソフトの作成文書に自由にコピー&ペーストできることにあります。ただし、簡単にできてしまうからこそ、次のようなマナーに気をつける必要があります。

step
1
出典をつける。

自分の文章をコピペするのは自由ですが、他人の文章を引用する場合には、出典について次の点を明らかにします。相手がその情報を活用するときにも、ソース(原典)がわかると助かります。

●どこからどこまでが引用か
●何に収録されているか
●誰が書いた文章か

【例】
ABC研究所の「高齢者市場分析レポート」(大気勉研究員)に次のような分析がありました。
--------
人工構成の著しい変化は、今後の国内市場を大きく変化させていく・・(省略)・・・毎年、
高齢者人工が200万人以上ふえ、高齢者市場が拡大する。

(ABC研究所「20xx年高齢者市場レポート」http://www.xxx.co.jp/より)

step
2
第三者へのメールでの引用・転送は承諾を取る。

メールの内容は基本的に受診者個人にあてられたものと考えられており、一般的に、発信者に無断で引用したり転送したりすることはマナー違反になります。必要な場合には承諾を取りましょう。

【例】
先日のメールでお書きいただいたご指摘は、
非常に重要だと思いました。
特に、販売店の変化についてのご意見は、
クライアントにもお伝えしたいと考えております。

つきましては、以下の部分を、販売店様のご意見として、
■■社の安藤様へのメールに、引用させていただきたいと思いますが、
いかがでしょうか。

所属・お名前をお出ししてもよいかどうかも含め、
ご返信いただければ幸いです。

>(引用希望部分をコピー&ペースト)

→これは社外への転送の例ですが、外部からきた業務上のメールを、社内に転送するのは問題ないとされています。ただし、個人的な内容が含まれていたら、その部分は削除します。

やり取りの記録としての返信引用

メールの便利さのひとつとして「返信引用」機能があります。

通常のメールソフトでは返信をクリックすると、元メールの全文が引用されるように初期設定されています(全文引用)。全文引用の返信を繰り返すことで、やりとりの履歴が蓄積されていき、過去の発言や情報を確認したいときも、画面を下にスクロールするだけで探すことができます。

全文引用をつなげたままにしてメールが長くなるのはよくないという見方もありますが、今は履歴を見られるメリットのほうが大きいと言えます。なので出来るだけ手を加えないほうがいいでしょう。

もちろん、引用部分が長くなりすぎているとき、残す必要がないと考えられる場合には削除しても構いません。

部分引用を活用して返信をわかりやすくする

相手のメールに一問一答でコメントしたい場合など、必要な箇所だけを引用するのが部分引用です。

【例】
>開催日は3月15日(日)もしくは22日(日)
>のどちらかで、講師や会場の都合で調整する
>ということでよいでしょうか?

上記の通りでお願いいたします。

>候補会場は、再考の余地はありますでしょうか。

予算との関係もありますので、
少々お時間いただけますと幸いです。

このように部分引用すれば、すぐに答えられること、時間がほしいことを分けて答えることができます。また相手の投げかけてきた質問や案件にもれなく答えることが可能です。

返信引用の際の3つのマナー

step
1
引用部分をはっきり区別する。

メールソフトの設定によっては、返信で部分引用しようとすると新しい記入部分と引用部分の区別が
つかなくなってしまうものがあります。

引用部分を明確に区分するのはマナーなので、手動で引用符(>)をつけるか、メールソフトを引用符がつくように設定しましょう。

step
2
途中で第三者を同報で参加させる場合は要注意

やりとりの途中で第三者への同報(宛先の並列、CCなど)を始める場合は、元の二者の間での返信引用をつなげたままにするのは要注意です。

相手があなたに書いてきた内容を、承諾なしに第三者へ読ませるのはマナー違反になります。

なので、承諾を得た上で、第三者とも内容を共有すrか、支障がある場合には新しいメールを起こすようにしましょう。

step
3
第三者へのメールでの引用・転送は承諾をとる。

メールの内容は基本的に受信者個人にあてられたものと考えられており、一般的に、発信者に無断で引用したり転送したりすることは、マナー違反になります。必要な場合は次のように事前に承諾を取りましょう。

【例】
先日のメールでお書きいただいたご指摘は、
非常に重要だと思いました。
特に、販売店の変化についてのご意見は、
クライアントにもお伝えしたいと考えております。

つきましては、以下の部分を販売店様のご意見として、
■■社の○○様のメールに、
引用させていただきたいと存じますが、いかがでしょうか。

所属・お名前をお出ししてもよいかどうかも含め、
ご返信いただければ幸いです。

>(引用希望部分をコピー&ペースト)

※これは社外への転送の例ですが、外部からきた業務上メールを、社内に転送するのは
問題ないとされています。ただし、個人的な内容が含まれている場合、
その部分は削除します。

部分引用のつかいこなし方

ここまで見たように、引用には、全文をそのまま残す全文引用と、必要部分だけを引用する部分引用の2つがあります。

step
1
全文引用


返信をクリックすると、まず全文引用された返信メールが立ち上がります。この全文引用は、あとで見返した際の確認に使えるため、特別な理由がないかぎり手を加える必要はありません。そのまま一番上に返信を書き始めましょう。
※ただし、引用内に個人情報がある、先方へ送りたくない内容があるといった場合には削除・修正をしましょう。

step
2
部分引用


全文引用をそのままにしてやりとりの履歴を残したいが、部分的にコメントしたい箇所がある、というときは、全文引用の中から必要箇所だけをコピー&ペーストしてコメントをつけます。

以下は、引用返信の例文です。

相手の記述にコメントする

>ここに消費者自身が気づいていないニーズがあると
>思われます。

たいへん鋭いご指摘をありがとうございます。
企画書の冒頭部分で、ぜひこのような視点をお書き
いただきたいと思います。

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