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ビジネスメールの添付ファイルのマナー

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添付ファイルをつけたことを本文に明記する。

添付ファイルを付けた場合は、本文中にそのことを書いておくのがマナーです。ファイルが開けないなどのトラブルもあるので、ファイルの種類などの情報をつけておくとより親切です。

文中にファイルの種類を書く。
レジメを添付いたしますので、ご確認ください。

本文の最後(署名の前)にファイル名を列挙する。
添付ファイル:ユーザー調査概要.docx
       ユーザー調査分析.xlsx
商品パンフレット.pdf

開けない添付ファイルを送らない。

ファイルを作成したソフト、もしくは互換性のあるソフトを相手がもっていなければ、添付ファイルを送っても、相手側で開くことは出来ません。ワード、エクセル、パワーポイント、PDF、画像(.jpg)以外のファイルを送りたい場合は、事前に相手に送付することを伺ったほうがいいでしょう。

ソフトのバージョンにも注意が必要です。ワード、エクセル、パワーポイントも2003年以前のバージョンを使用しているユーザーは、2007/2010バージョン(.docx、xlsx、.pptx)を開けないので、注意が必要です。開けないと言われたら97-2003バージョンで保存し直すか、PDFに変換して送るとよいでしょう。

WindowsとMacintoshの互換性

ワード、エクセル、パワーポイントはWindowsとMacintoshの間で互換性がありますが、書式が微妙に狂う場合があります。また書体に互換性がないので、明朝体・ゴシック体以外の書式を使うと、相手方で開いたときにまったく違う書体になっていることがあります。

これもPDFであれば、元の書体で表現されます。ただし、PDFは基本的に内容を変更できないので、相手方で加工して利用したい場合には不向きです。

エクセルファイルの添付

エクセル表は、開くパソコンによって、印刷範囲がずれてしまう場合があります。改ページ指定をいれたり、余白にゆとりをもたせたりして、相手方で正しく印刷できるように配慮します。

添付ファイルの容量にも注意する。

Outlook2010では20MBを超える添付ファイルをつけると、エラーメッセージが出ますが、現在のところ、そんなに大きいファイルを添付するのはマナー違反です。容量の大きいメールはサーバが受け付けない会社や官公庁もあります。添付ファイルは2MBくらいまでにおさめるのがマナーと心得ておきましょう。

もっと大きなファイルを送りたいときは、「ファイル転送サービス」を利用します。

なんでも添付ファイルにしてよいか。

添付するもの・しないもの

今や、あらゆる種類のビジネス文書が、添付ファイルでやりとりされています。ただし、儀礼的な手紙は添付ファイルにはしません。

添付ファイルでやりとりされているもの。

  1. 報告書、レポート、資料
  2. 依頼状(公印を押すようなものは郵送文書にする)
  3. 企画書、提案書、計画書
  4. イベント等の開催案内
  5. 原稿、写真etc

添付ファイルにしてはおかしい儀礼的文書

  1. 挨拶状・送り状(軽いものならメール本文で書く)
  2. かしこまったお礼状(手紙にする)
  3. 詫び状(軽いものならメール本文で書く)
  4. フォーマルな招待状(記念行事など)

本文ですむ内容を添付ファイルにしない。

添付ファイル機能は、上記のように独立の文書・データとして作成したほうがよいものを送るために利用します。
「メール本文が長くなったら添付ファイルにする」というのはまちがいで、メール本文に書いてもいい内容を、わざわざ添付ファイルにするのは迷惑です。添付ファイルはメールの容量を大きくし、ワンクリックする手間をふやすという点を意識する必要があります。

添付ファイルに向いているもの

  1. 「すでにある電子データの資料や文書」
  2. 「独立した文書としてまとめるべきもの(依頼状、要項、マニュアル、会議録etc)」
  3. 「受信側が出力して保存しあり持ち歩いたりすることが予測されるもの」
  4. 「図や写真を入れたいもの」
  5. 「分量があり、訂正や記入を要するもの」
  6. 「表計算などソフトの機能を活かしたいもの」

相手の次のアクションを考える。

送った相手が、受け取ったあとに何をするかを考えて、添付ファイルの付け方を工夫する必要があります。

  • 記入・訂正・加工・流用する可能性のあるもの。
     →ワードやエクセルのファイルで。
  • 内容が変わってはいけないもの、書式が複雑で崩れるかもしれないもの(段組み・表組みなど)、特殊な書体を使用しているもの
     →PDFファイルに変換。
  • 何十ページもある資料で、相手側でプリントアウトすることが予測される場合
     →郵送にする。急いでいるときには、郵送と添付ファイルの両方で送り、メール本文に「郵送でもお送りしておきます」と書き添える。

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PCのスペックも通信環境も、どんどん進歩していますが、容量の多い添付をがんがん送るのは考えものです。どういった手法が最適なのでしょうか。

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添付ファイルにもルールとマナーがある。

メールのメリットの1つとして、長文の文書や、表、画像、音声データなどを添付ファイルとして送信することが出来ます。
添付ファイルはとても便利な機能ですが、思わぬ問題を引き起こすこともあります。たとえば、添付するファイルの容量が大きいと、受信できないかもしれません。また、パソコンの環境によっては、送ったファイルが開けないこともあります。

添付ファイルのサイズは3メガまで!

特にファイルのサイズには注意が必要です。合計で3メガを超えるようなときは、データを圧縮したり、分割して送信するなど、サイズを小さくする配慮が必要となります。相手の環境にあわせること、これもマナーです。また、ファイル転送サービス(「宅ふぁいる便」など)を利用すると便利です。次のような場合は、メールなどで事前にお知らせしておくの良いでしょう。

重い添付ファイルを送る場合

5MBの重さの添付を頻繁に送るのはおすすめしません。重いメールが受信箱にたまっていくと相手のPCにも負担になります。また、相手が出張先などでスマホで見ることが予測される場合は、契約容量を超えさせてしまうかもしれません。ということで、重たいファイルを送りたいときは、無料のファイル転送サービスや、クラウドの共有機能などを利用しましょう。これであれば、相手側の受信箱に負担をかける心配がありません。また転送サービスを利用したほうが、セキュリティ上の心配もありません。

注意したい添付ファイル

  • サイズの大きいファイルを送るとき
  • ファイル転送サービスを利用するとき
  • あまり一般的でない形式のファイルを送るとき(例:Illustrator形式、Photoshop形式など)

相手がもっていないソフトを使っていないか

「.ppt」など、ファイル名の「.」より後ろにつくものは「拡張子」といってそのファイルがどのような形式で造られているかを示します。たとえば「.docx」「.xlsx」「.pptx」など、マイクロオフィス各種ソフトの2007以降のバージョンで作成したものは、Office2003以前のバージョンでは開くことが出来ないため注意。

また、Adobe Illustratorなどのデザインソフトで作成したファイルを送る場合「Illustrator CS3で作成したファイルはご覧になることができますか」と事前に相手の環境を確認することがベスト。デザイナー関係の人なら使用必須のソフトなのでそのまま問題ないと思います。

主に次の形式の添付ファイルは送ってOK!

  • Wordファイル:「.doc(x)」
  • EXCELファイル:「.xls(x)」
  • PowerPoint:「.ppt(x)」
  • テキストファイル:「.txt」「.rtf」
  • 一太郎の文書ファイル:「.jtd」
  • PDFファイル:「.pdf」
  • 画像・写真ファイル:「.jpg」「.jpeg」「.bmp」
  • 音声ファイル:「.mp3」「.wma」
  • 圧縮ファイル:「.zip」

※ただし容量には注意しましょう。

個人情報資料の取り扱いに注意

セキュリティの面から言っても、メールに資料を添付してそのまま送るよりは、ファイル転送サービスを使用したほうが安全です。
最近では軽いファイルでも、個人情報保護の関係でファイル転送サービスを使う会社が増えています。また顧客情報や個人名など、個人情報の入った資料は最低限、パスワードを設定して添付するのが基本ですので注意してください。

サイズやセキュリティが心配な場合は、ファイル転送サービスを使用するのがオススメです。

添付ファイル200%活用法

ステップアップとして以下のようなことに気をつけましょう。

  1. 添付ファイルの形式を本文中に明記しよう
    受信者によってメールの環境は違うもの。添付ファイルの形式を本文集に示しておけると、受信者も安心して開けるでしょう。

    (例)●「企画書(PowerPoint形式)をお送りします。」

  2. 複数の添付ファイルを送るときは、それぞれの説明を伝えよう。
    どのファイルをどんなふうに使って欲しいか、箇条書きでまとめましょう。

    (例)●展示会企画書(PowerPoint形式)・・・まず御覧ください。
       ●昨年度入場者データ(EXCEL形式)・・・参考資料です。

  3. 本文と添付ファイルを使い分けよう
    次のようなものは添付ファイルを利用すると良いでしょう。

    ●相手に内容をチェック、修正・編集してもらいたいもの(原稿など)
    ●内容が独立しているもの(提案書、企画書、スケジュール表、見積書、分析データなど)

ただし、相手の環境によってはセキュリティ対策や自社サーバの事情で、一定容量以上のメールをはじく設定にしている会社もあります。容量はどのくらいまでの添付が可能か、事前に確認するのがベスト。

常識的な考え方としては、3MBぐらいまではそのまま送ってOK。5MB以上の添付ファイルを送る場合には、後述のファイル転送サービスを使うのがベストと言えます。

また、WordやPowerPointなどに何気なくコピペした画像が、ファイルを異様に重くすることも。画像処理ソフトなどで容量を小さくしてから送りましょう。

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添付ファイルの付け忘れを防ぐコツ

ところで、ビジネスメールを書いているときに添付ファイルを付け忘れてしまうことはありませんか? 僕はよくあります。

付け忘れることを防ぐために、メールの文内にファイル名を書くと、ある程度は付け忘れを防ぐことができますよ。

御社のデザイン案を添付しました。
添付の「A社様サイトデザイン案.doc」をご確認ください。

こうすることで、相手が添付ファイルを見落とすことがなくなり、添付し忘れても、相手に指摘してもらえます。最近はメールソフトが「添付ファイルを付け忘れていませんか?」とアラートをくれる場合もありますね。

まとめ

というわけで、まとめです。

  • 添付ファイルは3メガまで!
  • 重い添付ファイルを送る場合には、ファイル転送サービスなどを使う。
  • 個人情報の入った資料は扱いに注意。少なくともパスワードをかけて添付しましょう。
  • 容量的にもセキュリティ的にも「ファイル転送サービス」を使っておけば安心。

ぜひ参考にしてみてください。

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