メールの書き方

間違えてメールを送ってしまったときは?なんて送ればいい?│ビジネスチップス

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間違えてメールを送ってしまったときはどうすればいい?

クエスチョン

ビジネスで間違ってメールを送った時、どのように表現すればいいのでしょうか?

アンサー


送信ミスをしてしまったら、速やかに相手にお詫びの連絡。合わせて、送信してしまったメールの削除をお願いします。

基本文例

基本分類
先ほど、下記のメールを鈴木様のアドレスに誤って送信してしまいました。紛らわしいことをしてしまい、申し訳ございません。

送信日時:20xx年 1月23日 12時34分
差出人:鈴木一郎
件名:〇〇納品の件

お手数ですが、上記のメールの削除をお願いいたします。

ポイント1
誤送信に気づいた時点で、すぐにその旨を相手に知らせ、お詫びの言葉を述べます。

ポイント2
相手に誤送信してしまったメールが判別しやすいよう「送信日時」「差出人」「件名」を明記して知らせます。

ポイント3
至急、誤送信メールの削除をお願いします。自分のミスで相手の手を煩わすので、「お手数ですが」の気遣いの一言を添えることも忘れないようにしましょう。

NGフレーズ

NGフレーズ: さっき送ったメールは間違いなので、至急削除してください。

「さっき送った」では、どのメールか判別できません。どのメールか区別できる送信日時などの具体的な情報を送りましょう。

応用フレーズ

昨日xx月xx日(月) 12時34分に送信した件名「〇〇」のメールは誤って送信したものです。混乱を招くようなことをしてしまい、大変申し訳ございません。恐れ入りますが、至急削除をお願いいたします。

誤送信を知らせる際、送信した時間と件名が明記してあれば、相手は判別できます。例文のように文中に書いて知らせる方法もあります。削除のお願いの前に「恐れ入りますが」と一言添えることで、恐縮している気持ちを伝えます。

本日の12時34分、〇〇会の皆様に件名「〇〇会員交流会のご案内」のメールをお送りする際、本来、BCCにてお送りすべきところを誤ってCCにて送信する事態が発生いたしました。
会員の皆様には大変ご迷惑をかけし、申し訳ございません。深くお詫び申し上げます。

BCCとCCの取り違えは、避けたいミスです。CCは、送信先に送信対象者全員のアドレスが公開されてしまうため、当事者にとっては極めて迷惑。上記の終わりはあくまで応急処置であり、早急に原因や今後の対策などを個別に報告する必要があります。
また、CCやBCCの意味を知らない受信者もいると想定し、その用語解説や「〜名のメールアドレス(および氏名)が他の受信者に見える状態になっておりました」といった結果を付記すると、より親切です。

ポイント

アドレス帳の表記見直しも

誤送信の起こる原因のひとつとして、メールアドレスの送信者名がローマ字表記になっていることが挙げられます。ローマ字表記だと見間違えやすく、「fuji」「fujiki」などの姓の場合、混同してしまいがちです。メールで誤送信が多い場合には、アドレス帳の見直しがおすすめ。または、送信するまえに確認をとってくれるメールソフトのアドオンを入れるのもおすすめです。

参考:誤送信のお詫びメールの文例集

誤送信
誤送信のお詫びメールの文例集(社外向け)

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