社外向けメール

反論メールの書き方・文例集(社外向け)

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ここではコピペで使える「反論メールの例文・メールテンプレート」のビジネスメール(社外向けメール)と書き方をまとめました。シチュエーションごとにまとめましたので、メールを書く際の参考にどうぞ。

反論(異論)メールの書き方

反論・異論があるときの書き方は?

感情をそのままぶつけるのではなく、書き手の意図を一度冷静に考えます。敵対するのではなく相手に歩み寄り、意見を交換する姿勢が肝要です。
基本文例
佐藤さんのご意見はごもっともです。
しかしながら、別の見方をすれば、〇〇と言う方法もあると思います。一度、ご検討いただけないでしょうか。

ポイント1
反論・異論がある場合でも、まず、相手の意見をいったん受け入れることから始めましょう。

ポイント2
相手の意見を受け入れた後、「しかしながら」「ただ」に続けて自分の考えを述べます。相手の意見を肯定してから、自分の意見を述べるようにすると衝突がありません。

ポイント3
自分の考えを押し付けたり、一方的に主張したりするのではなく、「ご検討いただけないでしょうか」と相手に再考を促します。

NGフレーズ

NGフレーズ: 〇〇と言うのはいかがなものかと思います。

「いかがなものか」は、遠まわしに相手を批判する表現。結局は相手を否定することになります。

応用フレーズ

応用フレーズ: 確かにおっしゃる通りです。ただ、〇〇については次のようなことも想定できるのではないでしょうか?

いきなり否定しても反感を買うだけ。まず、相手の考えを肯定し、受け入れます。その後、別の視点からの意見を相手に投げかけます。

応用フレーズ: Aについては同感です。では、Bについて鈴木さんはどのようにお考えですか?

論点を整理しながら、「私はこのように考えるが、あなたはこの点についてどのようにお考えですか」と相手に歩み寄り、意見交換する姿勢を持つことが肝要です。

ポイント

感情をぶつけない
ムカッとしたり、イラッと感じたりする内容の文章と言うのは確かにあります。その時の自分の精神状態や気分が「負」の状態に陥っているときは、普段はなんとも思わないことでも気に触ったり、反感を覚えたりすることが誰しもあるはず。
でも、だからといって、その負の感情のまま相手にメールを送るのは、ただ感情ぶつけるだけで何の解決にもなりません。
しかも、書いた方はそれで気が済み、書いたことすら忘れていたりしますが、受け取った側はそのメールで傷ついたり、悲しい思いをしていることがあります。

書き手がなぜそう書いたのか、その意図を一度冷静に考えてみましょう。読んだ直後は、感情が高ぶっていることもあるので、少し時間を置いて、読み返してみます。
それでも腑に落ちない、納得できないと言う場合は、客観的に意見をまとめ、本人に確認します。「こういう意見や考えもあるけれど、どう思いますか?」と相手に歩み寄り、意見を交換しようとする姿勢が大切です。
読む側の誤解や早とちりと言うことだってあります。一呼吸おいて、平常心でやりとりする術を身につけたいですね。

反論(異論)メールの文例集

つづいては、反論(異論)メールの文例集をご紹介します。該当する項目を見て、メールを書く場合の参考にしてください。


注文キャンセルの抗議に対する反論メール

件名:注文キャンセルの件について

AAA株式会社
BBB部 CCC様

お世話になっております。○○会社の○○です。

本日10日付のメールを拝受いたしました。
注文のキャンセルは承服できないとのご連絡に
大変困惑しております。

11月6日付で発注しました商品は、
納期を2週間過ぎた本日現在もまだ着荷しておりません。

当社注文品の配送状況につきましては、
再三にわたり、ご担当の鈴木様にご照会申し上げて参りましたが、
いっこうに明確な回答をいただくことが出来ませんでした。

このままお待ちしても
当店のセールに間に合うよう納品していただけるか
心もとなく、そのため注文を取り消しさせていただいた次第です。
ご理解をいただければ幸いです。

以上、取り急ぎご報告申し上げます。

よろしくお願いいたします。

納期遅延の抗議に対する反論メール

件名:納期遅延の件について

AAA株式会社
BBB部 CCC様

お世話になっております。○○会社の○○です。

11月5日付の貴信を拝読し、釈明申し上げます。
本来、鈴木様のおっしゃるとおり、
今月10月(月)までに納品するとお約束しておりました。

しかし、この度の納期遅延は貴社の都合の仕様変更が原因です。
さらに、変更を承った際に、着荷が20日(木)になることは
御社の鈴木様にご承諾いただいております。

従いまして、私どもといたしましては、
お約束の納期通りに納品したと考えております。

この件につきましては、
鈴木様にご確認いただけますようお願いいたします。
今後は、このようなことが起こりませんよう、
貴社の担当窓口を一本化していただけますと幸いです。

以上、よろしくお願い申し上げます。

支払い遅延の抗議に対する反論メール

件名:商品「◯◯」の支払い遅延の件について

AAA株式会社
BBB部 CCC様

お世話になっております。○○会社の○○です。

取り急ぎ、用件のみ申し上げます。
本日、商品「◯◯」のお支払いが遅れている件に対する
ご抗議のメールを受け取りました。

ただ、今回の支払いの遅延につきましては、
10日付で、貴社経理部長の鈴木様宛てのメールにて、
支払いを10月末日まで伸ばしていただくよう
お願いしましたところ、翌日には鈴木様よりご了承の返事を
いただいております。

お手数をおかけして誠に申し訳ありませんが、
鈴木様にご確認のうえ、よろしくお取り計らいのほど、
お願い申し上げます。

取り急ぎ、ご連絡申しあげます。

よろしくお願いいたします。

顧客からの意見への反論メール

件名:〇〇の製品価格につきまして

AAA株式会社
BBB部 CCC様

お世話になっております。○○会社の○○です。

弊社の◯◯についてご意見をいただき
ありがとうございます。

おっしゃる通り、
◯◯は他者の製品に比べ、価格が高い点がよく指摘されます。

ですが、当初「高い」とおっしゃっていたお客様も、
継続してご注文くださっているのも事実です。

と言いますのも、
注文数の大小にかかわらず期日までに確実に届き
不良品や欠陥品もなく品質が安定しているため
返品処理などの手間がかからず、
結局、他者に比べて安いという評価をいただいているからです。

弊社では製品が実際にお客様のお手元に届くまで
一つひとつに責任を持ち、万全の態勢で対応しております。

ぜひ、この機会に◯◯のお取り扱いをご検討いただけますよう
お願い申し上げます。

よろしくお願いいたします。

著作権・商標権侵害への反論メール

件名:○○の著作権侵害の件につきまして

AAA株式会社
BBB部 CCC様

お世話になっております。○○会社の○○と申します。

2月14日(水)付貴信にて貴社著作物「○○」の著作権を侵害しているとの
お申し立てにつきまして、ご回答申し上げます。

法人その他の団体の著作名義で公表された著作物は、
著作権法第53条により、その著作物の公表後50年を
経過するまでの間、存続する、とされています。

著作権第53条には
「法人その他の団体が著作の名義を有する著作物の
著作権は、その著作物の公表後50年(その著作物が
その創作後50年以内に公表されなかったときは、
その創作後50年)を経過するまでの間、存続する」
とあります。

貴社著作物「○○○」は1965年に
公表されてから50年以上が経過しており、
したがいまして、弊社商品「△△△」は
著作権を侵害していないと理解しております。

ご了解ほどよろしくお願い申し上げます。

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