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メール仕事をコンパクトにする方法って?│ビジネスメールチップス

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メールの受信箱は、仕事が湧き出してくる「玉手箱」です。開けていると、ややこしい用件が飛び出してきて、その対応に追われているうちに一日が終わってしまいます。
そんなメールの仕事をコンパクトにするために、次の3つのことを試すのがおすすめです。

  1. メール処理は固めてやる
  2. メールは仕分けて対応
  3. メールから派生する仕事も仕分ける。


メール仕事をコンパクトにする方法

メール処理は固めてやる

朝イチ、午後イチ、提示前など、仕事の流れが妨げられにくい時間帯を確保。返信・保留の備忘対策まで固めてやりましょう。

メールチェックは、決まった時間に固めてやると効果的です。

急ぎの連絡を待っているのであれば、だらだらメールをチェックするのは無駄が多いからです。

頻繁にメールチェックをすると、そのつど予定外の時間をとられたり、他の仕事にまぎれて重要な返信を忘れてしまったりします。

メールを仕分けて対応

メールを開いたら、次のごれかに仕分けて処理します。後で返信することにしたメールは、忘れないように備忘対策をしましょう。

簡単な返信ですむとき

了解したことを伝えるだけの場合、ひとことお礼を言えば住む場合は、簡潔なメールを即返信。

相手が一刻も早い返事を求めているとき

YES・NO・保留のいずれかを即返信。保留する場合は、いつまでに返事をするかを明記し、確実に返信できるよう必要な手を打ちます。

返信に確認・検討のための時間が必要なとき

相手がそれほど急いでいなければ、返事に1日程度の時間をとることは失礼ではありません。きちんと調べてあとで返信。

特別にていねいな返信が必要なとき

相手がVIPだったり用件がデリケートだったりして、返信をじっくり練りたい場合は、あとで返信。

メールから派生する仕事も仕分ける

メールの多くには、小さな確認依頼、作成依頼、送付依頼などが含まれています。メールを開くたびに、そこに書かれている仕事を片付けようとすると、その仕事からまた仕事が派生したりして、収集がつかなくなることも。

上記のメールの仕分け同様、派生する仕事もすぐにできるものと時間がかかるものに仕分け、後者は忘れないようにリスト化し、ひととおりメール処理したあとに、時間をとって対応します。

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