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添付ファイルは何MBまで?添付ファイルのルールとマナー

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PCのスペックも通信環境も、どんどん進歩していますが、容量の多い添付をがんがん送るのは考えものです。どういった手法が最適なのでしょうか。



添付ファイルにもルールとマナーがある。

メールのメリットの1つとして、長文の文書や、表、画像、音声データなどを添付ファイルとして送信することが出来ます。
添付ファイルはとても便利な機能ですが、思わぬ問題を引き起こすこともあります。たとえば、添付するファイルの容量が大きいと、受信できないかもしれません。また、パソコンの環境によっては、送ったファイルが開けないこともあります。

添付ファイルのサイズは3メガまで!

特にファイルのサイズには注意が必要です。合計で3メガを超えるようなときは、データを圧縮したり、分割して送信するなど、サイズを小さくする配慮が必要となります。相手の環境にあわせること、これもマナーです。また、ファイル転送サービス(「宅ふぁいる便」など)を利用すると便利です。次のような場合は、メールなどで事前にお知らせしておくの良いでしょう。

重い添付ファイルを送る場合

5MBの重さの添付を頻繁に送るのはおすすめしません。重いメールが受信箱にたまっていくと相手のPCにも負担になります。また、相手が出張先などでスマホで見ることが予測される場合は、契約容量を超えさせてしまうかもしれません。ということで、重たいファイルを送りたいときは、無料のファイル転送サービスや、クラウドの共有機能などを利用しましょう。これであれば、相手側の受信箱に負担をかける心配がありません。また転送サービスを利用したほうが、セキュリティ上の心配もありません。

注意したい添付ファイル

  • サイズの大きいファイルを送るとき
  • ファイル転送サービスを利用するとき
  • あまり一般的でない形式のファイルを送るとき(例:Illustrator形式、Photoshop形式など)

相手がもっていないソフトを使っていないか

「.ppt」など、ファイル名の「.」より後ろにつくものは「拡張子」といってそのファイルがどのような形式で造られているかを示します。たとえば「.docx」「.xlsx」「.pptx」など、マイクロオフィス各種ソフトの2007以降のバージョンで作成したものは、Office2003以前のバージョンでは開くことが出来ないため注意。

また、Adobe Illustratorなどのデザインソフトで作成したファイルを送る場合「Illustrator CS3で作成したファイルはご覧になることができますか」と事前に相手の環境を確認することがベスト。デザイナー関係の人なら使用必須のソフトなのでそのまま問題ないと思います。

主に次の形式の添付ファイルは送ってOK!

  • Wordファイル:「.doc(x)」
  • EXCELファイル:「.xls(x)」
  • PowerPoint:「.ppt(x)」
  • テキストファイル:「.txt」「.rtf」
  • 一太郎の文書ファイル:「.jtd」
  • PDFファイル:「.pdf」
  • 画像・写真ファイル:「.jpg」「.jpeg」「.bmp」
  • 音声ファイル:「.mp3」「.wma」
  • 圧縮ファイル:「.zip」

※ただし容量には注意しましょう。

個人情報資料の取り扱いに注意

セキュリティの面から言っても、メールに資料を添付してそのまま送るよりは、ファイル転送サービスを使用したほうが安全です。
最近では軽いファイルでも、個人情報保護の関係でファイル転送サービスを使う会社が増えています。また顧客情報や個人名など、個人情報の入った資料は最低限、パスワードを設定して添付するのが基本ですので注意してください。

サイズやセキュリティが心配な場合は、ファイル転送サービスを使用するのがオススメです。

添付ファイル200%活用法

ステップアップとして以下のようなことに気をつけましょう。

  1. 添付ファイルの形式を本文中に明記しよう
    受信者によってメールの環境は違うもの。添付ファイルの形式を本文集に示しておけると、受信者も安心して開けるでしょう。

    (例)●「企画書(PowerPoint形式)をお送りします。」

  2. 複数の添付ファイルを送るときは、それぞれの説明を伝えよう。
    どのファイルをどんなふうに使って欲しいか、箇条書きでまとめましょう。

    (例)●展示会企画書(PowerPoint形式)・・・まず御覧ください。
       ●昨年度入場者データ(EXCEL形式)・・・参考資料です。

  3. 本文と添付ファイルを使い分けよう
    次のようなものは添付ファイルを利用すると良いでしょう。

    (例)●相手に内容をチェック、修正・編集してもらいたいもの(原稿など)
       ●内容が独立しているもの(提案書、企画書、スケジュール表、見積書、分析データなど)

ただし、相手の環境によってはセキュリティ対策や自社サーバの事情で、一定容量以上のメールをはじく設定にしている会社もあります。容量はどのくらいまでの添付が可能か、事前に確認するのがベスト。

常識的な考え方としては、3MBぐらいまではそのまま送ってOK。5MB以上の添付ファイルを送る場合には、後述のファイル転送サービスを使うのがベストと言えます。

また、WordやPowerPointなどに何気なくコピペした画像が、ファイルを異様に重くすることも。画像処理ソフトなどで容量を小さくしてから送りましょう。

添付ファイルの付け忘れを防ぐコツ

ところで、ビジネスメールを書いているときに添付ファイルを付け忘れてしまうことはありませんか? 僕はよくあります。

付け忘れることを防ぐために、メールの文内にファイル名を書くと、ある程度は付け忘れを防ぐことができますよ。

御社のデザイン案を添付しました。
添付の「A社様サイトデザイン案.doc」をご確認ください。

こうすることで、相手が添付ファイルを見落とすことがなくなり、添付し忘れても、相手に指摘してもらえます。最近はメールソフトが「添付ファイルを付け忘れていませんか?」とアラートをくれる場合もありますね。

結論

というわけで、結論です。

  • 添付ファイルは3メガまで!
  • 重い添付ファイルを送る場合には、ファイル転送サービスなどを使う。
  • 個人情報の入った資料は扱いに注意。少なくともパスワードをかけて添付しましょう。
  • 容量的にもセキュリティ的にも「ファイル転送サービス」を使っておけば安心。

ぜひ参考にしてみてください。

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