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メールの返信を忘れないための備忘対策│ビジネスメールチップス

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ビジネスメールが届いた際に、返事を後回しにすることはありなのでしょうか? 結論から言うと「あり」です。

後回しせざるをえないものは、仕分けをして返信を忘れないようにします。返信は、遅くとも受信した翌日いっぱいまでにするのが原則。それ以上待たせるときは、「2~3日お時間をください」などと保留の返事をしておきます。

よく「後回しにするな」と言われるのは、忘れてしまうことがあるからです。返信を後回しにするときは、メールの返信を忘れないために、次のような備忘対策をしておきましょう。


PCに付箋。

超アナログですが、PCに付箋を張っておくことは効果的です。この方式のよいところは、「山本さんに請求書を送る」など、派生している仕事もメモできるところ。終わったらはがして捨てます。
PCの前に座るたびに目に入るので、リマインド効果も高いでしょう。ただし、あまり多くなると、ただの雑然とした風景になり、見逃してしまう恐れも。

派生仕事を伴う用件のみ付箋にするなど、他の方法と併用するのもよいと思います。

返信ウィンドウを開いておく

メールソフトを終了するときは、開いているウィンドウを確認し、後回しにした返信をすべて完了するようにします。

上司に確認してから返信する場合など、その日のうちに決着がつきそうな場合は、返信ウィンドウを開いたままにしておくのもいいでしょう。ただし、メールソフトを終了するときに、未返信のものを閉じてしまわないように注意します。

フラッグ・未開封マークを利用する

最も一般的なやり方。メールソフトのフラッグ機能、未開封メール識別機能を利用します。未開封マークは開封すると取れてしまいますが、手動で戻すことができます。

後回しにするメールにこれらの印をつけておくようにすれば、あとで印つきのメールだけを呼び出すことができます。

予定表(手帳・カレンダーアプリ)との併用

返信ができるまでに日数を要する場合は、手用やカレンダーアプリに書きます。

「経理に確認後、山田さんに返信」「会議の結論を鈴木さんに連絡すること」など。覚えているつもりでも意外に忘れてしまうので、念には念を入れます。

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