社内向けメール

社内向けメールの文例集

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社内メールの例文集
ここではコピペで使える「社内向けのメールの例文集・メールテンプレート」の書き方とビジネスメール例文を載せました。シチュエーションごとにまとめましたので、メールを書く際の参考にどうぞ。

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社内向けメールの書き方・マナー

ポイント1 相手を労う言葉・挨拶を忘れずに!

社内メールは必要最低限の情報を明記すればいいという風潮があります。しかし、シンプルな文面でも、相手を労う言葉や挨拶があるだけで、モチベーションアプや社内の人間関係を円滑にするのに役立つこともあります。

ポイント2 簡潔でも丁寧に書きましょう

日頃から身内(社内)に対して気遣い、配慮の気持ちを込めたメールを書いていると、社外に対するメールも自然と丁寧なものになっていきます。

より多くの言葉を入力することは、面倒なことかもしれません。しかし、それを面倒とh思わず、相手に不快な思いをさせない配慮からなる行動は、周囲からも評価され、仕事がデキると思わせられるポイントだったりします。

社内メールでは過剰な敬語は不要ですが、デキる人の心を込めたメールには冒頭での挨拶は必須です。

ポイント3 効率的に読めるよう、レイアウトに配慮

なお、社内メールでは、相手が読みやすいようなレイアウトになるよう、箇条書きにするなどの配慮が大切です。しかし、重要な点を強調するために、一行にわたって装飾文字でラインを長く引く必要はありません。ラインなどの装飾は、日時や場所、変更点など、特に重要なポイントのみに留めるべきでしょう。

社内メールの注意点

社内メールを送るタイミングって?

業務上の連絡・報告などを使用する。ただし、メールに頼りすぎない工夫も大切!

社内メールは、社内の人に対して、主に業務上の連絡や報告を行うときに使用されます。自分にとって都合の良いタイミングで遅れて、文字として形に残るというメリットから、社外メール同様、社内メールも業務上欠かせないものとなっています。

とはいえ、「隣の席の人に対してもメールで連絡・報告する」というのがいつでも適切とは限りません。理想的なコミュニケーションは「口頭+メール」と言えます。まずは口頭で「◯◯さん、お仕事中申し訳ありません。今お時間よろしいですか?」と相手の都合を確認した上で「明日の会議が9時からに変更となりました。念のため、この件をメールしておきます」といった具合です。

メールや対面、電話など、どの方法を用いてコミュニケーションを取るかは相手の意向やその内容によって、臨機応変に判断するものです。相手の立場にたつ、これは「こういうときにはこうしなければならない」と言い切ることが難しい面もありますが、タイミングや用件から「どういう方法で連絡があると相手は仕事をしやすくなるか?」を、自分なりに考えて行動出来るようになるのが大切です。

社内メールには何を書けばいい?

挨拶→本題→「よろしくお願いします」が基本!「ください」言葉に注意しよう

メールの書き方のルールは、社外宛・社内宛、どちらも基本的には同じです。しかし、社内メールは社外メールよりも簡素であっても良いとは言えます。また、冒頭の挨拶も「お世話になっております。」ではなく「お疲れ様です。◯◯です。」と書きます。

挨拶を記したら本題に入ります。ここで気をつけたいのは「ください」という言葉です。たとえば「見積書を12時までにもってきてください。よろしくお願いします。」とお願いの一言を伝えましょう。

仕事ができる人はどんなに忙しくても相手のことを思いやり、丁寧なメールを作成、送信しています。社内の人に対しても礼を尽くせる人は、社外の人にも同様、またはそれ以上に礼を尽くすことができると評価されるはずです。

同僚や先輩へのメール

◯◯さん、お疲れ様です。
※相手の名前+挨拶

忙しいところ申し訳ないですが、
※クッション言葉

△会社宛の見積書を、12時までに持ってきてもらえますか?
※質問形にする。「ください」言葉に注意

よろしくお願いします。
※お願いの一言を忘れずに。

上司へのメール

◯◯部長

お疲れ様です。◯◯です。
※相手の名前+挨拶

ご多忙の中、恐縮ですが、添付のとおり、
※クッション言葉

△会社の見積書をご確認いただけますでしょうか?
or
△会社宛ての見積書をご確認いただけますと幸いです。
※質問形もしくは「幸いです」で言い切る。

よろしくお願いします。
※お願いの一言を忘れずに

社内向けメールの文例集

つづいては、社内向けメールの文例集をご紹介します。該当する項目を見て、社内メールを書く際の参考にしてください。



上司からの仕事を引き受ける(社内向けメール)

件名:見積もりについて承知しました

佐々木部長

お疲れ様です。○○部の○○です。

△△社の見積もりを明日午後2時までとのこと、
承知しました。

○○社の企画書については、すでに完成しておりますので、
締め切りは伸ばして頂かなくて大丈夫です。
お気遣いいただき、ありがとうございます。

見積もりの書式について確認したいことがございますので、
お時間があるときに、10分ほどお時間いただけますか。
よろしくお願いいたします。

仕事を任せていただくのは励みになります。
お気遣いなさらず、いつでもおっしゃってください。

よろしくお願いいたします。

上司からの仕事を断る(社内向けメール)

件名:見積もりのご依頼につきまして

佐々木部長

お疲れ様です。○○部の○○です。

△△社の見積もりを明日午後11時までとのこと、
承知いたしました。
仕事をまかせていただきありがとうございます。

せっかくの仕事なのでぜひ引き受けたいのですが、
締め切りについてご相談したく、メールいたしました。

実は、佐藤課長より明日午前11時までに
△△社の資料を整理してほしいと言われています。
資料整理は11時までには終わりますので、その後、
見積書にかかれば午前0時までにはお渡しできると思います。

それで間に合いますか。
どうしても午前11時までに必要でしたら、
佐藤課長と再度検討いたします。

ご検討よろしくお願いします。

部下・後輩への指示の社内メール

件名:【至急】明日の企画会議日時変更の件

○○さん

お疲れ様です。○○です。
明日の企画会議の件です。

取引先の都合で、先方との打ち合わせが、
明日の午後からとなりました。

15時から予定していた開発部の企画会議は、
日時を変更します。

関係部署の担当者に会議の日時変更の連絡を入れ、
あわせてスケジュール調整をしてください。

なお、各担当者宛のメールは、
私にもCCをお願いします。

よろしくお願いいたします。

議事録の社内メール

件名:「20xx年度 第◇回営業会議」議事録

関係者 各位

お疲れ様です。○○部の○○です。

「20xx年度 第◇回営業会議」の件、
下記の通りご報告いたします。

■日 時:○月○日~○日
■場 所:本社A会議室
■出席者:安藤、上田、加藤、木下、矢部(敬称略)
■テーマ:「上記の収支報告および下記予算計画について」
■決定事項:
1.上記について売上は順調だが、営業経費が見込みよりかかっている。
下記は資材価格の高騰も予想され、下記に向けて予算計画の
見直しが必要。
2.次々年度新規に5店舗が営業を開始。
そのための準備金積み増しを検討、年内に結論を出すこととする。

以上、よろしくお願いいたします。

研修参加の報告の社内メール

件名:○○研修会参加のご報告

関係者 各位

お疲れ様です。○○部の○○です。

○月○日(△)の研究会に参加いたしましたので、
下記の通りご報告いたします。

1.日 時:○月○日(△) 10:00~15:00
2.場 所:本社A会議室
3.テーマ:「上記の収支報告および下記予算計画について」
4.講師:◇◇研究所吉田氏
5.感想:景気の動向が不透明なまま増税が行われた場合の
消費者心理について、新たな見解も交えながら
非常にわかりやすく説明していただきました。

以上です。

よろしくお願いいたします。

担当者への転送の社内メール

件名:下記、転送します

営業企画室
佐々木さん

お疲れ様です。○○部の○○です。
本日、当部署にお客様よりお問い合わせがありました。

太陽商事株式会社営業部の山本和夫様とおっしゃる方で、
弊社とは長年お付き合いがあります。

依頼内容は○○の黄色を30個、
できるだけ早くほしいとのことです。

以下、山本様のメールを転送いたします。
ご覧いただき、直接ご連絡していただけますか。
その旨は、私より山本様にお伝えしておきます。

お忙しいところ恐縮ですが、
よろしくお願いいたします。

上司への質問の社内メール(ver1)

件名:飛行機の予約について

◯◯部長

お疲れ様です。◯◯です。

来週のご出張の際の飛行機ですが、
午前と午後どちらの便を予約いたしましょうか。

もし、ご指定のお時間があれば、
合わせてお知らせください。

よろしくお願いいたします。

上司への質問の社内メール(ver2)

件名:質問があります。

◯◯部長

お疲れ様です。◯◯です。

海外勤務の長い部長にお尋ねするのですが
部長は中国語をお話になりますか。

来月、中国からの視察団が当社を見学に訪れる際
簡単なあいさつ文を作成するのですが、
ご協力いただけないでしょうか。

よろしくお願いいたします。

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