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社内向けメールの文例集

お断りメールの書き方・文例集(社内向け)

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ここではコピペでそのまま使える社内向けメールの「お断りメールの例文、メールテンプレート」のビジネスメールと書き方をまとめました。シチュエーションごとにまとめましたので、メールを書く際の参考にどうぞ。

参考 お断りメールの文例集(社外向けメール)はこちら

社内向けのお断りメールの書き方・マナー

急な依頼の上手な断り方は?

急な依頼や要望に応えられない。そんなときは「できません」「無理です」と柔らかく伝えます。日時を変えれば可能な場合、どこまでなら譲歩できるか考え、代替案を提示します。
基本文例:
申し訳ございません。現在、別の仕事に取り掛かっており、15日までの対応が難しい状況です。
20日までの対応であれば可能ですが、いかがでしょうか?

ポイント1
相手の依頼に応えられない場合は、まず「申し訳ございません」と詫びてから、対応できない理由を伝えます。

ポイント2
後になって対応できるのであれば「どういう条件であれば対応できるか」を相手に伝えましょう。この場合は、15日まではほかの仕事にかかっているので、それが済んだあと、20日までなら対応可能という案を示しています。

NGフレーズ

NGフレーズ:今、忙しいので後にしてもらえますか。

対応できない理由を「忙しさ」とするのは、自分の余裕のなさを表明するのと同じです。

NGフレーズ:急に頼まれてもできません。

「できません」「無理です」と断ったのでは、相手はとりつく島がありません。拒絶の表現は口頭で言う以上にメールではきつく感じられるので、直接的な表現は避けましょう。

応用フレーズ

応用フレーズ:あいにく、午前中に仕上げなければならない書類があります。午後からは対応できますのでお待ちいただくことはできないでしょうか?

「あいにく」というフレーズを使うと、断るときも表現が和らぎます。断りっぱなしにはせず、どうフォローできるかを考えて提示できるかがポイント。すぐには対応できない理由を述べるとおもに、いつからなら対応可能かを伝えます。

応用フレーズ:申し訳ないのですが、10日はすでに予定が入っていますので、9日か11日ではいかがでしょうか。

急な依頼の場合、すでに予定が決まっていて対応できないこともあります。そんなときは、指定の日の前後で都合はどうかと打診してみましょう。

社内向けのお断りメールの文例集

つづいては、社内向けメールのお断りの文例集をご紹介します。該当する項目を見て、断るメールを書く場合の参考にしてください。

上司の依頼のお断りメール

件名:◯◯業務依頼の件

◯◯部 ◯◯部長

◯◯部の◯◯です。

先ほどご連絡いただいた
△△業務の依頼の件、ぜひお手伝いしたいところですが、
あいにく当方も✕✕の納期が2日後に迫っており
作業に追われています。

このような状況で、業務をお引き受けするのは
作業を中途半端に終わらせることになり
かえってご迷惑をおかけすることになると考えます。

申し訳ないのですが、
他部署に応援を頼んでいただくわけには
いかないでしょうか。

もし◯日までにお待ちいただけるようでしたら
✕✕の作業が終わり次第、すぐに対応いたします。
6月20日10時からでしたら、対応可能です。

お取り計らい、よろしくお願いいたします。

任命の依頼のお断りメール

件名:◯◯の件につきまして

○○部長

お疲れ様です。○○です。

ご指名をありがとうございます。

たいへん申し訳ないのですが、
私といたしましては、先輩を差し置いて
そのようなお役をいただくことは出来ません。

今一度、ご検討いただけますようお願いいたします。
取り急ぎ、お返事まで申し上げます。

よろしくお願いいたします。

上司の誘いのお断りメール

件名:お誘いにつきまして

○○部長

お疲れ様です。○○です。

この度は△△にお誘いいただき、
ありがとうございます。

せっかくのお誘いですが、◯月◯日は
以前から決まっていた約束があり、
残念ながらおうかがいすることができません。

△△勉強会にはとても興味があるので残念です。

これに懲りず、また誘ってください。
次回は必ず参加したいと思います。

よろしくお願いいたします。

参考 誘いのメールのお断りメールはこちら

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