メールの書き方

お礼メールの書き方について

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自分のために何かをしてもらったときや、お世話になったときは、相手の厚意に対して感謝の気持ちを伝えるのがマナーです。直接会ってお礼を伝えるのも大事ですが、会いに行く時間をすぐに確保できない場合も多いもの。そういうときは、メールでお礼の気持を伝えましょう。

ここでは、お礼メールを送るときのマナーと文例をご紹介します。ビジネスシーンや日常生活でも感謝の気持ちを伝える事がある場合には参考にしてください。

お礼メールの書き方・マナー

まず、お礼メールを書くときに心がけておきたいマナーについて説明します。3つのポイントを押さえておきましょう。

お礼メールは早めに送る。

できればお世話になった当日、遅くとも翌日には送りましょう。

何かお世話になったあとに感謝の気持ちを伝えるときは、メール内容ももちろんですが、メールを送るタイミングも非常に重要です。時間を空けすぎてしまうと、伝わる感謝の気持ちも半減してしまいます。できれば、当日中にお礼メールを送ることを心がけましょう。遅くても翌日までには送ります。相手と信頼関係を築くためのツールとして、お礼メールを有効活用しましょう。

件名はわかりやすく「〇〇のお礼」が基本

お礼メールの件名は、件名は簡潔にわかりやすくがベスト。基本的には、お礼メールの件名は「〇〇のお礼」としておきます。例えば、食事会や宴席でのお礼を伝えたい時には「懇親会のお礼」、送別会を開催してくれたお礼を伝えたい場合には「送別会のお礼」などです。

「はじめまして」でお礼メールを送る相手には「〇〇のお礼(氏名)」や「〇〇のお礼(大学名・学部名・氏名)」の形で送ります。営業で打ち合わせの時間を頂いた場合は「ご面談のお礼(社名・氏名)」、面接のお礼を伝えたいときは「面接のお礼(大学名・学部名・氏名)」など。メールを受け取った相手が、件名を一目見ただけで「あの時のことだな」とわかるタイトルにすることが大切です。

何がうれしかったのかを具体的に書く

自分にとって相手のどんな言動が特に印象に残っているのか、うれしかったのか、素直な気持ちを自分の言葉でなるべく具体的に伝えます。「うれしかったです」だけではなく、いつのことなのか、相手のどの好意に対してのお礼なのかを具体的に書きましょう。結びに今後も変わらない支援や指導をお願いしましょう。

お礼メールの基本フォーマット

(宛名 挨拶、名乗り)
<<いつ、何をしてもらったか>>
 ・「喜び」を具体的に書く:いつ、どこで、誰が、何を、どのように
ありがとうございました。

<<誰がどのように喜んでいるのか>>
<<それが仕事にどう生かせるのか>>
 ・今後の仕事とつなげる:モチベーション、意気込みなど

<<結びにもう一度お礼>>
・結び

(署名)

お礼メールの書き方のポイントまとめ

  1. お礼は早めに。
    お礼はできるだけ早く、できれば当日、遅くても翌日には伝えましょう。
  2. 何がうれしかったのかを具体的に書く
    自分にとって相手のどんな言動が特に印象に残っているのか、うれしかったのか、素直な気持ちを自分の言葉でなるべく具体的に伝えます。
  3. 今後の変わらない支援をお願いする。
    お礼や感謝の気持ちを伝えて、今後も変わらない支援や指導をお願います。

お礼メールの例文


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