メールの書き方

しばらく連絡できない場合のメールの書き方は?

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連絡できない時のメールの書き方は?

クエスチョン

ビジネスでは連絡できないときがあるもの。返信が出来ない場合にはどのように表現すればいいのでしょうか?

アンサー

これから移動や外出をする、あるいは会議や打ち合わせが間もなく始まるというとき、あらかじめその旨をメールで伝えておくと、相手はその間、対応や作業が出来ます。

基本文例

これから外出しますが、16時には帰社します。それまでに下記の内容をご確認いただけますと幸いです。

ポイント1:パソコンの前にいない、あるいはメールチェックができない状況になることを事前に知らせます。

ポイント2:メール対応が可能となる時間を伝えておくと、相手もその時間までの対応や作業の予定が立ちます。

ポイント3:外出や打ち合わせに入る前に、依頼したい作業や対応を伝えておくと、次に連絡が取れるようになるまでに何らかの手が打てます。

NGフレーズ

これから外出するので、16時まで戻れません。

「16時まで戻れない」と否定的に書くのではなく「16時には戻っています」と肯定的に用言すると「次に何をするか」「次にどうすべきか」と前向きな対応を考えることが出来ます。同じことを伝えるのでも否定的表現より肯定表現のほうが物事が前に進みやすくなります。

OKフレーズ

これから現地に出発しますので、次にメールをチェックできるのは到着後の17時以降の予定です。

連絡を要する相手には、連絡が取れなくなる前に連絡が可能となる時間帯を具体的に伝えておきます。

明日、出張から戻りますので、本日中にご提出いただければ、戻り次第、対応いたします。

不在にする期間、その間に進めておいてほしい用件、その後の対応を事前に相手に知らせておくことで、ロスを防ぐことができます。

あいにく終日、不在にしております。お急ぎの用件がございましたら、弊社の鈴木にお電話いただけますと幸いです。

不在中に緊急の問い合わせがある場合にも対応できるよう、自分の代理で対応可能な者の名前や連絡方法を相手に伝えておきましょう。

連絡出来ない状況での段取りを考える。

打ち合わせ中でも携帯電話の電源をオンにして、電話がかかるやいなや、その場で別の客先と話し始める営業マンがよくいます。仕事とはいえ、クライアントを前に携帯電話にでるのはNG。どうしても出なければ行けない場合には、「ちょっと失礼します。緊急な用事で」と一言断りを入れましょう。
携帯電話やノートパソコンを持って移動しても、それが使えない時間や状況は発生します。そうした時の対応を考えておくと対応力が鍛えられます。

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