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社外向けメールの文例集

誘いの断りメールの書き方・文例集(社外向け)

更新日:

ここではコピペで使える「誘いのお断りメールの例文集・メールテンプレート」のビジネスメール(社外向けメール)と書き方をまとめました。交流会や懇親会の誘い、飲み会・宴会を欠席するなど、誘いを断る場合のメール例文を集めています。シチュエーションごとにまとめましたので、メールを書く際の参考にどうぞ。

誘いの断りメールの書き方・マナー

断りにくい誘いを上手に断るには?

「いけません」「いやです」など、相手の反感を買う言葉を避け、きちんと言葉を尽くして理由を述べるようにします。
基本文例
お誘いいただき、ありがとうございます。
あいにく、その日は既に予定が入っており、参加することができません。
残念ですが、次回はぜひご一緒させてください。

ポイント1
「すみません」より「ありがとう」と返信すると好印象を与えます。

ポイント2
「あいにく」「残念ですが」など、緩衝材になる言葉を添えると、文章が和らぎます。

ポイント3
「次回はぜひご一緒させてください」とフォローの一言を添えると、今回は出席できない残念な気持ちと次回は参加したいと言う意思が伝わります。

NGフレーズ

NGフレーズ:すみませんが、その日はちょっと。

断る理由がはっきりせず、曖昧な印象与える一文です。

NGフレーズ:都合で出席できません。

ストレートすぎて、そっけない印象を与えます。

応用フレーズ

応用フレーズ:お声をかけていただき、ありがとうございます。
今日はあいにく友人と約束があり、
ご一緒することができず残念です。

緩衝材になる言葉「あいにく」、感情を表す「残念です」を入れることで、文章全体が和らいだ印象になります。

応用フレーズ:ありがとうございます。
せっかくのお話なのですが、あいにく現在、仕事が立て込んでおり、時間が取れそうにありません。

断る理由を述べる前に「せっかくのお話なのですが、あいにく」と添えると、断り方として丁寧です。

応用フレーズ:ぜひ、ご一緒したいのですが、
今日は○○の件で変更が難しい状況です。
せっかく声をかけていただいたのに、残念です。

「参加できません」「いけません」より「〜が難しい状況です」の方が断り方としてはスマート。「残念です」で最後を結ぶことで、気持ちを伝えます。

ポイント

「すみません」より「ありがとう」を
「ありがとうございます」と言われて嫌な気持ちになる人はまずいません。文を「ありがとうございます」から始めることで、メール全体が肯定的、前向きな印象になります。
一方、「すみません」は謝る時以外にも色々と使える便利な言葉ですが、正式な謝罪の言葉は「申し訳ございません」。「すみません」で始まるメールは、後に続く文章もネガティブな印象与えやすいものです。
断る場合も「ありがとうございます」を効果的にメールに挿入することが、好印象を与えるメールにするコツです。

誘いの断りメールの文例集

つづいては、誘いのお断りメールの文例集をご紹介します。該当する項目を見て、お誘いを断るメールを書く場合の参考にしてください。


誘いの断りメール(ver1)

件名:明日(6日)のIT勉強会の欠席について

AAA株式会社
BBB部 CCC様

お世話になっております。○○会社の○○です。

お誘いをいただきました、明日(6日)の勉強会ですが、
当方の都合により出席できなくなりました。
弊社が現在開発中のシステムに急な仕様変更が生じ、
その対応に追われているためです。

前々からのお約束でしたのに、誠に申し訳ございません。
機会がありましたら、ぜひまたお誘いください。

よろしくお願いいたします。

誘いの断りメール(ver2)

先日のお誘いにつきまして

AAA株式会社
BBB部 CCC様

お世話になっております。○○会社の○○と申します。

このたびは◯◯会にお誘いいただき
ありがとうございます。

せっかくのお誘いですが、○月○日は
以前から決まっていた約束があり、
残念ながらお伺いすることができません。

(◯◯会にはとても興味があるので、残念でなりません。
先日も、△△の書籍を読んだばかりです。)

これに懲りずまた誘ってください。
次回は必ず参加したいと思います。

どうぞ、よろしくお願いいたします。

誘いの断りメール(ver3)

件名:◯◯交流会参加の件

AAA株式会社
BBB部 CCC様

お世話になっております。○○会社の○○です。

◯◯交流会のご案内をいただき、
ありがとうございます。

このたびの交流会は願ってもいない機会なのですが、
以前から決まっていた約束があり、
残念ながら、おうかがいすることが出来ません。

次回は必ず出席しますので、
ぜひ、ご連絡をいただければうれしく思います。

よろしくお願いいたします。

誘いの断りメール(ver4)

件名:◯◯交流会参加の件

AAA株式会社
BBB部 CCC様

お世話になっております。○○会社の○○です。

この度は、お誘いをいただきまして、
誠にありがとうございました。

ところが、その日はどうしても動かせない先約がありまして、
ご一緒することが出来ません。
せっかくお声をかけていただきましたのに、申し訳ありません。

またこのような貴重な機会をいただけることがありましたら、
ぜひ参加したく存じております。

今後ともよろしくお願いいたします。

誘いの断りメール(ver5)

件名:打ち上げにつきまして

AAA株式会社
BBB部 CCC様

お世話になっております。○○会社の○○です。

> 打ち上げの会をさせていただければと考えております。
> 20日から28日までの夜で、
> ご都合のつく日はありますでしょうか。

お心遣いありがとうございます。

ぜひと申し上げたいところなのですが、
現在、来月の海外出張の準備に追われております。
たいへん残念ですが、今回はお気持ちだけいただき、
またの機会にお願いできればと思っております。

また機会がありましたら、よろしくお願いいたします。

授賞式の欠席・不参加へのお詫びメール

件名:記念パーティ欠席のお詫び

AAA株式会社
BBB部 CCC様

いつもお世話になっております。
○○会社の○○です。

この度は●●賞受賞、本当におめでとうございます。
ますますのご活躍、心よりお慶び申し上げます。
また、受賞パーティーにご招待いただき誠にありがとうございます。

本来であれば、直接お目にかかりお祝いを申し述べるべきところですが、
あいにく海外への出張が決まっており、誠に不本意ながら失礼させていただきます。

せっかくのお招きにもかかわらず、大変残念ではございますが、
あしからずご了承いただけますと幸いです。

ご盛会を心よりお祈り申し上げます。

(■祝いの品がある場合
なお、ささやかではございますがお祝いの品をお送りいたしました。
ご笑納くだされば幸いです。)

メールにて恐れ入りますが、
お祝いかたがたお詫び申し上げます。
よろしくお願いいたします。

◯◯周年 欠席・不参加へのお詫びメール│代理出席あり

件名:欠席のお詫び

AAA株式会社
BBB部 CCC様

いつもお世話になっております。
○○会社の○○です。

今年は貴社の創業30周年に当たるとのこと、お祝い申しあげます。

また、今回は30周年記念パーテイにご招待いただき、ありがとうございました。
ぜひ、お伺いしてお祝いを申し上げたいと思ったのですが、
実はその日が、弊社の横浜店のオープン日と重なっております。
私が担当する店舗のため、オープン日は店を離れられず、
出席することが出来ません。

つきましては、私の上司にあたります部長の高橋が代わりに出席させていただきます。
どうぞよろしくお願いいたします。

貴社のますますのご発展をお祈りいたしまして、
お祝いに変えさせていただきます。

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記念パーティーの欠席へのお詫びメール

「記念パーティ」欠席のお詫び

AAA株式会社
BBB部 CCC様

お世話になっております。○○会社の○○と申します。

このたびは設立20週年、本当におめでとうございます。
斬新なヒット商品を相次いで発表されるなど
ますますのご活躍、心よりお喜び申し上げます。
また、このたびは記念パーティーにご招待いただき、
誠にありがとうございます。

本来であれば、パーティーにはぜひ出席して
お祝いを申し上げるべきところですが、
どうしてもはずせない出張が入っております関係で、
断念せざるを得ない状況です。

せっかくご招待をいただきながら本当に申し訳なく存じますが、
なにとぞご容赦くださいますようお願い申し上げます。
ご盛会をお祈り申し上げております。

メールにて恐縮ですが、
お祝いかたがた欠席のお詫びを申し上げます。

よろしくお願いいたします。

パーティ欠席・不参加へのお詫びメール

パーティ欠席のお詫び

AAA株式会社
BBB部 CCC様

お世話になっております。○○会社の○○と申します。

このたびはこのたびは記念パーティにご招待いただき、
誠にありがとうございます。

ぜひ出席してお祝いを申し上げたいところですが
実は、かねてから私的に参加しております、◯◯研究会の論文発表会があり、
当日は司会を務めることになっております。
そのため代理がきかず、欠席せざるを得ず大変残念です。

せっかくご招待いただいたところ、誠に申し訳ございません。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎ
お祝いかたがたお詫び申し上げます。

よろしくお願いいたします。

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