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はじめての相手へのメールの書き出しは?

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ビジネスメールで初めての相手に連絡するとき、どのようなことに気をつければ良いのでしょうか?


はじめての相手へのメールの書き出しは?

初めてメールを送信する相手への書き出しには、「はじめまして」「初めてご連絡いたします」のほかに、「このたびはお世話になります」もあります。
基本文例
初めてご連絡いたします。
私は、〇〇株式会社の佐藤と申します。
今回、貴社のウェブサイトを拝見し、お尋ねしたいことがあり、ご連絡した次第です。

ポイント1:はじめての相手へのメールの書き出しは「はじめまして」が定番ですが、「初めてご連絡いたします」とすると、より丁寧な印象与えます。

ポイント2:書き出しの挨拶の後、自分の名を名乗ります。

ポイント3:そのように相手の連絡先(メールアドレス)を知り、なぜ連絡したかと言う理由を述べます。この点を押さえることで、相手を不信感を抱くことなく読み進む気持ちになります。

NGフレーズ

NGフレーズ:このたびは突然にメールをお送りしましたことを、心よりお詫び申し上げます。

いきなりお詫びをするより、まずは名を名乗り、メールアドレスを知った経緯やメールを送るに至った理由を述べる方が相手は安心します。

応用フレーズ

応用フレーズ: 突然、メールをお送りして失礼いたします。メールマガジンで、鈴木様のことを知りました。私は株式会社〇〇の代表、高橋と申します。

見知らぬ相手からの突然のメールには「なぜ、自分のメールアドレスを知ったのだろう?」と警戒心を抱くものです。「なぜ」に対する理由を明らかにすることで、不信感もなくなります。

応用フレーズ: はじめまして。私は、〇〇株式会社で営業担当しております佐藤と申します。〇〇産業の鈴木様からご紹介をいただき、ご連絡いたしました。

自分の名を名乗る際、社名、所属部署、自分が担当している仕事内容などを簡潔に述べます。くどくどと書く必要はなく、メールの要件に関連する範囲内で相手に自分が何者かが伝われば充分です。

ポイント

定番フレーズに言葉を添えて変化をつける
表現の工夫は、身を引く言葉を使ったり、男子の言い回しをしたりすることばかりとは限りません。よく使う言葉に別の言葉を添えて、その時々で変化をつけるだけでも印象が変わるものです。服装で言えば、定番の一鶴コラム
定番フレーズに言葉を添えて変化をつける
表現の工夫は、目を引く言葉を使ったり、斬新な言い回しをしたりすることばかりとは限りません。よく使う言葉に別の言葉を添えて、その時々で変化をつけるだけでも印象が変わるものです。服装で言えば、定番の一着にコーディネートで変化をつけてきます感覚と似ています。
例えば、「いつもお世話になります」と言う定番フレーズの「いつも」を「このたびは」に変えるだけで、初めての相手への書き出しの挨拶になります。

同じ意味の言葉を表現を書いて使うのも1つの方法です。「定番フレーズ」は「決まり文句」「常套句」と言い換えができます。同じ表現が繰り返されるとくどく感じられることもあるので、このように別の表現に言い換えたら…と常に意識しておくと言葉のストックが増え、文章に変化がつけられます。

初めてビジネスメールで連絡を取る場合、どんなことに注意したほうがいい?

連絡することになった敬意を必ず明記する

メールを通じて初めて連絡を取るケースは以下の3つか考えられます。

  1. 名刺交換したのち、初めてメールを送信するケース
  2. 紹介を受けて、面識はないがメールで最初の挨拶をする場合
  3. 面識なくインターネットから突然のコンタクト

それぞれのパターンについて、共通して注意をすることは、冒頭の挨拶です。

詳しくは以降に解説しますが、どのような経緯でメールを送信することになったのかを明記していくことがポイントです。

はじめての相手にメールを送信するときには、十分な挨拶と、相手に安心感をいだいて貰えるよう、その経緯と自己紹介を書くことがマナーです。

また、本題はすべて伺い調で、相手優先の姿勢を言葉で表現するようにしましょう。

なお、「3.面識なくインターネットから突然のコンタクト」を取る場合、特に目上の人に対する連絡などは、メールよりも手紙が好まれることもあるようです。それかまずお電話で自己紹介をするのがいいかも知れません。

ここでも、相手に応じた手段を使い分けられるといいですね。

参考 アポイント系のメール例文一覧はこちら

 

ケース別:初めて連絡する場合の注意点

名刺交換をしたのち、初めてメールを送信する場

→いつ、どこで知り合い、名刺交換をしたのかを明記する。

(例)「◯◯様、このたびは大変お世話になっております。
昨日の△△の会にて、ご挨拶させていただきました、
◯◯社の◯◯と申します。」

紹介を受けて、面識はないがメールで最初の挨拶をする場合

→誰からの紹介なのかを明記する

(例)「◯◯様、はじめまして。
このたび、△△会社の佐藤様よりご紹介いただき、
ご連絡をさせていただいております◯◯社の斉藤と申します。」

「◯◯様、はじめまして。
このたび、弊社営業部の◯◯おり紹介を受け、
ご連絡をさせていただいております企画開発部の斉藤と申します。
いつも◯◯がお世話になり、ありがとうございます。」

面識なくインターネットから突然のコンタクト

→最初に失礼を詫び、自己紹介、進路の経路を明記する
※ただし、目上の方へ依頼する場合などは、メールよりも手紙を送ったほうが良いケースもあります。

(例)「突然のメール、大変申し訳ございません。
私は◯◯を取り扱っております、△△会社の斉藤と申します。
御社のHPを拝見し、誠に不躾ながら、ご連絡差し上げますことを
ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。」

まとめ

  1. 初めての連絡の場合は、相手に安心感をいだいて貰えるよう、連絡することになった経緯と自己紹介を書くことがマナー
  2. 本題はすべて伺い調で、相手優先の姿勢を言葉で表現しましょう。
  3. 紹介の場合は、誰からの紹介かを必ず明記。突然連絡すれば怪しい人に思われるもの。連絡に至る経緯をきちんと説明しましょう。
  4. 相手に応じた手段の使い分け、例えば電話や訪問などの手段も考えましょう。

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