ビジネスメールの基本

【メールの基本】ビジネスメールに必要なものってなんだ?

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ビジネスメールに必要なものってなんでしょうか。基本をここではご紹介します。

ビジネスメールに必要なものってなんだ?

ビジネスメールの基本中の基本、ミスはNG!

ビジネスメールを送るとき、どんなことに気をつけるでしょうか?

まず、送信先のメールアドレスの入力ミスをしなこと。これは大事です。いまは特に誤送信への罰則が重くなっています。送信先を間違えて社外秘の文書を送ってしまったりすると再発防止策や報告書を書かなくてはならない場合も。そのほか、見た目の印象、言葉遣い、わかりやすい文章かどうかも必要です。

ビジネスメールの大前提は、間違った内容を書かないことです。アドレスをミスしたらメールは届きませんし、社外秘の内容を送ってしまうのは論外です。また相手の名前を間違って送ってしまったら、それまで積み上げてきた信頼関係がダメになってしまうかも知れません。

「こんなこと当然でしょ」「今さら言われなくてもわかってる」と思われるかも知れませんが、この当たり前のことができていない人が結構います。

「形」は大切なものの、それプラスαが大事

次はメールの「形式」です。どんなに良い内容が書いてあっても、こんなメールは読みたくないものです。

こんな形のメールは読みたくない!

改行のないメールはNG

いつも大変お世話になっております。◯◯商事の◯◯と申します。この度は、弊社サービスについてお問い合わせをいただき誠にありがとうございました。弊社サービスは。御社の営業管理において大いに役立てていただけるのではないかと感じております。なぜなら・・・・
ビジネスメールの必要事項
第一印象 第二印象 第三印象
視覚の印象
読みやすい書き方
言葉使い
正しい敬語
わかりやすく
書くスキル

大前提 送信者・受診者のメールアドレス・氏名を正しく入力

ビジネスメールはお互いに「プラス」を生み出すために書くものでした。お互いにプラスを生み出すメールは、「形」を覚えるだけでは書けるようにはなりません。

メールの見た目の体裁を整えるということは、メールの第一印象をよくすることです。仕事をする上で、第一印象が良いことは、基本中の基本。第一印象は良くて当然なことなのです。形だけではなく、言葉の意味やその目的をきちんと理解しましょう。

メールの第一印象、見た目で評価をしていただける書き方は、学べば身についていくスキルです。

言葉使い、敬語が第二印象を決める。

第二印象の言葉使いは重要です。なぜならば、メールは言葉のコミュニケーションだからです。

また、敬語の習得は必須です。敬語とは、相手への敬いの気持ちを言葉で表現するものなのです。仕事は、お客様、取引先、上司、先輩、部下、後輩などがいなければ成り立ちません。相手に敬意を持ち、その気持を言葉で伝えることは、ビジネスを行う上で、とても大切なことです。だからこそ、正しい敬語を使えることが必要になります。

メールのやり取りが原因で大きなトラブルに発展することも・・

第三印象にも充分に留意しなければなりません。わかりづらい文章だったために大きな損害が生じてしまう、なんていうこともあります。特に、取引を始めたばかりで信頼関係が構築されていない会社同士であれば、なおさら気をつけたいところです。

また、そのときの感情や勢いに任せて慌てて書いたメールが、本人や会社にとって命取りになるということもあります。メールは、簡易で便利という意識を多くの人が持っています。その一方で、文字を用いるコミュニケーションのため、聞き流すことができません。文字として残るという点から、会社共々、大きな責任が発生するのです。

たかがメールと思うかも知れませんが、メールは訴訟になったときなどにも証拠となる文書のひとつです。自分が書き、送信するビジネスメールの一通一通が、いかに重要な書類の一つであるのか、肝に命じて置きましょう。

メールのやり取りが原因で起こったトラブル例
  • 打ち合わせの日時の書き間違いにより、当日の商談ができず、その企画自体も流れてしまった。
  • なれなれしい口調で書かれたメールに不快感をもたれ、取引を停止されてしまった。
  • 「言葉の言い回しが不快だ」という感情的な理由から、上司に無断で取引を停止したことで、相手から訴えられ、左遷されてしまった。

メールを送るあなたは「会社の顔」

メールがコミュニケーションの中心となりつつある現代において、メールは「会社を代表して送受信する”受付のひとつ”」といっても過言ではありません。また、会社に所属し、会社のメールアドレスを使用するということは、会社を代表して仕事を行っているということです。

例えば、あなたが送信先のメールアドレスを間違えば、社会の評価は「あなたが間違った」のではなく、「あなたの会社が間違った」となります。あなたが書き、送信した一通のメールが原因で「こんなことをミスする会社には、大事な仕事は依頼できない」となるかもしれません。

責任感をもって、心のこもったメールを書こう

会社に所属している以上、「自分=会社」であるという意識が必要です。この「意識」が「責任感」を生み、プラスをもたらすビジネスメールを書くための下地となります。メールという形となって目に見える言葉は、あなたの気持ち、心から成るものです。

そして、あなたが伝えたい情報や想いを、誤解されることなく相手に伝えるためには、体裁、言葉遣い、内容をきちんと整えたビジネスメールを作成、送信する必要があります。

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