メールの書き方

【ビジネスメール】相手の間違いを上手に正すには?

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相手の間違いを上手に正すには?

クエスチョン

ビジネスで相手の間違いを指摘しなければならないとき、どのように表現すればいいのでしょうか?

アンサー


「あなたが間違っているので」ということを前提にして文章を始めるより「間違いではないか、確認してみてください」という運びにすると感じがいいです。

基本文例

基本文例:
先ほど、お知らせいただいたメールでは追加料金分が加算されていないようです。
恐れ入りますが、最後ご確認いただけないでしょうか。

◯◯の料金の内訳は、
基本代金xxxx円+追加料金xxxx円です。

ポイント1:
間違いと思われる点をあげ、相手に知らせます。ここで重要なのは、相手の間違いを責めることではなく、相手に間違いを認識してもらうことです。ですから、まず客観的な事実として、どこがどう違うかを述べます。

ポイント2:
最初から「~は間違っています」「~は違います」という決めつける表現ではなく、「間違いと思われるので、確認をお願いします」という運びの一文にすると相手も受け入れやすくなります。その際「恐れ入りますが」というフレーズを添えると、文章が和らぎます。

ポイント3:
相手が確認しやすいように情報を提示します。ここでは料金の内訳を明らかにするおとで、相手に「追加料金」の見落としを知らせています。

NGフレーズ

それは間違っておられます。

たとえ敬語を使っていても、断定した指摘の仕方は相手の反感を買います。

応用フレーズ

入力ミスも考えられますので、お手数ですが、再度ご確認をお願いいたします。

想定される原因を挙げつつ、相手に確認を促す一文です。あくまで「お願いする」姿勢で表現するのがポイント。その際「お手数ですが」のように緩衝材になるフレーズを添えると、文章が和らぎます。

このたびご送付いただいた請求書の総計ですが、◯月◯日付けの見積書の総計と一致しておりません。おそらく、記録の間違いと思われます。

「一致しておりません」だけで文章が終わると、間違いを突きつけられているようなキツイ印象を与えます。「恐らく、記録の間違いと思われます」という一文でフォローすることで、詰問調の文章になることを避けています。

責めることが目的ではない!

誰にでも間違いはあります。相手の間違いに気づき、それを知らせる場合、間違いをあげつらい、相手を責めるのが目的ではありません。相手に間違いを気づかせ、正しい結果を導きだすことが最終的な目的です。

ですから、相手の感情を逆なでするような記述ではなく、事実を淡々と述べ、相手に確認を促すような文章を書くことを心がけましょう。

一方気に相手を責めたり、相手が間違っていると指摘するのではなく、一歩でも相手に近づき、理解の糸口を見つけられる表現を意識したいですね。

間違いの指摘メールの文例集

つづいては、間違いの指摘メールの文例集をご紹介します。該当する項目を見て、メールを書く場合の参考にしてください。

間違いの指摘メールの文例集(社外向け)

こではコピペで使える「間違いの指摘メールの例文・メールテンプレート」のビジネスメール(社外向けメール)をまとめました。間違いなどを指摘する場合など、いろいろなシチュエーションごとにまとめました。メール ...

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