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ビジネスメールの文章構成パターンのルール

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ビジネスメールには決まった文章の構成パターン、書き方があります。これを守り、各部分の書き方を知れば、好感を持たれるメールが書けるようになります。ここではそのルールを見ていきたいと思います。



ルール①:「宛名→あいさつ→本文→結び→署名」がビジネスメールの基本構成

まず基本の構成ルールを見ていきましょう。ビジネスメールは「宛名→あいさつ→本文→結び→署名」のパターンを基本として構成されます。基本このパターンでビジネスメールは書かれ、必要によって付け足す事柄を書いていきます。

○○商事
第一営業部
田中様 ←宛名

お世話になっております。○○会社の○○です。  ←あいさつ

新製品の販促に関する資料をお送りいただき ←本文
ありがとうございました。
さっそく販促プランを検討いたします。

まずは、受け取りの確認とお礼まで。 ←結び
=======================================
鈴木一郎
株式会社○○ 企画部    ←署名
〒000-0000 東京都新宿区西新宿○○-○
電話 (03)6868-○○○○ FAX XXX-XXXX
=======================================

上記のように「宛名→あいさつ→本文→結び→署名」の基本構成をしっかりと守るようにしましょう。

ルール②:正しい宛名は「社名+部署名+名字+様」

ビジネスメールでは1行目に必ず宛名を書きます。相手は自分宛てということが確認できます。宛名がないと間違ったメールや迷惑メールと思われます。

相手の名前はフルネームのほうがていねいな印象を与えますが、かしこまった場合でもない限り名字だけが無難です。敬称は「様」が一般的です。「さま」とひらがなで書くとやわらかい印象を与えます。

【例】         【例】
○○商事         ○○商事
第一営業部       第一営業部
鈴木様         鈴木さま

役職を持つ方への宛名

「社長」「部長」「課長」などの役職名は敬称なので、「課長様」と書くのは間違いです。「社名+役職名+氏名+様」が基本です。「校長」「理事長」「委員長」なども同様に使います。教師や教員、医者、弁護士、政治家などは「先生」で、「氏名+先生」とします。

【誤】
○○商事
第一営業部
鈴木課長様

【正】
○○商事
第一営業部
課長 鈴木様

団体宛ての場合の宛名

団体宛で個人名が不明な場合には「御中」をつけます。個人名を書く場合にはつけません。

【誤】
○○商事
第一営業部

【正】
○○商事
第一営業部 御中

複数の人に送る場合の宛名

同じメールを複数の人に送る場合は「各位」を使います。「各位殿」や「各位様」とは書きません。ニュースリリースを報道機関に送る場合は「報道関係社各位」とします。

【誤】各位殿   【誤】関係者各位様
   ↓          ↓
【正】各位    【正】関係各位

代表アドレスに送る場合の宛名

代表アドレスに送る場合は、どの部署やどの担当者に宛てたものかを明示します。

【例】三井企画株式会社
   経理部御中
【例】あけぼのブックス
   ビジネス書 ご担当者 様

ルール③:書き出しには必ず「あいさつ」を入れる

宛名を書いた後に、必ず「あいさつ」を入れて忘れないようにしましょう。
メールでは手紙のような形式ばったあいさつではなく、簡単で親しみやすいもので十分です。

書き出しの挨拶の例

【例】
▶お世話になっております。  ←最も一般的
▶はじめまして。  ←初めてメールを出す場合
▶いつも大変お世話になっております。  ←丁寧
▶こんにちは。   ←親しい場合
▶おひさしぶりです。  ←連絡が空いた場合
▶ごぶたさしております。  ←同上
▶最近はいかがでしょうか?  ←近況を聞く場合
▶おはようございます。  ←朝に読むとわかっている場合
▶お疲れ様です。  ←社内や親しい場合
▶たびたび失礼します。  ←1日に何度もメールする場合
▶何度もすみません。  ←同上
▶さきほどの追加情報です。  ←すぐに追加して送る場合
▶追伸です。  ←同上

最も一般的なあいさつが「お世話になっております」です。親しい場合や連絡が空いた場合など、メールを出す相手、状況によって使い分けましょう。
「おはようございます」などは適当ではないとされていますが、相手が朝に読むとわかっている場合では自然です。社内では「お疲れ様です」が一般的によく使われています。
差出人を見れば、誰から来たメールかわかりますが、あいさつの後に社名と自分の名前を名乗るのがマナーです。
特に、顧客からの質問にメールで答える場合には、きちんと社名と指名を名乗ることが大切です。相手に責任を持って回答している印象を与える事ができます。

【例】
いつもご愛顧いただき誠にありがとうございます。
太陽証券の鈴木一郎です。
ご質問にお答えいたします。

ルール④:前置きでメールの目的や理由を伝える

本題に入る前に「メールの目的や理由」を一文で伝えましょう。相手はメールの概要をすぐにつかめるので、本文の内容がスムーズに頭にはいってきます。
【誤】
悪い例▶ 先日、営業会議が開かれ、貴社のご提案に関していろいろと意見が出ました。内容と時期の点ではこれといった問題はありませんでしたが、価格の点で賛否が別れ(省略)
       ↓
良い例▶貴社のご提案について弊社の検討結果をお知らせいたします。先日の営業会議にて、次のような結論に達しました。
    ・内容と時期は問題ありません。

悪い例のように、メールの冒頭から長い文章が続くと、相手はどのような意図のメールかよくわかりません。良い例のように、前置きでメールの目的を一文伝えるとはっきりします。他にも一文で伝える例を上げましょう。

・新製品の販売促進の件で、ご相談があります。
・新規プロジェクトについて、ご提案いたします。
・お見積書の内容に関して、ご説明いたします。
・さきほどの補足説明です。
・さきほどのメールの追伸です。

メールの目的を簡潔に伝えたあと、確実に早めに相手から返事をもらいたい場合は、次にその旨を伝えます。

【例】
・ご多用のところ恐縮ですが、ご返事をいただければ幸いです。
・お手数ですが、折返しご返事いただきたく
 お願い申し上げます。
・それでは、ご回答お待ちしております。

これで相手はメールの概要がわかり、本文の内容がすらすらと頭に入ってくるようになります。またメールを読んでどんな対応をすればいいかがわかります。「読むだけでいい」「検討して返事が必要だ」ということを考えて読めるからです。

ルール⑤:最後は「結び」できちんと締める

メールの最初にあいさつをしたら、最後も「結び」のあいさつなどで締めることが大切です。「結び」がないとメールが中途半端で終わっているようで、相手にぶっきらぼうな感じを与えます。

【結びの締めの例】
・よろしくお願いいたします。
・どうぞよろしくお願いいたします。
・以上、よろしくお願いいたします。
・今後とも、よろしくお願いいたします。

最も一般的なのが「よろしくお願いいたします」ですが、先頭にどうぞをつけるなどバリエーションがあります。
相手に期待することがある場合、次のように相手にしてもらいたいことを書くと、効果的な結びになります。

【返事を期待】
・ご返事をお待ちしております。
・お手数ですが、ご返事をいただければ幸いです。
・それでは、ご回答をお待ちしております。
・ご多用のところ恐縮ですが、ご返答いただければ幸いです。
【検討を期待】
・ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
・ご検討のうえ、お返事いただけますようお願いいたします。
・ご意見、ご感想をいただければ幸いです。
【連絡を期待】
・お手数ですが、ご確認いただきミスなどがありましたら、ご連絡いただけますでしょうか。
・ご不明な点がありましたら、お問い合わせお願いいたします。

相手にとりあえず知らせておきたい、伝えておきたい場合は「取り急ぎ」がよく使われますが、忙しくあわてている感じがします。忙しいなかでメールを書かせてしまったという気持ちを抱かせるので、このような場合は「まずは」を使うほうがおすすめです。

取り急ぎ、の言い換え例

普通の例▶取り急ぎ、ご報告まで。
     ↓
良い例▶まずは、ご報告まで。

普通の例▶取り急ぎ、用件のみにて失礼いたします。
     ↓
良い例▶まずは、用件のみにて失礼いたします。

まとめ

いかがでしたでしょうか。ここでご紹介した5つのルールを守れば、すぐに読みやすいビジネスメールを書くことが出来ます。覚えてしまえば楽に出来ますので、ぜひトライしてみてください。

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