メールの書き方

断るときのうまい書き方って?断る時のコツを解説

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ビジネスシーンでは断る場面はつきものです。納期が難しかったり、スケジュールが取れなかったり、社内の決定で断るなどなど。そんな断り方のコツをまとめました。


断るときに気をつける3つのポイント

ポイント1 次に繋がるようにカドを立てずに断る。

ビジネスの世界は狭いもの。一度は断った相手と改めて仕事をすることになった、というのはよくある話です。そのため、スケジュールなどの事情からお断りをしなければ行けない場合も、「次に一緒に仕事をするかもしれない」という意識をもってメールを送りたいものです。そのためには、断られる相手が、できるだけマイナスな感情を持たないような配慮が必要です。

ポイント2 感謝・褒める+クッション言葉

断る前にお礼を伝える

具体的には、「お断り」する場合であっても、まずは資料などを送付してくださった感謝とその商品・サービス内容など相手が行っている言動を褒めるところからスタートします。
例えば、造花の定期レンタル営業があったとしましょう。その契約を断るときは「本物と区別のつかないくらい、高品質な造花ですね」など、まず、相手をほめるところからスタートします。

その上で、「しかしながら、大変申し訳ないことに」「残念なことで」など、お断りの言葉に向かうクッション言葉を用います。ただ断るだけだとお互い気まずくなってしまいます。そこで断る前にワンクッション、相手の提案やお誘いに対する感謝の気持ちを書きましょう。

ポイント3 お断りのフレーズを使いこなそう

「お役に立てず申し訳ございません」は万能フレーズ

お断りする場合に最もスマートな言葉遣いは「お役に立てず申し訳ございません」です。これで、相手を傷つけることなく、NOと断ることができるでしょう。

そのほか「せっかくのご案内にも関わらず申し訳ございませんが、」など、断る理由と申し訳ない気持ちを伝えます。さらに、なぜ断るのかの理由も伝えると好感度がアップします。「他社と比較した結果、◯◯社に依頼することになった」といった理由とともに、「誠に残念ですが・・」などの申し訳ない気持ちを伝えると丁寧です。
逆に関係を切りたい場合は、ハッキリと断りましょう。理由や代案は不要です。メールの文面も、短く淡白なものがいいでしょう。

急な依頼のうまい断り方は?

クエスチョン

急な依頼を断るとき、どのように表現すればいいのでしょうか?

アンサー

急な依頼や要望には応えられない。そんなときは「出来ません」「無理です」と断らず、どこまでなら譲歩できるかを考え、可能である範囲で代替案を提示します。

基本文例

基本文例: 申し訳ございません。現在、別の仕事に取り掛かっており、13時までの対応が難しい状況です。15時からでしたら対応可能ですが、いかがでしょうか?

ポイント1:相手の依頼に応えられない場合は、まず「申し訳ございません」と詫てから、対応できない理由を伝えます。

ポイント2:対応できないからといってすぐに断るのではなく、「どうしたら対応できるか」を考え、相手に伝えましょう。この例文では、13時までは他の仕事にかかっているので、それを済ませて15時からなら対応可能という案を示しています。

NGフレーズ

今、忙しいのであとにしてもらえますか。

ぶっきらぼう過ぎますね。

急に頼まれても出来ません。

「できません」「無理です」と断ったのでは、相手はとりつく島がありません。拒絶の表現は口頭で言う以上にメールではきつく感じられるもの。直接的な表現は避けましょう。

応用フレーズ

あいにく、午前中が締め切りの書類があります。午後からは対応できますので、お待ちいただくことは出来ないでしょうか?

「あいにく」というフレーズを使うと、断るときも表現が和らぎます。断りっぱなしにせず、どうフォローできるかを考えて提示できるかがポイント。すぐには対応できない理由を述べるとともに、いつからなら対応可能かを伝えます。

申し訳ないのですが、10日はすでに予定が入っていますので、9日か11日ではいかがでしょうか?

急な依頼の場合、すでに予定が決まっていて対応できないこともあります。そんなときは、指定の日の前後で都合はどうかと打診してみましょう。

ポイント

コラム:依頼する側も注意!

急ぎの依頼をする場合、依頼をする側にも配慮が必要です。よくあるケースが、急遽体制を整え対応したら、仕事が終わった途端に相手からの音沙汰がなくなるというパターン。最低でも、対処してもらった事柄に対する結果や途中経過の報告は必要でしょう。例えば、

「おかげさまで納期に間に合いました」
「現在、先方で検討中ですので、結果が分かり次第ご連絡します」
「残念ながら、今回の企画は通りませんでした。せっかくご対応いただいたのに申し訳なく思っています」

という連絡です。メールは記録として残り、気づいたときにすぐに伝達できるため、このようなときにこそ役立つツール。急な依頼、無理なお願いが通るか通らないかは、こうしたこまめな対応力が依頼する側にあるか否かにも左右されます。

お断りフレーズ

丁寧度1
せっかくのお申し出ですが、今のところ必要ありません。
ご要望には添いかねますので、あしからずご了承ください。
丁寧度2
お役に立てず申し訳ございません。
丁寧度3
誠に申し訳ありませんが、◯◯のためお受けできません。
せっかくのご案内にも関わらず申し訳ございませんが

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ここまで読んでもうまい断り方が思いつかないという人でも大丈夫! 当サイトの文例集を参考にしてください。

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