ビジネスメールの例文を300以上載せています。社外向け、社内向けメールやビジネスメールの書き方など、役立つテキストが満載。

コピペでOK!今すぐ使えるビジネスメールの例文集

ビジネスチップス

仕事メールはテキスト形式が基本。なぜテキスト形式がいい?│ビジネスメールチップス

更新日:



HTML形式は意外に不便

メールにはテキスト形式とHTML形式があります。テキスト形式は、プレーンな文字情報だけが送られます。HTML形式は、文字の大きさや色を変えたり画像を埋め込んだりできます(リッチテキスト形式もHTML形式とほぼ同様の機能があります)。しかし、HTML形式は以下のような不便な点があります。

  • 容量が大きくなり、ウィルス感染などのリスクが高くなる。
  • HTML形式のメールが読めないメールソフトもある。
  • 行間を広くする、色とりどりに彩る、絵文字を入れる、などは仕事メールには不向き。
  • 引用返信時、頭下げや色文字で表示されるため引用部分の区別がつきにくく、書式も崩れる(テキスト形式では引用部分のぶん等に「>」などの引用符がつき、ひと目でわかる)

などなど、いろいろと不便なことも多いのです。

仕事の連絡ではテキスト形式が好まれている

テキスト形式とHTML形式はそれぞれ機能に違いがあります。使われ方も異なっていますので、理解しておくことが重要です。次のような違いがあります。

step
1
テキスト形式


文字だけを送る形式。文字の大きさを変えたり書体指定をしたりすることはできない。

step
2
HTML形式


ウェブサイトのように、文字の大きさ・書体・色を変えたり、画像やアニメーションを入れたりすることができる。個人宛のPRメールなどではHTML形式が増えていますが、会社間の仕事の連絡では圧倒的にテキスト形式のほうが使われています。HTML形式があまり使われない理由には、次のようなことがあると考えられています。

HTML形式が好まれない理由

  • 通常の連絡では必要がない。書式指定が面倒
  • 受信環境により、書式が狂って見づらくなる場合がある。
  • メールの容量が大きくなる。
  • セキュリティのため、HTML形式のメールをテキスト形式に修正して閲覧する設定にしている人もいる。
  • 古いメールソフトでは、受信できない場合もある。

HTML形式の難点

Outlookなどでは、返信メールは受信したメールと同じ形式になるため、HTML形式のメールへの返信はHTML形式で立ち上がります。これをテキスト形式に切り替えると、引用部分の区別がつかなくなってしまうという難点があります。

なお、Gmailも、メール作成、返信の画面を開いたとき「書式なしのテキスト」をクリックすると、テキスト形式に切り替えることができ、返信の場合は、引用部分に自動的に「>」の引用符がつきます。

多くのメールソフトの初期設定がHTML形式になっているため、HTML形式のメールも増えていますが、仕事ではテキスト形式を基本とし、必要な場合のみHTML形式にすることをお勧めします。

特に必要がなければテキスト形式で

必要があって文字の色や大きさを変えたい場合は、HTML形式を使うのもいいと思います。

ただし、相手がHTML形式のメールをテキスト形式で開く設定にしていると、せっかく「変更点は赤字にしました」などと書いても、わからなくなってしまいます。原稿などの検討で、文章の一部を目立たせたい場合は、Wordにして添付ファイルをつけたほうが、相手も扱いやすいでしょう。

多数の人が「ビジネスメールはテキスト形式」という常識を支持しているので、特に必要がなければテキスト形式にすることをお勧めします。

なお、メールをテキスト形式で作成するかHTML形式で作成するかは、その都度設定できますが、メールソフトの基本設定のところでテキスト形式にしておけば、新規メールは自動的にテキスト形式で立ち上がります。

-ビジネスチップス

Copyright© コピペでOK!今すぐ使えるビジネスメールの例文集 , 2019 All Rights Reserved.