ここでは相手側へ苦情を入れる場合の「クレーム・苦情メールの例文・メールテンプレート」のビジネスメール(社外向けメール)をまとめました。たとえば不良商品への苦情、納品ミスへの苦情、担当者の動きが悪い事への苦情など。シチュエーションごとにまとめましたので、メールを書く際の参考にどうぞ。
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不良商品への苦情メール
件名：初期不良および代替商品送付のお願い
AAA株式会社
BBB部 CCC様
お世話になっております。○○会社の○○と申します。
2月14日(水)に貴社に注文し、本日弊社に届きました
商品○○○(商品番号A-25)に初期不良がありました。
コンセントに繋いでも、使用することができません。
つきましては、代替品の送付など、
早急なご対応をお願いいたします。
なお、詳しくはのちほどお電話を差し上げます。
よろしくお願いいたします。
納品ミスへの苦情メール
件名：○○の納品ミスについて
AAA株式会社
BBB部 CCC様
お世話になっております。○○会社の○○と申します。
○月○日に発注した「○○○○」が、
本日、注文数20ケースのところ
30ケース納品されました。
ただちに過剰分の回収をご手配ください。
先月とも納品数のミスがあったばかりですので、
弊社としては、今後のお取引を
いささか懸念しております。
貴社とはこれからも良好な関係を
保ちたいと考えておりますので、
今後の具体的な改善策を
よくよくご検討いただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
担当者への苦情メール(ver1)
件名：先日の件につきまして
AAA株式会社
BBB部 CCC様
お世話になっております。○○会社の○○と申します。
○月○日にご連絡しました件、
いまだ進捗をいただけず、話が進んでいない状況です。
実は、○○さんのご対応によりいささか業務に
支障が出ております。
ご多忙な時期だけにやむをえないかもしれませんが、
ご連絡をいただけないのは、いかがなものかと存じます。
どこかで行き違いがあったかもしれませんが、
今後の具体的な改善策を
よくよくご検討いただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
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担当者への苦情メール(ver2)
件名：○○○の交換対応につきまして
AAA株式会社
BBB部 CCC様
お世話になっております。○○会社の○○と申します。
○月○日に納品された「◇◇◇」の
外箱破損トラブルに対しての
貴社の川田様のご対応に関する要望です。
5日前に破損品の交換をお願いしたのですが、
現在まで川田様からのご連絡はまったくなく、
代替品をいつ発送していただけるのかも
不明な状態です。
こうした対応の遅延が頻繁に起こるようですと、
弊社としましてもお取引を継続するかどうかを
検討しなければなりません。
早急なご対応と今後の防止策の提示を
お願いいたします。
のちほど、またご連絡いたします。
よろしくお願いいたします。
担当者への苦情メール(ver3)
件名：担当者交代のお願い
BBB部 CCC様
いつもお世話になっております。
○○会社の○○です。
さて、本日は弊社を担当してくださっている御社の▲▲様につき、
他の方と交代していただきたく、
ご連絡差し上げる次第でございます。
誠に恐縮ながら、▲▲様は弊社の要望について
理解されていないようにお見受けいたします。
いくつか企画案をご提出させていただきましたが、
正直に申し上げて、当方がイメージするものとは
大きく隔たりがございます。
勝手を申し上げて恐縮ではございますが、
別の方にご担当いただくことは可能かどうか
ご検討いただけませんでしょうか。
とり急ぎ、メールにて失礼いたします。
よろしくお願いいたします。