メールの書き方

【メールの書き方】続くメールのやり取りを終わらせるには?

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メールでやりとりをしているとき、どこで話しを終わらせればいいのでしょうか。そんな場合の対処をまとめました。

メールのやり取りを終わらせる書き方・マナー

Q:やり取りを終わらせるタイミングが分かりません。どうすればいい?

アンサー:自分からメールを送った場合は「一往復半」、相手からメールが送られてきた場合は「一往復」を目安にやりとりを終わらせます。

基本文例:
もし、上記の内容で不都合がありましたら、お知らせください。
特に問題がなければ、返信は結構です。

ポイント:
基本的に「一往復半(自分⇢相手⇢自分)」も「一往復(相手⇢自分)」のやり取りも、自分からメールを送って終わりにします。「何か問題があったときだけメールでご連絡を」と知らせ、問題がなければメールは不要とすれば、返信するか否かの一つの目安となり、区切りがつきます。

応用フレーズ

応用フレーズ:◯◯について承りました。ありがとうございます。引き続きよろしくお願いいたします。

相手からの返信への感謝の言葉を添えると「ひと区切り」感が出ます。短く簡潔に「了解と感謝」を伝え、さらに末文は単に「よろしくお願いします」ではなく「引き続き」として締めくくります。継続した付き合いのある相手には効果的なフレーズです。

応用フレーズ:それでは、◯日にセミナー会場でお会いできることを楽しみにしています。

約束や日程確認などのメールのやり取りでは、相手と顔を合わす機会があるということなので「~でお会いできることを楽しみにしています」と結ぶと感じよく終わりにできます。
同様に、「では、◯日◯時にお待ちしています」という表現もあります。「それでは」「では」もメールを切り上げる時に便利なフレーズです。

応用フレーズ:今から外出するため、席を外します。17時には戻りますので、上記の件、ご検討をお願いいたします。

席を外すことを伝え、それをメールの区切りとする方法もあります。上記の例文では「外出」を「会議」「打ち合わせ」としてもよいでしょう。「それでは、失礼します」と書き終えることもできますが、理由や戻る時間帯を一言添えると唐突な感じがしません。

応用フレーズ:これからも応援しています。

ビジネスライクな内容の中にも、相手に気遣う一言があると、うれしく感じられるものです。特別な言葉や飾り立てた言葉でなくても、相手の状況や置かれた立場を思いやる一言を添えてみましょう。

「一往復半」と「一往復」

まず、自分からメールを送った場合は「一往復半」がお勧めです。連絡、問い合わせ、質問、確認など、自分から相手に送るメールは、相手からの返信に再度、自分からメールを返して終わりにします。つまり、次のようなやりとりです。

  1. 自分から送信 自分⇢相手
  2. 相手から返信 相手⇢自分
  3. 自分から再度送信 自分⇢相手(終了)

一方、相手からメールが送られてきた場合は「一往復」を心がけましょう。下記のようになります。

  1. 相手から送信 相手⇢自分
  2. 自分から返信 自分⇢相手(終了)

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