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ビジネス文書

案内書のビジネス文書(社外向け文書)

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ここでは、情報を確実に伝え、告知や集客をする「案内書のビジネス文書」を載せています。案内書のビジネス文書を書く際の参考にどうぞ。

案内書の書き方

招待状と案内状の違い、知っていますか?
似たような2つですが、招待状と案内状には違いがあります。招待状は費用を主催者が負担するイベントであり、案内状は会費を参加者に負担してもらうという点です。
どちらの場合にも共通して明記しておく事柄があります。

  • イベント名
  • 趣旨、目的、議題
  • 日時
  • 場所、会場
  • 会費の有無

以上が明記されていなければなりません。また、より親切であるためには、以下などが必要です。

  • 服装・・・平服・礼服の区別
  • 地図・・・会場までの交通案内
  • 駐車場・・・その有無と料金
  • 必要なら駐車券
  • 返信ハガキ・・・出欠の返信用
  • 招待券・・・当日ご提出してもらう場合

どちらも丁寧な用語と表現が求められますが、案内状と招待状では、おのずから異なる表現があります。

案内状・・・(出席を)ご案内申し上げます。
招待状・・・(出席を)お願い申し上げます。

書き方としては、次の順序になります。

タイトル・・・簡潔に
挨拶文・・・・簡潔に
必要事項の箇条書き・・・必要充分に

添付資料や出欠返信用ハガキを別にして、首題それ自身は必ず用紙1枚にまとめましょう。

目的とルール

  • 展示会やセミナー等の情報を通知し、集客を図る
  • 資料などを送る際に添付する
  • 早めに送付すること(遅くとも開催の2〜3週間前には届ける)
  • 相手の興味を引くような工夫をすること

NGポイント

  • 日時や場所が間違っている
  • 表記、地図などが読みづらい

ビジネス文書・案内書の例文

続いてはビジネス文書の案内書の文例をご紹介します。


移転のご案内状

本社・東京支店 移転のご案内

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、弊社は、本社及び東京支店を下記に移転することとなりましたので、お知らせいたします。今後とも一層のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

敬具
◯◯年◯月◯日
◯◯◯株式会社
取締役社長 ◯◯◯

新住所: 〒00-000 東京都品川区20-23
本 社: 東京:000-000-0000
 FAX:000-000-0000
東京支社 電話:000-000-000
     FAX:000-000-000
営業開始 ◯◯年◯月◯日

以上

新製品展示会の案内

○○年3月1日
各位
杉並空調株式会社
代表取締役 鈴木一郎
新製品展示会へのご案内

拝啓 徐々に春めいてまいりました。昨今、貴社ますますご盛業のこととお慶び申し上げます。日ごろは格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。
 さて、当社は創業以来、業務用空調機器の製造・販売を主軸事業としておりますが、このたび、新製品「エコ・ウィンド」を開発いたしました。つきましては、この最新型空調機器のラインナップをぜひ皆様にご紹介いたしたく、下記の通り「○○○○展示会」を開催させていただきます。当社が総力を上げて開発しました画期的な製品で、皆様のご指示をいただけるものと自負いたしております。
 何かとご多用のところ恐縮でございますが、ふるってご来場のうえご高覧くださいますようご案内申し上げます。

敬具

1. 開催期間 ○○年2月10日(火)〜14日(金)
2. 会  場 メッセAホール
3. U R L  http://www.co.jp

以上

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キャンペーンの案内

冬の販促キャンペーンのご案内

拝啓 豊かな実りの季節になりました。貴店におかれましてはますますご繁盛の事とお慶び申し上げます。
 さて、今年も恒例の「冬の販促キャンペーン」を12月1日(土)〜12月9日(日)までの日程で行います。冬のボーナス商戦の時機を逃さずに、弊社新商品『あったカーペット』の認知度アップを行い、販売目標をクリアすることが目的です。
 キャンペーン期間中は、例年通り弊社社員が貴店に伺い、お客様に商品説明をさせていただきますので、貴店におかれましても事前準備についてご協力下さいますよう、よろしくお願い申し上げます。
 なお、キャンペーンの詳細につきましては、別紙企画書をご覧ください。
 何卒、よろしくお願い申し上げます。

敬具
  • 冬の販促キャンペーン 企画表 1通
以上

新サービスの案内

新サービス『レスポンス調査』開始のご案内

拝啓 新緑の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。

 さて、このたび弊社では、従来のチラシ制作、ポスティングサービスに加えて、チラシの反応率調査・分析サービスを開始しました。

 この新サービスを活用することで、チラシ制作から反応率アップにつなげる分析までをワンストップで行うことができ、さらにそれを次回の販促ツール制作に活かす”販売促進のサイクル″ができるようになります。
 今回、新サービス提供に伴い、低価格でチラシ制作、ポスティング、反応率調査を1パックにした『調査サービス開始記念パック』もご用意いたしました。
 つきましては同パックのリーフレットを同封いたしましたので、ご高覧いただければ幸いです。
 以上、まずは書中を持って、ご案内申し上げます。

敬具
  • 調査サービス開始記念パック リーフレット 1部
以上

新年会の案内

新年会のご案内

謹啓 新春の候、貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
 さて、本年の盛業を業界の皆様と共に祈念すべく、新年会を開催したく存じます。
 つきましては、ご多用中とは存じますが、賀詞交換会も兼ねて執り行いますので、ぜひご出席賜りますようお願い申し上げます。

謹白

1. 日 時 1月25日(金)17時~
2. 会 場 ホテル○○ 小川の間
3. 参加費 無料

以上

周年記念の案内

20周年記念 感謝の会のご案内

拝啓 初夏の候、皆様におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社はおかげさまを持ちまして、きたる8月8日に創業20周年を迎えることになりました。これもひとえに皆様の日頃のご厚情の賜物と、深く感謝申し上げます。
つきましては、謝恩の意味を込めまして『20周年記念 感謝の会』を開催いたします。
ご多用中のところ恐縮に存じますが、ご出席いただければ幸いです。同封のはがきにて、出欠をお知らせ下さいますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、書面をもってご案内申し上げます。

敬具
  • 日時: ○○年8月8日(水)18時開場、18時半開始
  • 会場: マックスホテルレストラン花鳥

(地図)

以上

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