ビジネスメールの基本

【メールの基本】メールで恥をかかないためには?

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メールでは恥をかきたくないもの。そうならないためにも、ビジネスメールのマナーを学びましょう。

正しいビジネスメールの書き方を知りたい理由は?

ある企業のビジネスマナー研修で「ビジネスメールの書き方を教えてほしい」と質問を受けた人たちに「なぜ、それを身に着けたいのですか?」と質問したところ、その主な答えは次の通りだったそうです。

なぜ、メールの書き方を身に付けたいか?

  1. 「誤ったメールを送信して恥をかきたくない
  2. 「相手に失礼のないメールを書きたい」
  3. 「マナーあるメールを書きたい」

恥をかきたくない、相手を不快にさせてくない

メールを書くとき、送信するときには、常に”相手”が存在するというのは、3つの答えに共通した考えです。

恥をかきたくないと思う気持ちにも、相手からそう思われたくないという心理があります。また、「失礼のないように」と思うのは、まさに相手のことを考えた配慮の気持ちから成るものです。

相手のことを配慮し、相手を不快にさせないメールには、マナーが欠かせません。逆に考えると、マナーの欠けたメールは、相手に不快感を与えることになりますし、結果として自分が恥をかくことにも繋がるのです。

相手を不快にさせないメールとは?

では、相手を不快にさせないマナーあるメールとは、一体どのようなメールでしょうか。まず考えたいのが「マナー」の意味です。「マナー」というとこんな勘違いをしている人が多いようですが、これは本来のマナーの意義ではありません。

マナーの勘違い

  • ✕「こういうときにこうしなさい、こう言いなさい、こう書きなさい」などと形式を教えられるもの
  • ✕「型を覚えてそれを行っていれば、とりあえずは大丈夫」なもの

真のマナーの意味は「相手の立場に立つ」ことです。”自分中心”いわゆる”自己中”な書き方をするとマナーがないと評価されてしまいます。マナーがある人のメールは、”相手中心”の気持ちが形となって表現されているものです。

相手に読んでもらえるメールを書こう

たとえば、あなたが受信したメールが、改行が整っておらず、大変読みにくいものだったら、言葉の使い方を不快に感じたら、あなたはそのメールを最後まで読むでしょうか? 読みたいと思わないのが普通だと思います。

メールも手紙も同様ですが、相手がそれを見たり読んだりしていなければ、送ったとは言えません。「メールを送ったのに・・・」という言い訳は通用しないと心得ましょう。

「件名」で読んでもらえるかどうかが決まることもある

相手に読んでもらえるように書くために、マナーが必要だということはおわかりだと思います。では、相手に読んでもらうためには、具体的にはどうすればいいのでしょうか? 誰からのメール化がすぐにわかる、見た目のレイアウトなども重要ですが、特に、「件名の書き方」は重要です。

人によっては1日に100通以上のメールをやり取りすることがあります。そんな中で、相手がどんなに忙しくても「このメールはきちんと読まなければならない!」と思ってもらえるような件名が書けると効果的です。

その結果、相手は有効な情報を得ることができ、送信した側も、読んでもらうことで目的が達成されれば、ここにお互いにプラスが生まれます。

このように、マナーあるビジネスメールが書ければ、相手も自分もプラスの結果を生み出すことが出来るのです。ビジネスでは、このような「WINWINの関係」を作ることでできれば、それが成功だと言えます。

マナーあるメールが「プラス」の関係をつくる

マナーは、まず相手を思いやる気持ちからスタートします。それは「相手がプラス、ハッピーになったこと」が、「自分の喜び、プラス、ハッピーである」という気持ちをもっていることです。

こういった気持ちがあれば、お互いがプラスとなるビジネスメールが書けるでしょう。

ところで、マナーを日本語にすると「礼儀」という言葉になります。「礼」は思いやり、「儀」は形式のことです。思いやりは、私達の気持ち、心から生まれます。形式を最優先させるのは、礼儀だからではありません。これは「儀礼」です。

だから本書では、「なぜ、そのような形となるのか」その理由となる気持ちや心の部分を伝え、理解していただいた上で、その書き方、フォーマットなどの形を伝えています。

形だけにこだわるビジネスメールでは、お互いにプラスになるようなコミュニケーションにはなりません。すまわち、儀礼的な態度やメールでは、お互いにハッピーになれないということです。礼儀があるから、そこに双方のプラス、ハッピー、笑顔が生まれるという図式になります。

ビジネスメールの書き方もマナーの一つ。

ビジネスメールの書き方も、ビジネスメールマナーの一つです。次のビジネスマナーの七原則を踏まえたメールが書ければ、相手を不快にさせない、恥を欠かせないどころか、「しっかりした人」「信頼できる人」という印象を与えることができるでしょう。

ビジネスメールの七原則

  • 原則1 表情 →宛名と件名
  • 原則2 態度 →読みやすいレイアウト、誤字脱字がない
  • 原則3 挨拶 →挨拶に始まり挨拶で結ぶ
  • 原則4 身だしなみ →署名の明記
  • 原則5 言葉遣い →敬語や言い回し
  • 原則6 名前を呼ぶ →本文中に相手の名前を書きながら呼びかける
  • 原則7 返事をする →問いかけに「はい」と返事

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