メールの書き方

【メールの書き方】メールにはいちいち返信しないほうがいい?

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メールのやりとりの頻度って?

Q:ビジネスメールでは、いちいち返信しないほうがいいのでしょうか?

アンサー:「受領しました」「確認しました」「了解です」といった、受信したことを知らせるメールは、社外の相手にはこまめに送る方が親切です。遅くとも次の日までには返信しておくと先方も安心です。

基本文例
このたびのプロジェクト関連資料を早速ご送付くださり、ありがとうございます。
3ファイルとも、確かに受領いたしました。

資料を取りまとめ、〇〇についての問題点を後ほどお送りしますので、ご確認をお願いします。

ポイント1:いきなり「受信しました」「受け取りました」と切り出すより「ご送付くださり、ありがとうございます」と送信へのお礼を述べる方が好印象を与えます。

ポイント2:確認の意味も込め、受け取ったメールの内容やファイルの数などに簡単に触れ、確かに受け取った旨を伝えます。

ポイント3:送信する側の定番フレーズが「ご確認をお願いします」。受信したら「確認しました」と返信すれば相手も安心します。

NGフレーズ

NGフレーズ:ご査収いたしました。

査収とは、書類等をよく調べて受け取ることですが、相手に受け取ってもらう場合に「ご査収ください」と使うフレーズであって、自分が受け取ったときには使いません。

応用フレーズ

応用フレーズ: 添付ファイル3点、拝受しました。

受け取ることをへりくだって言い表したフレーズが「拝受」。相手への敬意を込めた丁寧な表現です。

応用フレーズ: 明日の予定について確認いたしました。では、午前10時に〇〇でお待ちしております。

サイトのメールの内容に触れる返信をすることで、実際に確認・理解したことが伝わります。単に「受け取りました」で終わらせず、次の行動に結びつくような返信を心がけましょう。

応用フレーズ: 打ち合わせの時間について>了解しました(鈴木)

同じ社内でやり取りするメールなどは、件名に直接、確認した旨を書き込んで返信する方法もあります。その際、自分の名前を添えておくとよりわかりやすいでしょう。「了解」は社外の相手より社内の相手、特に同僚向きのフレーズです。

ポイント

重要な相手ほど、こまめに確認メールを

メールを受信した側は、いちいち返信するのは面倒と思ったり、忙しいときは後回しにしがちです。ですが、送信した側は、ちゃんと伝わっているだろうか、対応してもらえるのだろうかと気をもんでいるもの。特に、付き合いの浅い相手や期限がある仕事のメールはそうなります。

メールは確実に相手に届くと過信するのは危険です。3人の知り合いに案内メールをCCで送信した際、3人のうちの1人の会社がサーバーのメンテナンス中で、その相手にだけメールが届いていなかったと言う経験があります。

仕事を依頼する側、受ける側、双方の連絡がポイント。ポイントで確認できていれば、トラブルになることもありません。億劫がらず、こまめに確認し合う習慣をつけましょう。

参考

受領のお礼メールの書き方・文例集(社外向け)

ここではコピペで使える「送付のお礼・受領のお礼メールの例文集・メールテンプレート」のビジネスメール(社外向けメール)をまとめました。資料や見積書を受け取った際のお礼について、失礼のない例文のいろいろな ...

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