環境依存文字ってなに？ 文字化けを防ぐには？【ビジネスメールチップス】

文字化けとは、PCで文字が正しく表示されず、意味不明な記号などに置き換わってしまうことを言います。ソフトの機能が進化して、文字化けは起こりにくくなっていますが、メールではさまざまな機種を行ったり来たりするため、複雑な要因が絡んで、何かの拍子に化けてしまうことがあります。ビジネスメールを送る際には気をつけねばならない点です。

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クリックひとつにも思いやりを

クリックひとつで行ってしまうメール

仕事の道具のほとんどがパソコンの中に入っていて、メールがあれば、仕事のかなりの部分が机の前で座ったまま出来てしまうという人は多いと思います。

けれど、そんなふうに仕事をしていると、ふと、生身の相手の姿が見えなくなることがあります。メールは文字だけの情報なので気持ちが伝わりにくく、相手の意向を確認しながら伝えることも出来ません。
また、技術的なトラブルもあります。そのため、こちらでは考えてもいなかったような心証を相手に与えてしまうこともあります。当たり前のことですが、相手のことを想像して書くようにすると失礼がありません。ここではそんな注意ポイントを載せていきます。

想像してみよう

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1このメールが届いたら、相手は何をするだろうか。

前のメールを探して日時や場所を確認したり、膨大な添付ファイルをプリントアウトしたり、手間や経費をかけさせないだろうか。

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2慌てて返信して、失礼なメールになっていないか

あいさつやお願いの言葉、ちょっとしたお詫びのフレーズを忘れていたり、相手の書いたことを読み落としたりしていないだろうか。

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3相手はいつもメールをチェックできるような仕事か

出張などで見られない日が続くことはないだろうか。急ぎの用件を送りっぱなしにするのは、迷惑がかかるかもしれない。

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4相手が使っているパソコンの環境は自分と同じだろうか

ソフトの互換性は？　送信するメールの形式は適切か？ MACの場合は環境依存文字などに注意する必要がある。

環境依存文字ってなに？

環境依存文字とは、パソコンのOSによって文字化けが起こる文字のことです。長らくWindowsとMacintoshの間では丸数字などの環境依存文字を使うと文字化けすることが知られてきました。

現在では、これらの環境依存文字にも互換性をもたせる改善が進み、新しいOSの間では、文字化けが見られることも少なくなりました。しかし、相手のOS環境にもよりますので、丸数字など環境依存文字の使用は原則さけたほうがいいでしょう。

「機種依存文字」は使わない

先ほど言ったように、機種依存文字による文字化けもずいぶんと少なくなりましたが、ときどき発生します。

機種依存文字の文字化けとは、たとえばWindowsからMacintoshに、丸数字などの記号が入ったメールを送ると「①②③…」が「(日)(月)(火)…」のなってしまうというようなものです。

これは、機種によって使用される文字コードの種類が違うために起こりますが、ソフトが判定して正しく表示してくれる場合もあります。

機種依存文字の例

すこし困ることがあるのは、名前に含まれる機種依存文字。

宛名に「髙橋様」と打っても、届いたら「□橋様」になっていることも。本人は慣れているので許してくれるかもしれませんが、第三者に連絡する場合には念のため説明をつけてもよいでしょう。

半角カタカナも以前ほど神経質に言われなくなりましたが、メールソフトの中には文字化けを起こしやすいものもあるので、使わないほうが無難です。

機種依存文字の”化け方”

機種依存文字 一覧

新しい「文字化け」への対処法

古い文字化けの改善は進んだものの、スマホとPC間や、異なる機種間でのスマホの文字化けが新たな問題となっています。これは、文字コードも含む方式（エンコード）の違いが原因で起こります。対処法はケースバイケースですが、典型的な注意事項を上げておきましょう。

エンコードの設定を変える

全文が文字化けするというのは、メールソフトが受信メールのエンコードの自動判別に失敗していることが原因です。エンコードを変更すると読めるようになる場合が多いでしょう（エンコードの変更方法はソフトにより異なります）。

iPhoneについて

iPhoneでは、PCからの長いメールの閲覧中に「残り○KBをダウンロード」をタップすると、全文が文字化けすることがあります。相手がiPhoneで読むことが予測される場合は、長い引用などは避けてメールをコンパクトにしておいたほうが安心です。

iPhoneからPCへのメールの文字化けを予防するためには、メール本文に「⌘（こまんど）」を入れておくと、正しく自動判別される可能性が高まります（署名部分に入れておくと毎回漏れなく入れられますよ）。