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メール仕事が終わらない。どんなふうにすれば効率がいい? その方法

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メールの受信箱は、仕事が湧き出してくる「玉手箱」です。開けていると、ややこしい用件が飛び出してきて、その対応に追われているうちに一日が終わってしまいます。
そんなメールの仕事をコンパクトにするために、次の3つのことを試すのがおすすめです。

  1. メールチェックは時間を決めて、その時以外は手を付けない。
  2. 届いたメールはまず仕分ける
  3. メールから派生した仕事(確認作業や作成依頼などなど)も、まずは仕分けてリスト化。

メール仕事をコンパクトにする3つの方法

その1.メール処理は時間を決める。その時以外は見ない!

メールチェックは、決まった時間に固めてやると効果的。だらだらメールをチェックするのは無駄が多くなってしまいます。

何かのメールを見て作業をして、またメールをチェックして、そのメールに返信して、また元の作業に戻って・・・とやっているのは効率的ではないです。

なんでも、マルチタスクをしていると脳が混乱して効率が落ちるという研究結果もあるのだとか。仕事をしていれば次から次へと何かしらの連絡がくるもの。気になってもぐっと我慢して、メール対応は時間を決めてやりましょう。

僕もメールを見る時間を決めてから、仕事をする余裕が大幅に増えたと思います。

・メールは朝イチ、午後イチ、定時前など。仕事の流れが妨げられにくい時間帯を確保して、一気に返信するとはかどります!
・保留するメールは備忘対策までやっておくとグッド!

その2.届いたメールはまず仕分ける

メールを開いたら、次のどれかに仕分けて処理します。後で返信することにしたメールは、忘れないように備忘対策をしましょう。

  1. すぐに返信できるもの
    了解したことを伝えるだけの場合や、ひとことお礼を言えばすむ場合は、さっさとメールを返信しましょう。「あとで見てから返事をしよう」はNG。必ず忘れます。呼んだらすぐに返信しましょう。
  2. 返信に確認・検討のための時間が必要なもの
    相手がそれほど急いでいなければ、返事に1日程度の時間をとることは失礼ではありません。きちんと調べてあとで返信しましょう。
  3. 特別にていねいな返信が必要なもの
    相手がVIPだったり用件がデリケートだったりして、返信をじっくり練りたい場合は、あとで返信。返信を忘れないようにリスト化しておきましょう。

これ以外に、案件が緊急の場合、または相手ができるだけ早い返答を求めているときは、YES・NO・保留のいずれかをすぐに返信します。保留する場合は、いつまでに返事をするかを明記し、確実に返信できるよう必要な手を打ちます。

メールを開いたらぱぱっと振り分けがおすすめ!

メールから派生した仕事(確認作業や作成依頼などなど)を、まずは仕分けてリスト化。

メールの多くには、小さな確認依頼、作成依頼、送付依頼などが含まれています。メールを開くたびに、そこに書かれている仕事を片付けようとすると、その仕事からまた仕事が派生したりして、収集がつかなくなることも。

なので、まずは先程の項目で紹介したようにメールを仕分け、その後、派生する仕事を「すぐにできるもの」と「時間がかかるもの」に仕分け、後者は忘れないようにリスト化します。

時間をとって「すぐ対応できるもの」から対応したあとに、「時間がかかるもの」を対応していきます。

    メールから派生した仕事も下記のどっちかにまずは仕分けてリスト化。

  1. すぐにできるもの
  2. 時間がかかるもの

その後、時間を取って、すぐにできるものを終わらせたうえで、時間がかかるものを対応していきます。

メール仕事が終わらないというひとは、ここで紹介した3つのことを試してみてください。

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