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コピペでOK!今すぐ使えるビジネスメールの例文集

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これさえ気をつければOK!ビジネスメールの5ヶ条+α

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「差出人名」は、ひと目で素性がわかる設定に

仕事で使うメールは、素性がわかりやすい設定にしておくことがポイントです。気をつけたいのがメールソフトの「差出人名」です。
社名と名前が入力してあれば問題ないのですが、ローマ字書きの個人名だけというケースも意外と多くあります。

メールを受信する際、件名と同時に差出人名もチェックするので「何?」「だれ?」とすぐにはわからない差出人名ではなく、社名と氏名がひと目でわかる差出人名にしておくとよいでしょう。差出人名を個人名だけにしておくと、迷惑メールと間違われやすいです

また、たまに、自分で設定した差出人名が先方へ表示されることを知らず「◯◯の件はここ」といったメモ書きをつけてしまう人がいますが、これはNGです。先方へも見えてしまうので、見えることを前提とした宛先の名前を設定しましょう。

 

「件名」は、内容の想像がつくよう具体的に

最近は迷惑メールの件名が具体化していて、ぱっと見、知っている人からのメールと間違えそうなものも増えています。

例えば、「佐藤です」のように件名に書かれた固有名詞がたまたま知人と同じだと、思わず開いてしまったという経験、あなたにもありませんか?

下記のNGな件名に挙げた例は迷惑メールにも多く見られます。紛らわしいので、ひと目で本文の内容が想像できる、日時や具体的な件名にする工夫が必要です。

NGな件名 OKな件名
お願い 広報誌◯◯特集取材ご協力のお願い
先日の件 ✕日に依頼の見積もりの件
お知らせです 弊社工場見学会のお知らせ
送ります 打ち合わせ時の追加資料をお送りします
ありがとうございました ✕日のセミナーではお世話になりました

初めてメールを送信する相手への件名には、カッコ書きで社名と名前を入れると、不審に思われることもありません。メールの受信数が多い相手にも有効な方法です。

 

「文字量・行間」は、目に心地よい程度に

メールを書くことに意識が集中していると見落としがちなのが、メール全体のレイアウトです。
一生懸命メールを書き終えたあと、一呼吸置いて文章を眺めてみてください。文字が詰まり過ぎていたり、文章の長さがバラバラだったりと、スッキリしない流れになってはいませんか?

  • メールの文章は字間も行間も詰まっているため、目に圧迫感がないよう、行と行の間を意識して空ける
  • 1行の文字数は30字を限度にし、意味の区切りごとにランダムに改行を入れる。
  • 長文のメールは10~15行程度で、ひとつ見出しを入れる。見出しは、記号や数字を利用してメール文より目立つ工夫を。箇条書きも有効。

上記のような工夫をすると視覚的に読みやすいメールになります。

また、数字の表記などは文字の頭揃え、尻揃えに統一するだけでも見やすくなります。

(例)
=======================
前回:コート紙 菊判76.5Kg
今回:アート紙 菊判63.0Kg
上記にて見積もっています。
=======================
このように数値を表記する際は、
・・・・76.5Kg
・・・・63Kg
とするより、例のように小数点を入れて上下2つの数値が揃うように表記すると、ひと目で比較しやすくなります。

余白と文章のバランスを考え、ぱっと見て目に心地よく感じられるレイアウトを意識するとよいでしょう。

メール全体の文字量としては、スクロールせずに読める範囲内に収めることを一つの目安にするとよいでしょう。

 

「本文」は、くだけすぎず硬くなりすぎない書き言葉で

メールの文体は、話し言葉ほどくだけすぎず、かといってビジネス文書ほど硬くなりすぎない、その中間を目指して書くのがよいでしょう。
手紙や電話同様、メールも伝達手段のひとつですが、電話以上にスピーディーでありまがら、あくまで文字で伝えるツールがメールです。
ビジネスメールの場合は、相手に失礼がないよう節度のあるやりとりが基本ですが、ビジネス文書のように儀礼的で古めかしい表現が多いと堅苦しく、まわりくどい印象を与えます。

一方で、会話で同じことを言ってもなんとも思わないのに、メールにすると「冷たい」「そっけない」印象を相手に与えてしまうこともあります。

必要な情報の伝達にプラスして、相手への気遣いや配慮を自分の言葉で書き添えることができれば、あなたの印象もアップすることでしょう。

 

「署名」には、複数の連絡先を載せる

メールを送る側は必要ないと思うことでも、返信する側には必要なことがあります。
署名の連絡先には、電話番号、FAX番号、郵便番号、住所などの基本項目も載せましょう。

仕事のメールでは、何度もやりとりをする間柄でも署名にメールアドレス以外の連絡先があるほうが、その都度、名刺ファイルを取り出す必要もなく、署名を見てすぐ対応できるので便利です。
署名のデザインに凝るのもひとつですが、繰り返しやりとりしていくうちに目障りになってきます。
デザインに凝りすぎず、シンプルに電話、FAX番号、住所などの連絡手段を複数明記しましょう。

基本の署名をひとつ作っておき、その時々のトピックス的な項目を付加していくのもよいでしょう。
仕事の署名であれば、「臨時休業のお知らせ」「イベントの告知」「最近かけた仕事」などを添えれば、小さなニュースが相手に伝わります。

署名も自分もTPOに合わせて使い分け、見せ方を工夫しましょう。

 

+α)相手への気遣いを忘れずに

伝達事項を書くだけで、メールは事足ります。
しかし、そこに相手への「気遣い」をプラスすれば、相手の印象に残ります。

  1. メールはそっけないけど、会うといい人。
  2. メールは感じがいいけど、会うとそうでもない人。
  3. メールも感じがいいけど、会うと同様に感じがいい人。

メールを書くうえで目指したいのは、もちろん、この3番目の印象を与えられる人です。
感じが良いメールというのは、伝えるべき情報がわかりやすく、的確に述べられているだけでなく、相手への気遣いが感じられるメールを指します。

単なる伝達に終わらず、「気にしてくれる」「知ってくれている」「関心を寄せてくれている」ことが感じられる相手には、嫌でも興味がわきます。
メールは、人間関係をより円滑にし、あなたの魅力を伝えるツールでもあるのです。

 

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