ここでは、在庫や備品、売り上げなど様々なことを問い合わせる照会書のビジネス文書の書き方と文例を載せています。
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照会書の書き方・マナー
照会書には相手への配慮と丁寧さが不可欠
照会書は、照会先の部署責任者に送るケースが多く、通常業務の範囲外での対応をお願いすることになるため、相手への配慮が極めて重要です。
例えば、回答の期限には余裕をもたせたり、回答用の記入書式を添付したりして、相手が答えやすいように段取りをしておきましょう。
照会文書の目的
- 仕事に必要な情報を問い合わせて教えてもらう
- 正確かつ詳細な情報が欲しい時に利用する
- 照会する理由を具体的かつ簡潔にする
- 回答期限を明示する
NGポイント
- 回答までの期限が短すぎる
- 記入しづらい、返信に手間がかかるなど配慮がない
照会書のビジネス文書
美容液「◯◯」の在庫状況について
2xxx年4月15日
名古屋支社
佐藤生産管理部長殿
佐藤生産管理部長殿
鈴木 一郎
標記の商品を買い求めたいというお客様からのご要望がありましたので、貴支社の在庫状況をお確かめのうえ、在庫の有無、個数についてご回答くださるようお願いいたします。
記
1.商品名 美容液「◯◯」
2.ご回答期限 2xxx年5月22日
3.ご回答内容 在庫の有無および在庫がある場合は個数について
以上
担当：東京支社 営業一課 鈴木 一郎
連絡先：000-0000-0000
連絡先：000-0000-0000
信用状況の照会
信用状況についてのご紹介
拝啓 初秋の候、貴社におかれましてはいよいよ隆昌のこととお喜び申し上げます。平素は格段のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
さて、本日は貴社とお取引のある〇〇株式会社様の信用状況についてご教示いただきたく、本状を差し上げました。
〇〇株式会社様とは新規のお付き合いをさせていただくのですが、事前に経営状況などを確認させていただきたいと考えております。
〇〇株式会社様から、貴社を信用照会先としてご指定いただきましたので、ご多用中のところ大変恐縮ですが、下記項目についてご教示いただければ幸いです。
なお、〇〇株式会社様の経営状況につきましては秘密を厳守し、貴社にご迷惑をおかけしないことをお約束いたします。何卒宜しくお願い申し上げます。
まずは、取り急ぎ書面にて。
敬具
記
1.直近3年間の営業成績
2.直近3年間の業績概要
3.経営者の経歴とお人柄
以上