ビジネスメールには大きく分けて、社内向けと社外向けがあります。前者は会社を代表して出す文書なので、正確に丁寧に書くことが必要となります。一方、社内文書は、簡潔かつわかりやすいことが一番です。ここでは「社内向けメールの例文集・メールテンプレート」のビジネスメールを紹介しています。シュチュエーションごとにまとめましたので、メールを書く場合の参考にどうぞ。
社内メールの書き方のTips
- 社外メールよりも簡潔でOK。
- 部署内のメールでも礼儀は忘れないようにしましょう
- 転送メールは何も書かずに転送するのではなく、自分が知っている情報を書くこと。それで余計なトラブルを防げます。
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社内メールの書き方
社内メールのマナーは社風にもよりますが、社外メールよりもさらに簡潔に、ムダを省くことが望ましいと言えます。まずは、自分の職場の慣習に従うべきですが、下記のようなルールを頭に入れておきましょう。
- 同報メールの場合は「社員各位」「営業部各位」など、同報の範囲がわかるように宛名を入れます。
- 始まりの文章は「お疲れ様です。○○です。」という書き出しを使います。
- 社内メールは簡潔でいいとは言っても、「です」「ます」など最低限の尊敬語は使いましょう。
上司宛てのメール
業務連絡としての社内メールの場合は、上司であっても敬語をそこまで過剰に書く必要はありません。簡潔に伝わることを目標に、シンプルを心がけましょう。
社内メールの同報メール
社内では、担当者同士で同報したり、部や課ごとに一斉メールを配信したりすることがよくあります。同報の場合は、その範囲を名確認するため、宛名を入れます。
社内メールにも敬語は必要？
親しき仲にも礼儀あり！ 目上の人へのメールには必ず敬語を
「親しき仲にも礼儀あり」です。特に目上の人にメールを送信するときは、必ず敬語で書くようにします。当たり前のことですが、敬語は相手を敬う気持ちを表すものです。社内・社外に関わらず、目上の人には敬意を表すようにしましょう。
一方、目上の人が目下の人に送信する場合は、相手との関係、距離感によって、多少の使い分けができると良いでしょう。信頼関係が出来上がっている関係であれば、後輩に対して「◯◯さん、明日の会議の準備、よろしく！」という具合にくだけていても、問題はないでしょうが、できるだけ避けましょう。一般的には「◯◯さん、お手数ですが、明日の会議の準備、よろしくお願いします。」という程度の丁寧さは表現しておきましょう。
社内メールを書くポイント
効率・受信者への配慮、公私混同に注意しましょう。
社内メールにはイベントなどの告知もあります。参加の可否について問う内容のときは、その返信期日がわかるような件名をつけられると良いでしょう。
なお、「今日のランチは◯◯でｓ！」「今夜の飲み会、楽しみだね！」など、業務意外の連絡は会社のPCやメールアドレスを使用しないようにします。
会社によっては、社員のメールの内容をチェックしている場合もあります。会社の美品は、あくまでも仕事に関わることに使用しましょう。
「さん」「様」「殿」「部長」、敬語の付け方
基本の形「肩書+名前+様」を覚えよう
社内メールにも敬称は必要です。たとえば、部長宛てのメールであれば「鈴木部長」となります。肩書がある場合は、正式には「肩書き+名前+様」となるので、社内メールでも、冒頭にはこれらを書くのが基本のルールです。
「殿」は、目上から目下の人に向かって、または、公文書に使用する敬称ですので、社内メールでは使用しません。
なお、近年「鈴木部長」のような役職での呼び方を配信し、全員に対して「さん」付けで呼ぶ会社も増えてきました。こういったルールがある場合「目上の人に対する敬意は決して忘れていはいけない」という基本を踏まえた上で、会社のルールに従って「さん」付けをします。
社内の不特定多数に送る場合。
また、社内の多くの人向けに送信する場合は「各位」とします。「各位」が皆様へ向けた敬称となるので、「各位様」などとするのはNGです。
社内メールの敬称
- 部署名+肩書+名前+様
（例）人事部
部長 ◯◯様 - 本文中は「肩書き呼び」または「さん付け」
（例）〇〇部長 お疲れ様です。
◯◯さん お疲れ様です。
社内メールだけで全てを済ますのはNG
社内コミュニケーションも取りましょう。
社内コミュニケーションを何もかもメールですまそうとすると、お互いの気持ちが見えにくくなり、チームワークが低下します。大事なデータを送ったら「今、送りました」と声をかけたり、上司への報告をメールでしたら口頭でも説明するなど、できる範囲で顔を合わせたコミュニケーションを挟んでいくのがおすすめです。
社内向けメールの例文集 一覧
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