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ビジネスチップス

ビジネスメールの添付ファイルのマナー

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添付ファイルをつけたことを本文に明記する。

添付ファイルを付けた場合は、本文中にそのことを書いておくのがマナーです。ファイルが開けないなどのトラブルもあるので、ファイルの種類などの情報をつけておくとより親切です。

文中にファイルの種類を書く。
レジメを添付いたしますので、ご確認ください。

本文の最後(署名の前)にファイル名を列挙する。
添付ファイル:ユーザー調査概要.docx
       ユーザー調査分析.xlsx
商品パンフレット.pdf

開けない添付ファイルを送らない。

ファイルを作成したソフト、もしくは互換性のあるソフトを相手がもっていなければ、添付ファイルを送っても、相手側で開くことは出来ません。ワード、エクセル、パワーポイント、PDF、画像(.jpg)以外のファイルを送りたい場合は、事前に相手に送付することを伺ったほうがいいでしょう。

ソフトのバージョンにも注意が必要です。ワード、エクセル、パワーポイントも2003年以前のバージョンを使用しているユーザーは、2007/2010バージョン(.docx、xlsx、.pptx)を開けないので、注意が必要です。開けないと言われたら97-2003バージョンで保存し直すか、PDFに変換して送るとよいでしょう。

WindowsとMacintoshの互換性

ワード、エクセル、パワーポイントはWindowsとMacintoshの間で互換性がありますが、書式が微妙に狂う場合があります。また書体に互換性がないので、明朝体・ゴシック体以外の書式を使うと、相手方で開いたときにまったく違う書体になっていることがあります。

これもPDFであれば、元の書体で表現されます。ただし、PDFは基本的に内容を変更できないので、相手方で加工して利用したい場合には不向きです。

エクセルファイルの添付

エクセル表は、開くパソコンによって、印刷範囲がずれてしまう場合があります。改ページ指定をいれたり、余白にゆとりをもたせたりして、相手方で正しく印刷できるように配慮します。

添付ファイルの容量にも注意する。

Outlook2010では20MBを超える添付ファイルをつけると、エラーメッセージが出ますが、現在のところ、そんなに大きいファイルを添付するのはマナー違反です。容量の大きいメールはサーバが受け付けない会社や官公庁もあります。添付ファイルは2MBくらいまでにおさめるのがマナーと心得ておきましょう。

もっと大きなファイルを送りたいときは、「ファイル転送サービス」を利用します。

なんでも添付ファイルにしてよいか。

添付するもの・しないもの

今や、あらゆる種類のビジネス文書が、添付ファイルでやりとりされています。ただし、儀礼的な手紙は添付ファイルにはしません。

添付ファイルでやりとりされているもの。

  1. 報告書、レポート、資料
  2. 依頼状(公印を押すようなものは郵送文書にする)
  3. 企画書、提案書、計画書
  4. イベント等の開催案内
  5. 原稿、写真etc

添付ファイルにしてはおかしい儀礼的文書

  1. 挨拶状・送り状(軽いものならメール本文で書く)
  2. かしこまったお礼状(手紙にする)
  3. 詫び状(軽いものならメール本文で書く)
  4. フォーマルな招待状(記念行事など)

本文ですむ内容を添付ファイルにしない。

添付ファイル機能は、上記のように独立の文書・データとして作成したほうがよいものを送るために利用します。
「メール本文が長くなったら添付ファイルにする」というのはまちがいで、メール本文に書いてもいい内容を、わざわざ添付ファイルにするのは迷惑です。添付ファイルはメールの容量を大きくし、ワンクリックする手間をふやすという点を意識する必要があります。

添付ファイルに向いているもの

  1. 「すでにある電子データの資料や文書」
  2. 「独立した文書としてまとめるべきもの(依頼状、要項、マニュアル、会議録etc)」
  3. 「受信側が出力して保存しあり持ち歩いたりすることが予測されるもの」
  4. 「図や写真を入れたいもの」
  5. 「分量があり、訂正や記入を要するもの」
  6. 「表計算などソフトの機能を活かしたいもの」

相手の次のアクションを考える。

送った相手が、受け取ったあとに何をするかを考えて、添付ファイルの付け方を工夫する必要があります。

  • 記入・訂正・加工・流用する可能性のあるもの。
     →ワードやエクセルのファイルで。
  • 内容が変わってはいけないもの、書式が複雑で崩れるかもしれないもの(段組み・表組みなど)、特殊な書体を使用しているもの
     →PDFファイルに変換。
  • 何十ページもある資料で、相手側でプリントアウトすることが予測される場合
     →郵送にする。急いでいるときには、郵送と添付ファイルの両方で送り、メール本文に「郵送でもお送りしておきます」と書き添える。

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