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初めてビジネスメールで連絡を取る場合、どんなことに注意したほうがいいのでしょうか?

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初めての相手にビジネスメールを送る場合に、注意したほうがいいことをまとめました。ケースごとにまとめていますので、メールを書く際の参考にどうぞ。



どのケースでも信頼感がポイント。連絡することになった敬意を必ず明記しよう!

メールを通じて初めて連絡を取るケースは以下の3つか考えられます。

  1. 名刺交換したのち、初めてメールを送信するケース
  2. 紹介を受けて、面識はないがメールで最初の挨拶をする場合
  3. 面識なくインターネットから突然のコンタクト

それぞれのパターンについて、共通して注意をすることは、冒頭の挨拶です。

詳しくは以降に解説しますが、どのような経緯でメールを送信することになったのかを明記していくことがポイントです。

はじめての相手にメールを送信するときには、十分な挨拶と、相手に安心感をいだいて貰えるよう、その経緯と自己紹介を書くことがマナーです。

また、本題はすべて伺い調で、相手優先の姿勢を言葉で表現するようにしましょう。

なお、「3.面識なくインターネットから突然のコンタクト」を取る場合、特に目上の人に対する連絡などは、メールよりも手紙が好まれることもあるようです。それかまずお電話で自己紹介をするのがいいかも知れません。

ここでも、相手に応じた手段を使い分けられるといいですね。

参考 アポイント系のメール例文一覧はこちら

 

ケース別:初めて連絡する場合の注意点

名刺交換をしたのち、初めてメールを送信する場

→いつ、どこで知り合い、名刺交換をしたのかを明記する。

(例)「◯◯様、このたびは大変お世話になっております。
昨日の△△の会にて、ご挨拶させていただきました、
◯◯社の◯◯と申します。」

紹介を受けて、面識はないがメールで最初の挨拶をする場合

→誰からの紹介なのかを明記する

(例)「◯◯様、はじめまして。
このたび、△△会社の佐藤様よりご紹介いただき、
ご連絡をさせていただいております◯◯社の斉藤と申します。」

「◯◯様、はじめまして。
このたび、弊社営業部の◯◯おり紹介を受け、
ご連絡をさせていただいております企画開発部の斉藤と申します。
いつも◯◯がお世話になり、ありがとうございます。」

面識なくインターネットから突然のコンタクト

→最初に失礼を詫び、自己紹介、進路の経路を明記する
※ただし、目上の方へ依頼する場合などは、メールよりも手紙を送ったほうが良いケースもあります。

(例)「突然のメール、大変申し訳ございません。
私は◯◯を取り扱っております、△△会社の斉藤と申します。
御社のHPを拝見し、誠に不躾ながら、ご連絡差し上げますことを
ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。」

まとめ

  1. 初めての連絡の場合は、相手に安心感をいだいて貰えるよう、連絡することになった経緯と自己紹介を書くことがマナー
  2. 本題はすべて伺い調で、相手優先の姿勢を言葉で表現しましょう。
  3. 紹介の場合は、誰からの紹介かを必ず明記。突然連絡すれば怪しい人に思われるもの。連絡に至る経緯をきちんと説明しましょう。
  4. 相手に応じた手段の使い分け、例えば電話や訪問などの手段も考えましょう。

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