メールの書き方

贈り物を断るときのビジネスメールの書き方は?

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贈答品や祝いの品を、社内規定などで受け取れない場合、どのように断ればいいのでしょうか? 書き方のコツをまとめました。

贈答品を断る時のメールの書き方は?

クエスチョン

会社の規定により、お土産や物品を受け取れません。。贈り物を断る場合、どのように表現すればいいのでしょうか?

アンサー

断りのメールは書きづらく、難しいものです。事務的でそっけなくならないよう言葉を選び、相手の厚意に感謝しつつお詫びの気持ちを伝えましょう。

基本文例

基本文例このたびは結構なお品をお送りいただき、ありがとうございます。大変恐縮しております。せっかくの心遣いに答えられず、心苦しいのですが、弊社では、お取引先からの贈り物はお受けできないことになっております。

ポイント1冒頭でまず、相手の心遣いにお礼を述べます。続く「大変恐縮しております」の一文では、文字通り相手の心遣いに対し恐縮する気持ちを伝えます。

ポイント2贈答品の類を受け取れないことを伝える前に、相手の好意に答えられないお詫びの気持ちを添えると、丁寧で誠実な印象の一文になります。「申し訳ない」に代わるフレーズが「心苦しい」です。

NGフレーズ

当社に贈答品をお送りいただく事は固くお断りしております。

直接的すぎる表現は、相手の反感を買います。相手が厚意で贈ってくれていることに思いを馳せ、失礼のない断り方を工夫しましょう。メールの文章は話し言葉よりもキツイ印象与えます。

応用フレーズ

せっかくのお心遣いに応えられず、心苦しいのですが、弊社ではお取引様との公平なお付き合いの為、贈り物はお受けできないことになっております。

頭から拒絶するのではなく、受け取れない理由をきちんと述べることで、相手の理解を得ることができます。「せっかくのお心遣いに答えられず、心苦しいのですが」の一文を添えることで、恐縮している気持ちが伝わります。

お気持ちだけありがたく頂戴し、お贈りいただいた品は別便にてご返送いたしましたことどうか、ご容赦ください。

前に紹介した基本文例に続く一文です。返送したことを詫びるフレーズには「気持ちだけありがたく頂戴し」のほか、「誠に勝手ながら」「無作法とは思いましたが」などがあります。

せっかくお送りいただいた品を勝手ながらご返送する失礼をご容赦ください。

受け取った品を返送する旨を伝える一文。「勝手ながら」は、相手への恐縮した気持ちを伝えるフレーズです。

今後はこのようなお気遣いをなさらないようお願いいたします。

やんわりと今後の贈答をお断りする一文。「結構です」「お受けできません」と言う拒絶の表現ではなく、「品物送るような気遣いは無用ですよ」と言う意味合いが「お気遣いはなさらないよう」に込められています。「このようなお気遣いなきようお願い申し上げます」と書き換えることもできます。

贈り物のお断りメールの文例集

つづいては、贈答品やお土産、贈り物をお断りメールの文例集をご紹介します。該当する項目を見て、メールを書く場合の参考にしてください。

贈り物のお断りメールの文例集

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