ビジネスメールの例文を300以上載せています。社外向け、社内向けメールやビジネスメールの書き方など、役立つテキストが満載。

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こんなときどうする? ビジネスメールの困ったを解決する11の答え

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メールに費やす時間を減らすには?

結論や重要事項から先に書き、辞書登録で入力を素早く。

まず無駄なことをだらだらと書かず、要件のみを簡潔にまとめて書きます。「相手にとって必要な情報か」「自分の都合で書いていないか」うぃ送る前に確認しましょう。
結論や重要事項を先に述べ、私的な見解や意見は簡潔にまとめて最後に書き添えるほうが好ましいです。

次によく使うフレーズを辞書登録しておき、入力する手間を省くことです。
「お世話になります」「よろしくお願いいたします」などの定番フレーズ、入力に時間がかかる特別な言葉や固有名詞、専門用語なおでゃパソコンの辞書登録昨日を利用して登録しておきます。

たとえば「か」でカスタマーサービスと登録しておくと、「か」を入力したときに文字の変換候補のなかに「カスタマーサービス」と出てくるようになるので、一から文字を入力しなくてすみます。

メールを早く返すことも必要ですが、本当に急ぐ要件のときは、メールを使わず電話や対面で直接話すほうが早く解決することもあります。

また、本当に早く適切なビジネスメールを書きたい場合には、当サイトをご活用ください。(^^)

 

メールと電話、どちらがいい?

状況に合わせ、適切な伝達手段を選択しましょう。

メールによる伝達が適切と思われるのは次のようなケースです。

  • 電話をかけるほどでもない要件を伝えるとき(電話で伝えそびれた場合も含む)
  • 要件を記録として残しておきたいとき(伝えたという証拠を残しておきたいとき)
  • 口頭で伝えたことを文書化して、確認や念押ししたいとき
  • 時間を問わず伝達したいとき(相手の時間を奪いたくないとき)
  • 遠方の相手とのやりとり(海外を含む)

急を要する要件の場合は、メールより電話で話すほうが得策です。伝える内容によっては、「電話のあと、メールで本題」「メールの後、電話で補足」とメールと電話で補完しあうとより確実です。

こみいった依頼やお願い、お詫びや謝罪はメールで済まさず、できれば対面か、電話で連絡を。

トラブルのときほど、メールに依存した対応は相手を軽視した対応と受け止められがちです。自分の都合ではなく、自分が逆の立場なら……と相手の都合を考え、伝達手段を選ぶようにしましょう。

 

送信ミスを減らすには?

ミスを起こしにくい環境を整える

メールの送信ミスは誰にでも起こりうることですが、どんなに急いでいても、送信前に文面だけでなく送信先のアドレスも必ず確認しましょう。

■アドレス帳の整理

→名前、社名、部署名での表記徹底。
→同姓の相手の区別

継続したやりとりが発生する相手は、名前だけでなく社名や部署名がわかるように登録する。

■ファイル名の工夫

→通し番号や日付を付けて、違いをわかりやすくする

 

添付し忘れのミスも多いですが、本来送るべきファイルではなく、ほかのファイルを送ってしまう間違いも。混同・混乱しないようなファイル名の工夫を。

■処理の手順

→1件1件、確認しながら処理

同じアドレスに送られてくる申込みメールや注文メールは混同しがち。1件返信してから、次のメールに返信するなど、慎重・確実に処理。

■メールの内容を吟味

→読まれて困ることは書かない。

人の悪口、中傷など、人を不愉快にするネガティブな内容のメールは安易に書かないに限ります。

 

メールで雑な印象を与えてしまう

読み返す習慣をつけて誤字脱字をなくす。

誤字脱字の多いメールは、雑な印象を与えます。
送信前に今一度、件名、本文を読み返す習慣をつけましょう。「わかりきっている」「間違うはずがない」という過信から起こるミスも防げます。

メールによく見られるのが、相手の名前の書き間違い。「さいとうさん」の漢字は「斎藤」それとも「斉藤」?「あべさん」の漢字は「阿部」それとも「安倍」?
送信する側にはちょっとした間違いと思われても、本人にとってはたった一字でも名前の誤りは不快です。

社名の間違いも気をつけましょう。メールを送信する前に、相手の会社名、氏名の確認は怠りなく。部署名、敬称にも気をつけましょう。パソコンの漢字変換に頼りすぎるのも危険です。

数字の書き間違いがないかもチェックを。メールに多いのは、日にちや時間の書き間違いです。送信前に固有名詞と数字は特に注意して確認しておきましょう。

 

メールでそっけない印象を与えてしまう。

単刀直入な表現を避け、緩衝材になる言葉を添える。

たとえば「いやです」「だめです」「出来ません」という拒否する言葉を最初に書いてしまうと、相手はとりつく島がありません。

このような場合は「申し訳ありませんが」「あいにく」など、緩衝材になる言葉を添え、「できかねます」「難しいです」と婉曲な表現で断ることをおすすめします。

同じ言葉でもメールの文章はきつく、冷たく感じられるので、言葉遣いは慎重に、相手を不快にさせない気遣いをすることが必要です。

それか、この当サイトのメール例文を使えば、早く丁寧なメールが書けると思います。

 

メールで好印象を与えるコツには

同じことを言うのでもポジティブな表現に言い換えることです。

例えば「すみません」より「ありがとう」そのほうが、肯定的、前向きな印象を与えます。一方、「すみません」で始まるメールは、後に続く文章もネガティブになりやすいです。

「すみません」は謝るとき以外にもいろいろと使える便利な言葉ですが、正式な謝罪の言葉は「申し訳ございません」です。

「ありがとうございます」と言われて嫌な気持ちになる人はまずいません。感謝の言葉から始めることも好印象を与えるコツと言えるでしょう。

 

ビジネスメールで顔文字を使ってもいい?

避けましょう。言葉で親近感を伝える努力を。

親しい相手と私的にやりとりするメールでは、顔文字を使うのが一種の親近感の表れにもなります。携帯メールで絵文字が多様されるのも、気持ちを代弁してくれるからです。

ですが、ビジネスメールに顔文字を多用するのは避けたいもの。顔文字だけでなく、馴れ馴れしい言葉遣いも送るほうは親しみを込めて使ったつもりでも、ビジネスの場では失笑を買うだけです。

だからと言って、必要以上にかしこまったメールも窮屈なもの。やりとりを重ねる頻度や相手との親密度によってはくだけた表現を使うこともときには良いでしょう。ただ、節度を守り、相手に失礼のない範囲で使うに留めることを忘れずに。

 

返信はいつまでにすればいいの?

即答できるメールか時間を要するメールか、優先順位をつける。

即答できる内容であれば即返信をし、時間を要するものは、一言その旨を先に相手に伝え、改めてメールを送るとよいでしょう。

時間的な余裕があるときは、大半のメールにすぐに返信できますが、急いでいるときや限られた時間でメールチェックするような場合は、「即答できるもの」「急ぎのもの」「重要な内容」というポイントで返信の優先順位をつけるとよいです。

メールの対応というものは、ある意味きりがないものなので、メールチェックの時間を決め、集中して対応するのも一手です

実際、多忙な経営者の中には、一日のうちメールチェックをする時間を決め、対応している人も少なくありません。

 

返信し忘れを防ぐにはどうするか

受信した旨をすぐに返信しておく

読んですぐに返信しておかないと、後回しにするほど見落としたり、返信し忘れたりする確率も高まり、送りづらくなってしまうこともあります。

メールはお互いの顔を見ることがない上に、システムや回線の都合で100%確実に届くとは言えないツールでもあります。すぐに返信しておけば、相手の不安も解消することが出来ます。

「質問や相談をしたい」「人を紹介してほしい」という場合のメールも要注意。相手から返信があり問題が解決すると、安心してそのままお礼を忘れてしまう・・ということが多いようです。相手は「結局、どうなったのかな?」と案じているものです。

「おかげさまで不明な点がわかりました」
「〇〇さんに教えていただいた方法で試してみたところ、解決しました」
「残念ながら解決には至らなかったのですが、◯◯さんのアドバイスはとても勉強になりました」
「◯◯様をご紹介いただき、ありがとうございました。早速ご連絡したところ、快くお引き受けいただくことになりました」

など、結果報告を兼ねて必ずお礼を伝えましょう。

 

誤ってメールを送信したときはどうするか

速やかに連絡を。アドレス帳の表記見直しも。

送信ミスをしたときは、速やかに相手にお詫びの連絡をしましょう。あわせて、誤送信してしまったメールの削除もお願いします。

メールの内容によっては、メールやお電話でのお詫びではすまない、重大な問題に発展することもあります。誤送信が起こる原因のひとつとして、相手のメールアドレスの「送信者名」がローマ字表記になっていることが挙げられます。

ローマ字表記だと、たとえフルネームでも見間違えやすいもの。「fuji」「tanaka」という姓だけの表記も、多い姓の場合は同姓の知り合いや客先の担当者がいると混同してしまいがちです。

メールでやりとりする回答が多い相手であれば、自分のメールソフトのアドレス帳には名前と社名(あるいは担当部署など)をあわせて日本語表記し、登録しておくと良いです。

参考 誤送信した場合の謝罪メールはこちら
 

メールで使わないほうがいい表現とは

決めつけや断定する表現は避ける。

「◯日までの納品は無理です」
「◯◯の内容が間違っています」
「まだ支払われていませんが・・・」
このように、最初から断定したり、相手の非を責めたりするような表現は、口頭で言う以上にメールで書くときつく感じられます。

もしあとで行き違いや誤解だと判明したときには、気まずい思いだけが残ります。
現状で対応が困難な場合でもダメだと言いきってしまわず、下記のように代替案を提案し、状況が少しでも前に進むような対応を心がけましょう。

例)◯日までの納品が難しい状況です。
  もし可能であれば◯◯日までお待ちいただくことは出来ないでしょうか。

また相手を責める前に「ご確認いただけますか」と打診してからでも遅くはありません。
最初から決めつけず、手違いの可能性も考慮したうえで、下記のように相手に確認を求める姿勢が大切です。

例)◯◯の内容は、△△ではないでしょうか。
  今一度ご確認お願いいたします。
例)◯月◯日の時点で入金が確認できませんでした。
  恐れ入りますが、再度ご確認をお願いいたします。

 

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