メールの書き方

対応を催促する場合のフレーズ

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催促メールの書き方・マナー

Q:対応を催促するには?

アンサー:支払いに限らず、仕事の催促などでも、「一体どうなっているの?」と先走る感情を一旦抑え、まずは相手の状況を確認してから対応を考えます。

基本文例
先日、お願いした〇〇の進行状況はいかがでしょうか?
一度、内容確認したいので、◯日までにご提出いただけると幸いです。

ポイント1
まずは、相手の状況を打診します。

ポイント2
具体的な提出期限をこちらから示すようにすると、ずるずると引き延ばされる事態を食い止めることができます。

NGフレーズ

NGフレーズ: 〇〇の提出、なる早でお願いします。

「なるべく早く」の略語が「なるはや」。こうした俗なフレーズは軽々しい印象を与えるので、懇意な相手との内輪のやり取りで使うに留めます。ビジネスメールでは期日を指定し、きちんとした言葉遣いを心がけましょう。

NGフレーズ: まだ返却されていませんが、どういうことですか?

返却を催促する場合も、相手を責め立てる口調は避け、相手の使用状況をまず確認。感情的なメールは、相手の心証を悪くし、トラブルのもとです。

応用フレーズ

応用フレーズ: 先日、お貸ししておりました〇〇の写真ですが、会社案内制作のため必要となりましたので、恐れ入りますが、至急ご返却をお願いいたします。

貸し出したものの返却を催促する場合は、返却が必要となった理由を書き添えておきます。相手に何かしらのアクションを促す場合、「ご返却ください」だけで済まさず、「恐れ入りますが」や「お手数ですが」などの一言を添えると、丁寧で気遣いのある文になります。

応用フレーズ:先日、依頼いたしました〇〇の件ですが、納期の◯月◯日を過ぎても納品がなく、いかがされたものかと案じております。

「どうなっていますか」と言う直接的な尋ね方よりも「いかがされたものかと案じております」がスマート。行き違いや送信ミスの可能性も想定した尋ね方が適切です。

応用フレーズ:
0月0日に提出をお願いしておりました〇〇の書類はお送りいただいておりますでしょうか?
お手数をかけて恐縮ですが、ご確認いただければ幸いです。

相手の手違いによる未提出という事態も想定し、期日までに提出されていない事実を述べ、確認を依頼します。相手の提出忘れと最初から決めつけた尋ね方は、もし、行き違いだった場合などにしこりを残します。

応用フレーズ: ご事情があるかと思いますが、まずは現状をお知らせいただけると幸いです。

上記のメールを送っても、反応がない時に使う一文。これに、事実を整理する文章や「行き違いでご送付いただいておりましたら、ご容赦ください」など相手を気遣う文章を添えましょう。

催促メールの参考文例

催促メールの文例集(社外向け)

ここではコピペで使える「催促メールの例文・メールテンプレート」のビジネスメール(社外向けメール)と書き方をまとめました。返事がない場合の確認依頼や、入金の催促など、いろいろなシチュエーションごとに失礼 ...

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支払いの催促メールの書き方・マナー

Q:送金を催促するには?

アンサー:相手の事情も鑑み、まずはメールで状況確認から。感情を抑え、攻め口調ではなく確認することから始めましょう。

基本文例
0月0日付けにて請求書をお送りしたのですが、お手元に届いておりますでしょうか?

×月×日の時点でまだご送金がなかったため、今一度、請求書送付についてご確認にお願いする次第です。
恐れ入りますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。

ポイント1
日時を明記し、事実関係を確認します。

ポイント2
「お手元に届いておりますでしょうか?」と、まず請求書が届いているかどうかを打診します。実際に手元に届いてないことも考えられるので、最初から決めつけないように注意しましょう。相手に「気づかせる」文面にするのがポイントです。

ポイント3
請求書が相手に届いていても、何らかの事情で対応が遅れていることもあるので「ご確認をお願いする次第です」と、今一度の確認を相手に促します。

NGフレーズ

NGフレーズ: まだ入金がないのですが、どうなっていますか?早急にご対応ください。

入金がないという状況に直面すれば、支払いの催促は当然の行為ですが、一方的な抗議口調は考えもの。相手の状況を無視して、むやみに急き立てたり責めたりするのは避けましょう。

応用フレーズ

応用フレーズ: 前回、0月0日にご送金いただいてから、次の送金がまだ確認できておりません。送金予定日をお知らせいただけないでしょうか。

自分が支払う立場で、すでに支払いの意思と準備があった場合、相手の都合で責め立てられるのは不愉快なものです(有無を言わさず督促を要する場合はこの限りではありません)。相手の事情も鑑み、いきなり催促するのではなく、まずはメールで相手の状況を打診してみましょう。

応用フレーズ: ×月×日付けにて〇〇の代金の請求書をお送りしましたが、本日現在、ご送金が確認できておりません。恐れ入りますが、今一度ご確認いただきますようお願い申し上げます。

先の文例よりも、やや強い調子の督促文。事実を端的に伝えるに留め、詰問調の文章にならないように気をつけましょう。「恐れ入りますが」のような緩衝材になるフレーズを添えると、文章が和らぎます。

応用フレーズ:ご送金が確認できました。早急にご対応いただき、ありがとうございます。

未入金の連絡をした後、送金が確認できた場合は、相手の早急な対応に対し、すぐにお礼のメールを送りましょう。

支払いの催促メールの参考文例

支払いの催促メールの文例集(社外向け)

ここではコピペで使える「支払いの催促メールの例文・メールテンプレート」のビジネスメール(社外向けメール)と書き方をまとめました。いろいろなシチュエーションごとに失礼のない例文をまとめましたので、メール ...

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