社外向けメール

回答を待ってほしい場合のメールの書き方と文例集(社外向け)

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ここではコピペで使える「回答を待ってほしい場合の例文・メールテンプレート」のビジネスメール(社外向けメール)と書き方をまとめました。回答に時間がかかる場合や、回答を保留する場合、時間がほしい場合をシチュエーションごとにまとめましたので、メールを書く際の参考にどうぞ。

回答に時間がかかる場合のメールの書き方・マナー

即答できない時はどうする?

返事に時間を要する場合は、メールを確認した旨と「〇〇までにご返事いたします」といった返信期日を知らせておくと相手は安心します。
基本文例
〇〇についてご連絡いただき、ありがとうございます。添付の資料も確認いたしました。
明日中にはご連絡いたしますので、今しばらくお時間をいただければと思います。

取り急ぎご連絡まで。

ポイント1
まずは、メールを受け取ったことを相手に知らせます。その際の定番フレーズが「~についてご連絡いただき、ありがとうございます」。「メールをいただき」としても良いでしょう。

ポイント2
添付ファイルがあれば、確認した旨を伝えましょう。添付ファイルが開かないような場合も、相手に知らせます。

ポイント3
返信に時間を要する場合は、いつまでに返信するか、期日を知らせておくと相手も安心します。

ポイント4
即答できない内容の場合は、まずメールを受け取った旨といつまでに返信するかを”取り急ぎ”知らせておくのが親切です。

応用フレーズ

応用フレーズ:少々立て込んでおり、返信が遅くなります。明日中には返信いたしますので、今しばらくお待ちください。

返信が遅れる事情や理由を先に伝えておくと、相手もめどが立ちます。いつ返信できるかも併せて知らせます。

応用フレーズ:添付の資料を確認してから、改めてご連絡申しあげます。

添付ファイルの確認に時間を要する場合も、その旨を伝えておきましょう。

応用フレーズ:受け取りました。
返信に少々時間を要しますので、追ってご連絡します。

社内向けの返信フレーズ。社内の相手の場合も、メールを受け取ったことと、返事が後になることを伝えておくと良いでしょう。

ポイント

即レスの良し悪し

メールを早く返すメリットとしては、用件が早く処理できるというのが一点です。また、すぐに返信をしておくと、そのまま返信しそびれる、忘れると言うことも防げます
即答できない内容があるからといって、メールを受け取ったことさえ知らせずにいると、相手はメールが届いているのかどうかを心配しなければなりません。一言、受信した旨だけでも先に知らせておきましょう。
ただ、メールを待つ立場になった場合、すぐに返信がないからといって相手が自分に関心がないとか、冷たいと捉えるのは早計です。相手にも都合があり、必ずしも即レスできない状況もあると受け止めましょう。

回答に時間がかかる場合のメールの文例集

つづいては、時間がかかる場合のメールの文例集をご紹介します。該当する項目を見て、メールを書く場合の参考にしてください。


回答を待ってほしい場合のメール(ver1)

件名:○○の件につきまして

AAA株式会社
BBB部 CCC様

いつもお世話になっております。
○○会社の○○です。

お問い合わせいただきました昨年度実績ですが、
担当部署で整理し直す必要があり、
今週いっぱいお時間をいただきたく存じます。

お待たせして誠に申し訳ありません。

よろしくお願いいたします。

回答を待ってほしい場合のメール(ver2)

件名:○○の件につきまして

AAA株式会社
BBB部 CCC様

いつもお世話になっております。
○○会社の○○です。

△△の昨年度実績についてのお問い合わせをいただき、
ありがとうございました。

調べましたところ、
ご希望の数字が集約されているものがなく、
担当部署にて整理し直す必要があるようです。

今週いっぱいお時間をいただきたいとのことですが、
お待ちいただけますでしょうか。

すぐに対応できず、申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。

回答を待ってほしい場合のメール(ver3)

件名:○○の件につきまして

AAA株式会社
BBB部 CCC様

いつもお世話になっております。
○○会社の○○です。

今回は、○○制作のご依頼をいただきまして
ありがとうございます。

メールを拝見したところ、
今回は貴社にとっても弊社にとっても新しい試みですので、
お返事につきましては
少々お時間をいただけますでしょうか。

社内の決裁を得たうえで、
ご提案をさせていただきます。

可能であれば一週間ほどお時間いただけますと幸いです。

お時間いただきまして恐縮ですが、
ご承知いただけますようお願い申し上げます。

よろしくお願いいたします。

回答を待ってほしい場合のメール(ver4)

件名:○○の件につきまして

AAA株式会社
BBB部 CCC様

いつもお世話になっております。
○○会社の○○です。

今回は、○○制作のご依頼をいただきまして
ありがとうございます。

新製品の販促に関する資料をお送りいただき
ありがとうございました。
さっそく販促プランを検討いたします。

まずは、受け取りの確認とお礼まで。
よろしくお願いいたします。

回答を待ってほしい場合のメール(ver5)

件名:商品○○の代金お支払いの件について

AAA株式会社
BBB部 CCC様

いつもお世話になっております。
○○会社の○○です。

代金のお支払いに遅延があったとのこと
ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。
現在、弊社の経理部に内容を伝え、
出金記録を確認させております。

ご請求書は提出しておりましたので、
出金処理に手違いがあった可能性があります。
本日15時には経理部から返答が入る予定です。
恐縮ですがいましばらくお待ちいただけますよう
お願い申し上げます。

状況がわかりしだい、またご連絡いたします。
よろしくお願いいたします。

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